Papierloses Büro in der Baubranche: Effizienter & digital arbeiten nicht nur auf der Baustelle

Unternehmen in Deutschland geben jährlich zwischen einem und drei Prozent ihres Umsatzes für den Druck von Dokumenten aus. Das Handling dieser Papierdokumente, wie Ablage und Weiterleitung, kostet noch viel mehr. Und das, obwohl rund 70 Prozent aller Unternehmen in Deutschland dem Papierlos arbeiten Monitor 2020 zufolge überzeugt sind, dass es einfacher ist, Dokumente papierlos abzuspeichern, als sie in Papierform zu archivieren. 

Vom papierlosen Büro sind zahlreiche Unternehmen, auch in der Baubranche, noch weit entfernt. Dabei hat ein papierloses Büro vor allem für die Baubranche zahlreiche Vorteile, vor allem in Sachen Einfachheit und Effizienzsteigerung.

Das papierlose Büro: Definition

Ein papierloses Büro verzichtet auf Dokumente aus Papier. Egal, ob es sich um Rechnungen, Notizen, Konzepte oder wie in der Baubranche um Baupläne und Mängellisten handelt: Alle Dokumente werden digital gespeichert. Es gibt keine Räume voller staubiger Aktenordner mehr, in denen zum Teil stundenlang gesucht wird, um ein bestimmtes Dokument aufzufinden. Alle Daten sind stattdessen an ein und derselben Stelle rasch auffindbar.

Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros?

Warum ein papierloses Büro? Ein digitales Büro, wie das papierlose Büro auch manchmal genannt wird, bietet eine Vielzahl von Vorteilen:

• Die zum Teil hohen Kosten für Papier und Druck entfallen. In der Baubranche müssen zum Beispiel Baupläne nicht mehr in Papierform verteilt werden. Stattdessen bekommen alle Beteiligten eine digitale Version, die bei Aktualisierungen angepasst wird. Somit fallen bei Änderungen eines Plans nicht ständig Neuausdrucke für alle Beteiligten an, von denen irgendwann kaum jemand mehr weiß, welches die aktuelle Version ist.
• Die Produktivität steigt. Dokumente müssen nicht länger mehrfach ausgedruckt und unter Umständen in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Sie weiterzuleiten ist mit einem Knopfdruck erledigt. Auch die Suche nach Dokumenten gestaltet sich bei einer eindeutigen Ordnerstruktur und der Vergabe von Dateinamen nach einheitlichen Regeln einfach, sodass die Dokumente bei Bedarf rasch auffindbar sind und schnell zur Verfügung stehen.
• Der Platz- und Raumbedarf in Unternehmen sinkt. Dokumente, die über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen, werden virtuell „gelagert“, statt in eventuell zusätzlich angemieteten Räumen.
• Die Aufbewahrung ist sicher. Eine Software mit Cloud-Lösungen, die extra für diese Zwecke geschaffen wurde, bewahrt die Dokumente datenschutzkonform auf.
• Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten & Dokumenten-Management vereinfacht sich durch ein papierloses Büro. Die Dokumente stehen jedem, der sie benötigt, jederzeit zur Verfügung. Änderungen werden sofort an am Vorgang Beteiligte weitergegeben, sodass auch diese jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. Jedenfalls, sofern die fürs papierlose Büro genutzte Software hierfür entsprechende Funktionen zur Verfügung stellt.
• Digitale Notizen und Erinnerungen verbessern die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Es gibt keine „Zettelwirtschaft“ mehr.
• Digitale Dokumente (Rechnungen etc.) erleichtern die Buchhaltung.
• Arbeitsschritte lassen sich automatisieren. Dies steigert die Effizienz des Unternehmens (und in vielen Fällen den Gewinn).
• Ein papierloses Büro schont durch den Verzicht auf den Rohstoff Papier Ressourcen. Unternehmen arbeiten nachhaltiger.

Gibt es auch Nachteile?

Nachteile hat ein papierloses Büro nur bei der Einführung. Denn die Mitarbeiter des Unternehmens müssen sich umstellen, was manchen schwerer fällt als anderen. Die Einführung der Software für ein papierloses Büro sollte daher gut geplant werden. Dann klappt der Umstieg von papiergebundene auf digitale Dokumente nach kürzester Zeit in der Regel reibungslos.

Papierloses Büro für Bauunternehmen – Ihr Weg zum papierlosen Büro

Bauunternehmen profitieren besonders von der Einführung eines papierlosen Büros. Eine digitale Bauakte ist jederzeit für alle am Projekt Beteiligten – auch vor Ort auf der Baustelle – greifbar. Mängel zum Beispiel können jederzeit vor Ort in den Bauplan eingetragen werden. Die Mängelliste lässt sich sofort an die jeweils Zuständigen weiterleiten. Bei Bedarf auch mit Fotos und weiteren Notizen. Der Umweg übers Büro und damit die Gefahr von Fehlern bei der Übertragung entfällt, die Abläufe werden schneller und effizienter.

Wie stelle ich auf papierloses Büro um?

