DMS für die Baubranche: Mehr Überblick über Bauprojekte & Dokumente

Bei jedem Bauprojekt fallen zahlreiche Dokumente an, die üblicherweise in der Bauakte in Papier oder online Form gesammelt werden. Diese Form der Dokumentenverwaltung birgt eine Vielzahl von Problemen. So stehen die Daten zum Beispiel nur vor Ort im Büro zur Verfügung, müssen bei Bedarf mühsam herausgesucht und allen zugänglich gemacht werden, die sie gerade benötigen. Das frisst Zeit und Ressourcen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem, abgekürzt DMS, mit dem alle zugehörigen Dokumente elektronisch gespeichert und verwaltet werden, lässt sich gerade in der Baubranche rasch ein besserer Überblick über Bauprojekte und die dazugehörigen Dokumente gewinnen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der alle wesentlichen Dokumente eines Unternehmens in einer Datenbank archiviert werden. Für die Baubranche bedeutet das zum Beispiel: Es lassen sich Dokumente wie Baugenehmigung, technische Unterlagen wie Bauzeichnungen, Schriftverkehr mit dem Auftraggeber usw. nach verschiedenen Bauprojekten ordnen und speichern. E-Mails können dort genauso abgelegt werden wie Rechnungen oder Lieferscheine. 

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem bewahrt all diese Dokumente rechtssicher gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auf. Auch können die Daten nur von denjenigen eingesehen werden, die eine Berechtigung hierfür haben.

Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement?

Die Arbeit mit DMS Software bringt in der Baubranche zahlreiche Vorteile mit sich. Eine digitale Dokumentenverwaltung an einem Ort spart Geld, Zeit und nicht zuletzt Nerven. Denn niemand muss mehr aufwendig nach Dokumenten in Ordnern oder auf verschiedenen Rechnern suchen.

Alles an einem Ort

Selbst das beste manuelle Ablagesystem hat seine Tücken. Menschen machen Fehler und sortieren wichtige Unterlagen falsch ein. Manchmal wird in der Hektik des Tagesgeschäfts auch vergessen, Unterlagen abzuheften, die später dann lange gesucht werden. Auch wenn Daten auf verschiedenen Rechnern gespeichert sind, weil nicht alle Mitarbeiter im Unternehmen auf sie Zugriff haben sollen/dürfen, kann die Suche nach bestimmten Unterlagen schwierig werden.

Mit der Nutzung eines DMS entfallen diese Probleme. Im DMS System werden die Daten so hinterlegt, dass sie sofort auffindbar sind. Bauleiter bzw. Generalunternehmer erteilen die Berechtigung, wer auf welche Daten Zugriff hat. Dies gewährleistet, dass sensible Daten nicht für alle einsehbar sind, doch jeder jederzeit auf die für ihn wichtigen Unterlagen zugreifen kann – und zwar von jedem Ort aus. Also auch auf der Baustelle. Dies vereinfacht die Arbeit für alle Beteiligten enorm und erhöht die Effizienz.

Dokumente stehen jederzeit zur Verfügung

Innerhalb kürzester Zeit lassen sich wichtige Dokumente mithilfe von Dokumentenmanagement Systemen anderen zur Verfügung stellen. Das DMS ist somit die Zentrale, mit der sich Prozesse steuern lassen. Ein in der DMS Software hinterlegter Workflow sorgt für die Weiterleitung von Dokumenten an diejenigen, die sie gerade benötigen.

Einfachere Zusammenarbeit durch gemeinsame Arbeit an Dokumenten

Subunternehmer, Handwerker und andere am Bau Beteiligte lassen sich in das DMS einbinden, wenn es auf die Baubranche zugeschnitten ist. Ihnen kann der Bauleiter/Generalunternehmer Zugriff auf die Daten gewähren, die sie betreffen. Alle Beteiligten sind damit stets auf dem gleichen Stand.

Die Projektleitung kann zudem festlegen, dass am Projekt Beteiligte bestimmte Dokumente bearbeiten dürfen. Zum Beispiel, damit sie eintragen können, welche Arbeiten abgeschlossen oder welche Mängel behoben sind. Das DMS erstellt für jeden Vorgang ein neues Dokument mit Versionsangabe, sodass alle Fortschritte am Bau detailliert dokumentiert werden – und zwar in der Reihenfolge des Ablaufs. So lässt sich auch leicht erkennen, wer wann mit welchen Arbeiten betraut war. Sollten später am Bau Probleme auftreten, lassen sich die Zuständigkeiten auf diese Weise rasch ermitteln.

Die Arbeit am Dokument erfolgt stets an der neuesten Version. So kann sich niemand herausreden, er sei nicht korrekt über Abläufe oder das, was zu tun ist, informiert gewesen.

