Baumanagement-Software: Die 3 wichtigsten Einsatzgebiete & 31 Anwendungsfälle

Welche Anwendungsfälle deckt Baumanagement-Software ab?

Baumanagement hat vielfältige Einsatzgebiete, die den gesamten Ablauf des Baumanagements abdecken. Ganz generell können diese Einsatzgebiete in drei Bereiche unterteilt werden: Dokumentation, Kommunikation und Projektsteuerung. Was sich im Detail hinter jedem dieser Bereiche versteckt, erklären wir in diesem Artikel.

Dieser Artikel ist ein Ausschnitt aus dem eBook "Baumanagement-Software kurz erklärt", das Sie sich auch hier herunterladen können:

Dokumentation & Dokumentenmanagement

Der erste Anwendungsfall, auf den wir hier eingehen wollen, ist fast der offensichtlichste: Die Dokumentation. Auf der Baustelle muss andauernd dokumentiert werden, egal ob es um Aufgaben, Mängel oder nächste Schritte geht. Genau hier kann Baumanagement-Software Unternehmen viel Arbeit abnehmen. 

Anstatt Notizen mit Zettel und Stift zu machen oder Fotos in Word Dateien abzulegen, können mit der Software im Aufgabenmanagement oder im Dokumentenmanagement alle Informationen zentral abgelegt werden, was den Verantwortlichen viel Doppelarbeit spart und es dem Bauleiter erleichtert, die Übersicht zu behalten.

Hier drei Beispiele im Detail: 

1. Mängelmanagement: Normalerweise läuft das ja so: Sie laufen an einem Montag über die Baustelle, machen Fotos vom Trockenbau und notieren sich die Platzierung des Mangels, laden dann im Büro alles hoch, schreiben die Notizen dazu, was gemacht werden muss und senden die Details an die verantwortlichen Subunternehmer.
   
   Mit der richtigen Baumanagement-Software gehen Sie mit Ihrem iPad auf die Baustelle, machen vor Ort Fotos, laden diese direkt in der App hoch, versehen den Mangel vor Ort mit Notizen, verorten ihn auf dem digitalen Plan und senden die Informationen direkt an die Verantwortlichen. Sie sparen sich so also Doppelarbeit und Zeit.
   
   
2. Aufgabenmanagement: Ähnlich verhält es sich auch mit sonstigen Aufgaben auf der Baustelle. Aufgaben an die Subunternehmer oder Gewerke können Sie direkt mit einem Foto und einer Verortung im digitalen Bauplan dokumentieren und von Ihrem iPad oder Telefon von der Baustelle aussenden.
   
   
3. Dokumentenmanagement: Die Grundlage für gutes Baumanagement sind die tausenden Dokumente, die ausgefüllt, kommentiert und abgeheftet werden. Alle diese Dokumente können Sie statt in einem Ordner, aber auch in einer Baumanagement-Software ablegen. Dadurch kreieren Sie einen zentralen Verwaltungssitz, auf den Sie sich immer wieder berufen können. Das bedeutet auch, alle Projektbeteiligten können auf die gleichen Dokumente zugreifen, wissen immer welche Version aktuell ist und können die Dokumente kommentieren und Aufgaben zuweisen.

Aber auch generell ist die Dokumentation und die Ablage aller Dokumente an einem Ort die Grundlage Ihres Projektes. Nur wenn alles auffindbar ist und dokumentiert wurde, sichern Sie sich gegen Eventualitäten wie Rechtsfälle ab und haben jederzeit den Überblick. Ziel ist es, einen Ort zu haben, an dem alle wichtigen Informationen abliegen und der die Basis Ihres Projektes ist. Von Telefonaten, E-Mails, Papierbögen, Heftern, Papierplänen und Haftzetteln, hin zu einem digitalen Kanal für das ganze Projekt und vor allem alle Projektbeteiligte. 

Kommunikation & Kollaboration

Der zweite Punkt abseits der Dokumentation ist die Kommunikation auf der Baustelle. Sie kennen das wahrscheinlich selber: das Telefon klingelt eigentlich jeden Tag, den ganzen Tag. Selten werden diese Gespräche aber dokumentiert und so geht schon gerne mal was verloren oder vergessen. 

Baumanagement-Software hilft, die Kommunikation zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Wenn alle Beteiligten in einer Software zusammenkommen und dort arbeiten, bzw. diese als zentralen Kommunikationskanal verwenden, ist es einfacher, Absprachen zu treffen und diese nachzuverfolgen. Statt die eine Person anzurufen, der anderen eine E-Mail zu schreiben und die dritte über WhatsApp anzuschreiben, kann die gesamte Dokumentation auf einem Tool stattfinden. 

Der nächste Schritt nach der Kommunikation ist dann die digitale Kollaboration. Statt nur miteinander zu sprechen und sich auszutauschen, geht es bei der Kollaboration um die komplette digitale Zusammenarbeit auf der Baustelle in einer Baumanagement-Software. 

