Gratis Checkliste zur Softwareeinführung zum Ausdrucken

‍1. So gehen Sie vor:

1. Projektplan für die Einführung neuer Software aufstellen
2. Ziele mit der SMART-Methode definieren
3. Software testen und für einen Anbieter entscheiden
4. Software im Unternehmen ausrollen und Key-User bzw. Champions wählen
5. Software ausgiebig nutzen und Probleme mit dem Anbieter klären
6. Feedback im Team einholen, Arbeitsprozesse anpassen

Der Digitalisierungsgrad in der deutschen Bauindustrie ist im Vergleich zu anderen Wirtschaftszweigen gering. Dabei erleichtert das digitale Management von Bauprojekten die Zusammenarbeit aller am Bau beteiligten Partner, steigert die Produktivität, verhindert Missverständnisse und ermöglicht eine einfache Projektarchivierung. 

Zu den Gründen, warum viele Unternehmen den Weg der Digitalisierung noch nicht gegangen sind, gehört der Respekt vor der Software-Umstellung, etwa vor der Migration der vorhandenen Daten. Diese Herausforderungen lassen sich jedoch durch kluge Planung meistern: indem die wichtigen Projektphasen der Software-Einführung gut vorbereitet und stringent durchgeführt werden.

2. Welche Einführungsstrategien für neue Software gibt es?

Es gibt zwei Methoden zur Einführung neuer Software:

Big-Bang-Strategie: Die Umstellung erfolgt für das gesamte Unternehmen zu einem festgelegten Termin. Alle Endgeräte – Tablets, Laptops, Smartphones – werden in der Regel an einem Wochenende oder zu anderen arbeitsfreien Zeiten mit der neuen Software ausgestattet, alle Abteilungen und Standorte des Unternehmens arbeiten fortan zugleich mit dem neuen Programm. Diese Methode zur Software-Implementierung wird als Big-Bang-Strategie bezeichnet.

Iterative Methode: Bei der iterativen Methode erfolgt die Einführung der Software Schritt für Schritt. Anfangs arbeiten nur bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen mit dem neuen Programm, bei erfolgreichem Einsatz wird die Umstellung nach und nach auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet. Die alte und die neue Software laufen zunächst parallel nebeneinander, bis schließlich die bis dahin genutzte Anwendung abgeschaltet wird. In der Baubranche kann es zudem sinnvoll sein, die Nutzung der Software auf Projektpartner auszuweiten, sofern sie dazu bereit sind.

Big-Bang-Methode – Vor- und Nachteile

Ein Vorteil der Big-Bang-Strategie liegt sofort auf der Hand: Das gesamte Unternehmen arbeitet vom Zeitpunkt der Umstellung an mit ein und derselben Software, es gibt keine Probleme mit dem Austausch der Daten. Zudem sind die Kosten in der Regel geringer, denn es müssen keine zwei Anwendungen bezahlt oder gewartet werden. Der größte Nachteil ist jedoch, dass sich alle Beschäftigten im Unternehmen auf einen Schlag umstellen müssen und es bei einigen zu Einarbeitungs- und Akzeptanzproblemen kommen kann. Auch die Migration der Daten kann unter Umständen ein Problem darstellen.

Problematisch kann es auch werden, wenn in der Firma noch gar keine Software genutzt wurde. Dann kann der plötzliche Umstieg für viele Mitarbeiter überfordernd werden. Mit dem Endergebnis, dass die neue Software im schlimmsten Fall gar nicht angenommen wird. Deshalb ist es wichtig, intuitive Software zu nutzen, die für alle einfach zu verwenden ist.

Die iterative Methode – gut durchgeplant ist oft besser

Die iterative Methode zur Software-Umstellung erfordert mehr Zeit, erhöht aber in der Regel auch die Akzeptanz der Beschäftigten. Wird die Software zunächst nur für einzelne Unternehmensbereiche oder Projekte ausgerollt, können die Mitarbeiter besser geschult werden, außerdem gibt es immer Beschäftigte mit einem Wissensvorsprung, die ihre Erfahrungen an die anderen weitergeben können. Ein weiterer Vorteil: Auch die Datenmigration muss nicht sofort komplett erfolgen und die Software lässt sich, falls nötig, nach und nach an die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Nachteil der iterativen Methode: Sie ist aufgrund des höheren Zeitaufwands und der Nutzung zweier Anwendungen zugleich unter Umständen kostenintensiver.