Zuteilung von Rechten steigert Produktivität

Mitarbeiter und andere Beteiligte erhalten nur Zugriff auf die Dokumente, die sie und ihre Arbeit betreffen. Das bedeutet: Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren und werden nicht abgelenkt. Das steigert die Produktivität im Arbeitsprozess.

Routinen automatisieren

Mit einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich Routinen automatisieren. So kann das DMS angewiesen werden, nach dem Scannen einer Papierrechnung die Rechnung automatisiert abzulegen. Genauso kann das DMS automatisiert an Termine erinnern und Benachrichtigungen verschicken, wenn zum Beispiel eine Wiedervorlage ansteht. So behalten die Mitarbeiter stets den Überblick, ohne regelmäßig im Terminkalender nachschauen zu müssen, welche Aufgaben derzeit anstehen. Sie müssen diese Routineaufgaben nicht selbst übernehmen und haben den Kopf frei für die wichtigen Arbeiten. Die Effizienz im Unternehmen steigt.

Übertragungsfehler ausschließen

Wer kennt es nicht? Auf der Baustelle werden Fotos und Notizen gemacht, die später noch elektronisch erfasst bzw. in die interne Software übertragen werden müssen. Dabei können Missverständnisse zwischen den am Bau Beteiligten oder sogar Übertragungsfehler auftreten. 

Werden diese Informationen vor Ort sogleich automatisch in das Dokumentenmanagementsystem eingepflegt, lassen sich diese Probleme ausschließen. Dies vereinfacht die Abläufe ungemein.

Keine Unterbrechungen durch Urlaub oder Krankheit

Eine Dokumentenmanagement Software sorgt dafür, dass selbst bei Urlaub oder Krankheit die Arbeit nicht ins Stocken gerät. Dass ein DMS den Workflow in vielen Bereichen klar strukturiert und Dokumente jederzeit zugänglich sind, erleichtert es anderen, die Arbeit zu übernehmen und fortzuführen.

Buchhaltung mit Dokumentenmanagement

Die Buchhaltung vereinfacht ein DMS ebenfalls. Alle Dokumente, die zu Rechnungen gehören (zum Beispiel Angebote, Mängellisten), lassen sich mit ihnen verknüpfen. So kann etwa leicht nachgehalten werden, ob Rechnungen korrekt sind.

Sollte es zu einer Finanzprüfung kommen, sind durch eine digitale Dokumentenverwaltung alle mit den jeweiligen Transaktionen verbundenen Dokumente jederzeit schnell auffindbar.

Mehr Nachhaltigkeit durch digitale Dokumentenverwaltung

Nicht zuletzt sorgt eine Dokumentenmanagement Software im Unternehmen für mehr Nachhaltigkeit – und spart damit zugleich bares Geld. Werden alle Dokumente (und ihre -zig Versionen) rechtssicher in der Cloud aufbewahrt, müssen nur noch die wichtigsten Dateien ausgedruckt werden. Die Papierberge verringern sich, die Kosten sinken, genauso der Verbrauch von Toner oder Tinte.

Wie funktioniert ein DMS?

Eine DMS Software lässt sich ins unternehmenseigene EDV-System einbinden, sodass alle Mitarbeiter sie nach einer Einarbeitungsphase nutzen können. Dokumente, die in Papierform vorliegen, können eingescannt und ins DMS übertragen, Dateien von verschiedenen Rechnern eingebunden werden. 

Für die Baubranche empfiehlt es sich, übergeordnete Ordner für einzelne Bauprojekte anzulegen, um alle damit verbundenen Dokumente an einem Ort zu haben. „Sprechende“, aussagekräftige Dateinamen erleichtern allen Beteiligten das Auffinden von Dokumenten.

Zum Teil findet man DMS Software kostenlos im Internet, doch in der Regel sind die Funktionen dieser kostenlosen Versionen beschränkt. So lassen sie oft nur eine begrenzte Zahl an Nutzern und die Speicherung einer begrenzten Anzahl von Dokumenten zu. Hinzu kommt: Kostenlose Dokumentenmanagement Software ist allgemein gehalten und nicht auf die Baubranche zugeschnitten. Das Gleiche gilt jedoch auch für viele andere, kostenpflichtige Dokumentenmanagementsysteme. 

Für Unternehmen aus dem Baugewerbe empfiehlt sich daher eine Bau Projektmanagement Software, mit der sich nicht nur Dokumente, wie zum Beispiel Baupläne, verwalten und Arbeitsabläufe vereinfachen lassen, sondern die speziell für die Anforderungen am Bau entwickelt wurde.