Drei Beispiele im Detail: 

1. Jour Fix: Wöchentliche Meetings mit dem Team können direkt in der App dokumentiert werden. Das heißt, es kann sowohl hinterlegt werden, wer dabei war, also auch direkt Aufgaben verlinkt werden, als auch Blocker im Bauzeitenplan vermerkt werden.
   
   
2. Bautagebuch: Auch das Bautagebuch zu führen und an die Bauleiter zu kommunizieren wird viel einfacher: Die Felder sind vorgegeben, das Wetter wird automatisch erhoben und alle Details können direkt über das iPad, Telefon oder dem PC im Büro eingetragen werden – der Bauleiter kann die Details dann jederzeit und auch noch Monate später einsehen.
   
   
3. Ticketsystem: Wenn Sie ein Ticket (eine digitale Notiz) mit einer Aufgabe in der Software anlegen, ist das erstmal die Kommunikation dieser Aufgabe oder z.B. eines Mangels. Die Aufgabe wird aber im nächsten Schritt auch einer Person (z.B. dem Polier) zugewiesen, die wiederum eine Nachricht bekommt und kommentieren, beziehungsweise die Aufgabe auch als erledigt markieren kann. Hier sehen Sie den Schritt von der reinen Kommunikation zur Kollaboration an einem Projekt. 

Der Austausch an einem zentralen Ort macht die Abläufe leichter und schneller, weil Doppelarbeit vermieden wird und die Kommunikation über mehrere Tools wegfällt.

Projektmanagement & Steuerung

Besonders hilfreich wird Baumanagement-Software bei der Steuerung vieler komplexer Projekte. Genau hier unterstützt die Software Generalunternehmer darin, den Überblick zu behalten und bei allen Projekten auf dem Laufenden zu sein. 

Baumanagement-Software geht aber noch einen Schritt weiter, als nur bei dem reinen Projektmanagement und der Steuerung zu helfen. Die Software unterstützt auch das Etablieren von Standards und Prozessen, die wiederum eine Effizienzsteigerung im Unternehmen nach sich ziehen können. 

Drei Beispiele aus der Praxis:

1. Projektmanagement / Dashboard: Der einfachste Anwendungsfall im Bereich Projektmanagement ist die Übersicht, die eine Software Ihnen über alle Projekte ermöglicht. Wenn Sie die Software öffnen, sehen Sie als erstes das Dashboard, welches Ihnen morgens bei einem Kaffee auf einen Blick zeigt, wo es kritische Fristüberschreitungen gibt und welche Aufgaben noch offen sind. So sind Sie immer auf dem aktuellen Stand.
   
   
2. Steuerung / Berichte: Fortgeschrittene Baumanagement-Software erlaubt es Ihnen außerdem, Ihre Projekte zu analysieren. Das bedeutet, Sie können in jedem Bauprojekt sehen, welche Aufgaben noch offen sind, aber auch welche Subunternehmen besonders viele Aufgaben offen haben, ob der Bauzeitenplan aktuell ist, ob jeden Tag ein Bautagebuch erstellt wurde und ob es Blockaden gibt. Die Berichte erlauben Ihnen nicht nur schnell zu sehen, wo etwas falsch läuft, sondern auch Ressourcen ideal aufzuteilen, Schlussfolgerungen für die nächsten Projekte zu ziehen und Risikomanagement zu betreiben.
   
   
3. Standardisierung / Templates: Baumanagement-Software erlaubt es Ihnen außerdem, Projekte als Templates anzulegen. Das bedeutet, Sie können die Grundlagen von Bauprojekten in Ihrem Unternehmen inklusive der Projektbeteiligten hinterlegen und diese Grundlagen immer wieder kopieren. Das ermöglicht es Ihnen, nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch die Abläufe einheitlich zu gestalten und damit Fehlerquellen zu minimieren. 

Wenn Sie wissen wollen, wie die Anwendungsfälle in der Praxis aussehen können Sie sich hier für eine kostenlose Produkttour von Capmo anmelden.

Zusammengefasst

Insgesamt ist Baumanagement-Software der nächste Schritt in der Entwicklung der Branche. Angefangen hat alles mit Zettel und Stift, dann gab es eine zweite Welle, in der mit digitalen Programmen gearbeitet wurde, die aber nicht für den Bau gemacht sind. Jetzt ist der Punkt gekommen, an dem Software für die neuen Ansprüche des Baumanagements auf dem Markt ist und das Leben von Generalunternehmern wesentlich vereinfachen kann. 

Lassen Sie sich also nicht die Chance nehmen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern, indem Sie mit der richtigen Software Ihre Prozesse effizienter gestalten und datenbasierte Verbesserungen treiben. Das Potential ist riesig – auch für Ihr nächstes Projekt!

Falls Sie sich jetzt auch für die Definition von Baumanagement-Software und die Kosten interessieren, finden Sie alle Informationen im eBook hier: