Fertigstellungsanzeige nach VOB richtig aufsetzen

Die Bauarbeiten gehen dem Ende zu und die Bauabnahme steht kurz bevor? Dann fehlt Ihnen als Unternehmer nicht mehr viel, um das Bauprojekt erfolgreich abzuschließen. Es ist lediglich ein zusätzliches wichtiges Schriftstück, was Ihren Bauabschluss besiegelt: Die Fertigstellungsanzeige. Erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie wissen müssen.

Fertigstellungsanzeige: Unsere Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen

Bevor wir uns mit dem Dokument beschäftigten, klären wir einige häufige Fragen rund um die Fertigstellungsanzeige.  

Was ist eine Fertigstellungsanzeige?

Die Fertigstellungsanzeige ist eine schriftliche Mitteilung über die Fertigstellung einer Leistung. Der Auftragnehmer, zum Beispiel das Bauunternehmen, kennzeichnet damit dem Auftraggeber, dass er seiner Leistungsvereinbarung nachgekommen ist und alle Tätigkeiten abgeschlossen wurden. In § 12 Abs. 5 Nr. 1 VOB/B (Vergabe- und Vertragsleistung für Bauleistungen) ist diese Vorgehensweise für Bauverträge, die nach VOB geschlossen wurden, rechtlich festgehalten.

Wichtig: Nicht in jedem Fall muss die Fertigstellungsmeldung schriftlich erfolgen. Bei „konkludentem Handeln“ (heißt: der Bauherr zeigt durch sein Handeln, dass er von der Fertigstellung einer Leistung ausgeht) kann die schriftliche Meldung weggelassen werden.

Der Auftragnehmer erstellt für gewöhnlich eine schriftliche Fertigstellungsanzeige, unterzeichnet diese und stellt sie dem Bauherren zur Verfügung. Die Meldung geht der Bauabnahme vorher.

Durch eine eindeutige Fertigstellungsmeldung vermeidet der Auftragnehmer etwaige Änderungswünsche oder sonstige vermeintliche Leistungsansprüche, die im Nachgang zur Bauabnahme kommen können. Zudem sicher sich der Auftragnehmer zum einen ab, dass rechtlich gegen Sie weitere Ansprüche erhoben werden und im schlimmsten Fall vor Gericht gegen Sie verwendet werden können.

Zum anderen stellt er sicher, nicht in mögliche Gefälligkeitsleistungen hineinzurutschen und für Aufträge sehr viel mehr Zeit investieren zu müssen, als eigentlich geplant.

Aus Sicht des Auftragnehmers sehen Sie, dass eine gesonderte schriftliche Fertigstellungsanzeige mit einigen Vorteilen verbunden ist, als nur auf einen Handschlag zu vertrauen. Bei größeren Verträgen, die zum Beispiel nach VOB geschlossen werden, ist die schriftliche Form ohnehin gang und gäbe.

Wer macht eine Fertigstellungsmeldung?

Die Fertigstellungsanzeige nach VOB wird durch den Auftragnehmer, das bauausführende Unternehmen, erstellt. Ob der Bauleiter oder ein beteiligtes Teammitglied dieses Dokument aufsetzen ist grundsätzlich egal. Wichtig ist, dass die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind und der Aussteller auch die Vollmacht besitzt, um die Fertigstellungsanzeige auszustellen.

Was kostet eine Fertigstellungsanzeige?

Für das Erstellen und Aushändigen des Dokuments fallen für den Bauherren im Allgemeinen keine zusätzlichen Kosten oder Gebühren an. Der Aufwand fällt unter bürokratischen Arbeiten, die in der Regel in den Kosten für Leistungen und Produkte mit eingepreist sind.

Wann erfolgt die Fertigstellungsanzeige?

Die Fertigstellungsmeldung erfolgt mit Abschluss der Bauarbeiten. Das ist genau dann, wenn der Auftragnehmer davon ausgeht, seinen Teil der Vertragsleistung erfüllt zu haben. Anschließend erfolgt jedoch noch die Bauabnahme, die auf unterschiedliche Art und Weise stattfinden kann.

Was passiert nach der Meldung?

Sobald die Fertigstellungsanzeige ausgestellt wurde, wird es Zeit für die Abnahme der erbrachten Leistungen. Sollte keine Abnahme verlangt werden, gilt eine Leistung nach § 12 Abs. 5 Nr. 1 VOB/B mit Ablauf von 12 Werktagen nach schriftlicher Mitteilung über die Fertigstellung, als abgenommen. Dabei handelt es sich um eine fiktive Abnahme.

Alles weitere zum Thema Abnahme nach VOB/B erfahren Sie hier: Bauabnahme Faktencheck: Alle Infos & praktische Checkliste für eine erfolgreiche Abnahme!

Wann gilt eine Baumaßnahme als abgeschlossen?

Ein Bauvorhaben beziehungsweise eine Baumaßnahme gilt als abgeschlossen, wenn das Gebäude für seinen geplanten Einsatzzweck genutzt werden kann. Das heißt, bei einem Wohngebäude zum Beispiel, dass die einzelnen Einheiten für die zukünftigen Mieter bezugsfertig sind.

Das gehört in die Fertigstellungsmeldung

Am Ende der Bauarbeiten sind viele Bauunternehmen müde, zu den vielen Dokumenten noch ein weiteres erstellen zu müssen. Doch keine Sorge: Die Fertigstellungsanzeige ist übersichtlich aufgebaut und schnell fertiggestellt.

Diese Inhalte gehören in eine Baufertigstellungsanzeige

Es klingt im ersten Moment komplizierter, als es eigentlich ist. In eine Fertigstellungsanzeige gehören zwar einige wesentliche Informationen. Diese sind allerdings schnell zusammengetragen. Die Inhalte umfassen folgende überschaubare Checkliste:

• Anschrift des Auftraggebers
• Anschrift des Auftragnehmers
• Ort und Datum
• Bezeichnung des Bauvorhabens
• Bauvertragsnummer
• Datum des Bauvertrags
• Datum der Fertigstellung
• Betreff: Fertigstellungsmeldung für Bauvorhaben
• Schreiben mit Grußformeln
• Ggf. Anhänge wie Rechnungen und Belege
• Unterschrift

Sie können diese Punkte für gewöhnlich schnell zusammentragen. Doch bevor Sie loslegen, geben wir Ihnen noch einige Tipps zur Form an die Hand.

Das müssen Sie bei der Form beachten

Die richtige Form der Fertigstellungsanzeige ist definitiv kein Hexenwerk. Ein Schreiben auf DIN A4, in dem alle wichtigen Inhalte ausreichend Platz finden, ist ausreichend.

Wichtig sind auf jeden Fall jegliche projektbezogene Angaben. Für die Fertigstellungsanzeige nach VOB benötigen Sie auch die Anschriften von Auftraggeber und Ihrer Firma. Benennen Sie zusätzlich das Bauvorhaben mit einer Kurzbeschreibung und der Bauvertragsnummer, damit die Zuordnung eindeutig wird. Halten Sie das Datum vom Abschluss des Bauvertrags bereit sowie das Datum der Fertigstellung. Abschließend geben Sie Ort und Datum an und unterzeichnen die Fertigstellungsanzeige digital oder handschriftlich. Sie sollten die Datei in jedem Fall sicher als PDF und schreibgeschützt abspeichern. So kann kein Unbefugter die Meldung ändern und das Dokument gibt in Streitfällen vor Gericht Rechtssicherheit.