Step by Step zum papierlosen Büro in der Baubranche:

1. Wählen Sie eine geeignete Software zur Digitalisierung Ihrer Abläufe aus. Am besten eignet sich eine Anwendung/App, die exakt auf die Bedürfnisse von Unternehmen in der Baubranche zugeschnitten ist, damit Sie etwa auch auf der Baustelle mit ihr arbeiten können. Achten Sie darauf, dass die Software einfach und intuitiv zu bedienen ist, damit allen der Umstieg leicht fällt. Auch sollte die Anwendung externe Projektmitarbeiter mit einbinden können.
2. Digitalisieren Sie bereits vorhandene Dokumente. Achten Sie bei der Ordnerstruktur und den Dateien auf eine eindeutige Namensgebung, damit Sie die Dokumente schnell und leicht auffinden.
3. Bilden Sie Prozesse in Form von Workflows ab. Teilen Sie allen Mitarbeitern diese neue Art des Workflows mit, den Sie zunächst an einem Projekt erproben. Lassen Sie sich Feedback von den Mitarbeitern geben und passen Sie den Workflow für die weiteren Projekte gegebenenfalls an.
4. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich über den Workflow und die neue Software auf ihrem Weg zum papierlosen Büro auszutauschen. So lernen die Mitarbeiter voneinander und Sie bekommen mit, wenn etwas nicht rund läuft und ein Eingriff nötig ist.
5. Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit dem Software-Anbieter und bitten Sie ihn um die Einführung eventuell fehlender Funktionen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter auch bei Fragen erreichbar ist.

Lese-Tipp: Wenn Sie sich nicht nur für ein papierloses Büro, sondern auch die digitale, papierlose Baustelle interessieren, empfehlen wir Ihnen unser eBook "Papierlose Baustelle".

Anwendung des papierlosen Büros in der Baubranche

Eine gute Software für das papierlose Büro in der Baubranche sollte eine Vielzahl von Funktionen haben, die leicht zu handhaben sind. So sollten alle für das jeweilige Bauprojekt notwendigen Daten jederzeit zur Verfügung stehen – ganz egal, ob im Büro oder auf der Baustelle, wenn der Internetzugang nicht immer gewährleistet ist. Eine automatische Synchronisierung der Daten bei erneuter Internetverbindung sollte selbstverständlich sein. Eine App für das papierlose Büro sollte Funktionen für ein Bautagebuch beinhalten, in dem sich die jeweiligen Tagesberichte schnell und einfach mit dem Smartphone oder Tablet erstellen lassen. Dadurch ersparen Sie sich weitere Arbeitsgänge.

Mithilfe einer rechtssicheren Baudokumentation durch eine entsprechende Software sind Sie auch mit dem papierlosen Büro auf der sicheren Seite. Mängel und ihre Beseitigung, Fristverlängerungen, zum Beispiel für die Mängelbeseitigung, weitere Absprachen können mit einer passenden App wie der Bausoftware von Capmo in der richtigen zeitlichen Abfolge rechtssicher dokumentiert werden. Handschriftliche Notizen oder WhatsApp-Verläufe, wie sie manchmal genutzt werden, gewähren diese Rechtssicherheit nicht. Auch müssen sie bei Schwierigkeiten erst mühselig zusammengeführt werden.

Die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen erleichtern digitale Prozesse ebenfalls. Lassen sich andere am Bauprojekt Beteiligte problemlos in die Software integrieren, erhalten diese die für sie relevanten Informationen in Echtzeit. Das Schreiben weiterer Mails oder Briefe entfällt, trotzdem sind alle immer auf dem aktuellen Stand.

So arbeiten Sie mit Capmo papierlos – im Büro und auf der Baustelle

Die Bauprojektsoftware von Capmo vereinfacht den Umstieg auf das papierlose Büro, trägt dazu bei, den komplexen Baualltag zu strukturieren, und erleichtert die Verwaltung sämtlicher Projekte. Sie sparen wertvolle Zeit und damit Geld. Mit Capmo können Sie ein Bautagebuch führen, jederzeit im Büro und auf der Baustelle arbeiten. Eine rechtssichere Dokumentation ist selbstverständlich gewährleistet. Weitere Funktionen von Capmo steigern die Effizienz ihres Unternehmens zusätzlich:

Doppelarbeit vermeiden: Sie brauchen nie wieder Fotos sortieren oder Word-Dokumente formatieren. Capmo erstellt Ihre Berichte im Handumdrehen.

Automatisierte Arbeitsschritte: Versenden Sie Ihre Berichte, etwa zu Mängeln oder Nachträgen, direkt aus Capmo.

Immer alles im Blick: Sie haben jederzeit Zugriff auf die digitalen Baupläne und auf Ihre Termine durch eine anwenderfreundliche Terminplanung. Mithilfe der Dashboards für die Projektübersicht sind Sie immer auf dem Laufenden, was auf der Baustelle passiert, welche Fristen es gibt, was noch zu erledigen ist und vieles mehr.

Besprechungen digital und einfach: Capmo bietet Ihnen eine automatische Teilnehmerpflege und einen automatischen E-Mail-Verteiler für Protokolle. Sie erstellen und versenden Protokolle mit einem Klick und sparen somit wertvolle Zeit (und natürlich Papier). Offene Punkte aus vorhergehenden Terminen werden fürs Protokoll automatisch übernommen. So lassen sich Protokolle schneller schreiben und die Zeit für die Nachbearbeitung des Protokolls verkürzt sich immens.

Unbegrenzter Speicher: Capmo bietet Ihnen unbegrenzten Speicherplatz, sodass Sie all Ihre Dokumente so lange speichern können, wie Sie möchten. Natürlich speichern wir die Daten datenschutzkonform auf deutschen ISO 27001 zertifizierten Servern.

Wagen Sie den Start ins papierlose Büro und probieren Sie Capmo 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich aus. Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Seite. Vereinbaren Sie gerne ein Gespräch mit uns.