Ob Big Bang oder iterativ: In jedem Fall ist ein Projektplan zur Einführung neuer Software nötig, um den Erfolg zu gewährleisten.

3. Die 4 Phasen bei der Implementierung neuer Software

Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten Sie die folgenden Projektphasen der Software-Einführung durchlaufen, um die Umstellung allen Beteiligten so leicht wie möglich zu machen.

Phase 1: Projektinitialisierung und Vorbereitung

 Der erste Schritt besteht darin, einen Projektplan für die Einführung neuer Software aufzustellen. 

• Dafür legen Sie zunächst einen Projektleiter oder ein Projektteam fest. Diese Verantwortlichen erarbeiten die Projektphasen der Software-Einführung angepasst an das jeweilige Unternehmen und achten darauf, dass diese exakt umgesetzt werden.
• Falls weitere Projektmitarbeiter, zum Beispiel für die Zuarbeit notwendig sind, sollten Sie diese ebenfalls benennen. Ist im Unternehmen nicht das nötige Know-how nicht vorhanden, lassen Sie sich zusätzlich extern beraten. Hilfe erhält man oft auch vom Softwareanbieter selbst.
• Anschließend legen Sie die Ziele des Projekts fest. Für die Baubranche kann das zum Beispiel die Vereinfachung der Prozesse durch eine digitale Baudokumentation sein, mit der alle am Projekt Beteiligten jederzeit auf dem neuesten Stand des Baufortschritts sind. Auch Zeit- und Kosteneinsparungen, Wettbewerbsvorteile und eine größere Rechtssicherheit etwa beim Mängelmanagement sind wichtige Ziele. 
• Anhand Ihrer Ziele wählen Sie die für Sie passende Baustellen App aus. Capmo zum Beispiel bietet hierfür ein ausführliches Beratungsgespräch und einen kostenlose Produkttour der Software an. Das erleichtert den Einstieg um ein Vielfaches. 

Die Projektleitung muss die Migration der vorhandenen Daten in die neue Software planen, ein Schulungskonzept für die Einführung der Software erarbeiten und Termine festlegen, wer ab wann die neue Software nutzen soll.

Ziele definieren

Die Ziele, die Sie mit Ihrer neuen Bausoftware erreichen wollen, definieren Sie am besten mit der sogenannten SMART-Methode. SMART steht für die Begriffe spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Ein Beispiel: Ein spezifisches Ziel wäre, dass alle am Bau Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand sein sollen - im Büro als auch auf der Baustelle. Messbar wird es durch die Rückmeldungen der Beteiligten, die das Ziel durch ihr Handeln akzeptieren. Realistisch ist das Ziel, wenn alle nur eine einzige, stets aktuelle Quelle haben, auf die sie zurückgreifen können. Das Ziel wird ab der Einführung der Software überprüft und ist damit terminiert.

Phase 2: Roll-Out der Software und Pilotphase

Vor der Einführung der neuen Software sollten Sie einige Beschäftigte aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens auswählen, die als sogenannte Key-User in der Benutzung der neuen Anwendung geschult werden. Diese sollten sich dann in der Test-Phase intensiv mit der Software auseinandersetzen. Bei Capmo haben Sie dafür 14-Tage Zeit um alle Funktionen in Ruhe kennenzulernen. 

Fragen Sie in den Abteilungen nach, wer Interesse hat, zu diesem Kernteam zu gehören. Diese „Botschafter“ für die neue Software haben die Aufgabe, weitere Mitarbeiter zu schulen, ihnen die Angst vor der Umstellung zu nehmen und die Vorteile der neuen Software deutlich zu machen. Auch für Fragen sollten sie jederzeit zur Verfügung stehen. Nach und nach werden auf diese Weise alle Beschäftigten in die Nutzung der neuen Software eingeführt. Es versteht sich von selbst, dass die Unternehmensleitung den Key-Usern für die Dauer des Projekts einen Teil ihrer Standard-Aufgaben auf andere überträgt.

Nach der Schulung erfolgt der Roll-Out der Software.