Das gesamte Bauprojekt steuern mit Capmo

Die Bauprojektmanagement Software von Capmo kann einerseits eine zur Ablage einer relevanter Baudokumente genutzt werden, bietet daneben jedoch eine große Anzahl von Funktionen, die die Bedürfnisse von Unternehmen aus der Baubranche berücksichtigen. Sie sparen sich viel Zeit und Ärger, wenn Sie gleich auf eine Software setzen, die auf die Baubranche zugeschnitten ist.

Alle Vorteile von DMS und noch viel mehr

Mit der Bausoftware von Capmo können Sie alle oben genannten Vorteile nutzen, etwa die kostenlose Integration von Projektbeteiligten, die nicht Ihrem Unternehmen angehören.

Internet unnötig

Ein weiterer Vorteil: Capmo lässt sich in vollem Umfang auch ohne Internetverbindung nutzen. Nicht auf jeder Baustelle gibt es funktionierendes Internet, doch alle Fotos, Anmerkungen, Notizen oder Änderungen in den Plänen lassen sich bereits offline in die Software einbinden. Sind Sie mit Ihrem Tablet oder Smartphone dann wieder mit dem Internet verbunden, werden die Daten automatisch synchronisiert, sodass alle Personen mit Zugriffsberechtigung auf sie zurückgreifen können und allen die neueste Version der Dokumente zur Verfügung steht.

Leicht zu bedienen

Während die Bedienung mancher DMS zunächst kompliziert sein kann, ist Capmo intuitiv nutzbar. Die Funktionen sind selbsterklärend, sodass Capmo bereits nach kurzer Einarbeitung vollumfänglich eingesetzt werden kann. Auch Partnerfirmen lassen sich dadurch problemlos in den Workflow einbinden.

Professionelle Dokumente

Mit dem flexiblen Ticket-System von Capmo lassen sich nicht nur Mängel aufnehmen oder zusätzliche Wünsche des Bauherren festhalten, Sie können auch selbst auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Tickets erstellen. Über das Dashboard haben Sie – neben anderem – jederzeit den Überblick, welche Tickets offen sind, wie der Baufortschritt vorangeht oder ob Fristen eingehalten werden. All diese Dokumente werden selbstverständlich gespeichert, um später nachhalten zu können, ob bzw. wo Schwierigkeiten aufgetreten sind.

Capmo erleichtert Ihnen auch die Erstellung von Dokumenten: Mit einem Klick erhalten Sie professionell formatierte Berichte (zum Beispiel Tagesberichte, Mängellisten). Sie arbeiten dadurch schneller und effizienter. Hinzukommt: Die jeweiligen Dokumente sind einheitlich aufgebaut, was für alle Mitarbeitern die Suche nach bestimmten Daten vereinfacht.

Datenschutz und Kundenservice groß geschrieben

Natürlich speichert Capmo DSGVO-konform alle Daten auf ISO 27001 zertifizierten Servern in Deutschland. So stellen Sie sicher, dass Sie in punkto Datenschutz auf der sicheren Seite sind.

Damit Sie jederzeit schnell und effizient mit Capmo arbeiten, stellen wir Ihnen vom ersten Tag an einen Kundenberater an die Seite. Bei Fragen sind wir jederzeit rasch direkt erreichbar.

Überzeugen Sie sich von Capmo und den weiteren Benefits unserer Baumanagementsoftware und testen Sie Capmo 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich. Sie werden feststellen, dass Sie Ihre Abläufe bei Bauprojekten mit Capmo reibungsloser, einfacher und schneller gestalten.  

Dokumentenmanagement mit Capmo

Eins ist sicher: digital sind Sie auf der sicheren Seite! Möchten Sie Ihre Projekte noch effizienter verwalten? Dann haben wir gute Neuigkeiten für Sie: In Capmo können Sie Ihre Dokumente jetzt ganz einfach verwalten! Das sind Ihre Vorteile:

Einheitliche Struktur sichert Projektqualität 

Indem Sie alle Projektdokumente in Capmo speichern, wissen Kollegen genau, wo diese zu finden sind. So vermeiden Sie Falschinformationen und daraus resultierende Fehler.

Nachvollziehbarkeit minimiert Risiko

Legen Sie aus dem Ticketsystem und Bautagebuch erstellte Exporte automatisch in Capmo ab – im Ernstfall haben Sie so alle Informationen griffbereit.

Transparenz sorgt für reibungslose Zusammenarbeit 

Behalten Sie im Blick, wer wann Änderungen an Dateien vorgenommen hat und verhindern Sie so Missverständnisse. Dabei ist es egal, ob es sich um mehrseitige PDFs oder andere Dateiarten handelt – auch hinsichtlich der Dateigröße und -anzahl gibt es kein Limit.

Sie möchten mehr über die Capmo Dokumentenablage erfahren? Dann vereinbaren Sie jetzt Ihr persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie mit dem Capmo Dokumentenmanagement Ihre Projekte noch effizienter verwalten können.