• Bei der schrittweisen Einführung wird die Software an einem Wochenende oder einem anderen arbeitsfreien Tag auf die Systeme eingespielt, doch zunächst wird sie nur einigen Beschäftigten zur Verfügung gestellt. Moderne Bausoftware ist glücklicherweise oft sehr schlank und intuitiv gehalten und benötigt keinen ganzen Tag zum Rollout, sondern kann schon wenige Minuten nach Vertragsunterzeichnung von allen voll genutzt werden. Bei komplexer ERP-Software oder eher veralteten Programmen dauert dieser Prozess in der Regel deutlich länger.
• Die Daten müssen zu diesem Zeitpunkt so weit vorbereitet sein, dass sie automatisch in die neue Software migriert werden können. Wenn die neue Software passende Schnittstellen hat, können oft Infos aus anderen Programmen einfach importiert werden. So zum Beispiel geht das, wenn Sie Bauzeitenpläne aus MS Project in Capmo importiert wollen. Ein Klick und alle Daten sind in der neuen Software auffindbar. Wenn Ihre neue Bau-Software keine Schnittstellen hat, müssen einige Daten werden sicher auch händisch übertragen werden – aber auch eine die Chance, um aufzuräumen und nicht länger Benötigtes zu löschen oder anderweitig zu speichern.
• Es folgt nun der sogenannte Smoke-Test: Es wird geprüft, ob das System läuft, von verschiedenen Geräten problemlos auf die Anwendung zugegriffen werden kann und alle Funktionen abrufbar sind. 
• Die Pilotphase beginnt: Ausgewählte Nutzer arbeiten fortan mit der neuen Software, geben Feedback zu den Abläufen, zum Beispiel auch zur möglichen Zeitersparnis, und sagen Bescheid, wo es noch Probleme gibt.

Capmo-Tipp: Bei Capmo bieten wir unseren Kunden kostenfrei an, die aktuellen und zukünftigen Projekte, Grundrisse, Bauzeitenpläne etc. schon vor der Einführung einzurichten, sodass sie gleich nach der Einführung Capmo vollständig einsetzen können. Das spart sehr viel Zeit und erleichtert den Einstieg. 

Phase 3: Nutzung und Begleitung durch den Software-Anbieter

Nach der Pilotphase erhalten alle Beschäftigten nach und nach Zugang zur neuen Software, sodass so rasch wie möglich, aber so langsam wie nötig die alte Anwendung abgeschaltet werden kann. Ein Tipp: Prüfen Sie zum Beispiel, ob die gewählte Software schon vor dem Kauf getestet werden kann. So können Sie alle Mitarbeiter mit der neuen Bausoftware vertraut machen und erleichtert den Einstieg. Nach der Pilotphase können Sie so sehr viel Zeit einsparen. Unsere Erfahrung mit der Software-Einführung bei unseren Kunden hat gezeigt: Die meisten Kunden haben Capmo bereits vor dem Kauf für 14 Tage kostenlos getestet, erste Projekte angelegt und arbeiten nach der Einführung einfach weiter mit diesen Projekten. 

Dem Software-Anbieter kommt bei den Projektphasen der Software-Einführung eine besondere Rolle zu. Er sollte die Umstellung Schritt für Schritt begleiten: Angefangen bei der Erstberatung zur Migration der Daten aus Excel-Tabellen bis hin zur Hilfestellung bei Problemen, die sich durch die Nutzung ergeben. 

Phase 4: Evaluation, Rückfragen, Feedback

Ist die Software im Unternehmen „angekommen“, ist es Zeit für die Evaluation. Erfüllt die Software die zuvor gesetzten Ziele, zum Beispiel hinsichtlich der Zeit- und Kostenersparnis? Erleichtert sie die Zusammenarbeit aller Beteiligten? Verringern sich die Doppelarbeit und Fehler auf der Baustelle und im Büro? 

Die Nutzer der Software müssen in diesen Prozess einbezogen werden – für Rückfragen sollten sowohl das Projektteam als auch die Key-User und bei Bedarf der Software-Anbieter jederzeit bereitstehen. Auch ist jetzt Zeit für ein Feedback der Beschäftigten: Kommen sie mit der Software gut klar? Inwiefern erleichtert die neue Anwendung die Arbeitsabläufe, welche Probleme treten auf, welche weiteren Funktionen würden sie sich wünschen?

Bei Bedarf – zu Beispiel beim Wunsch weiterer Funktionen – sollten Sie das Feedback dem Software-Anbieter übermitteln, damit er die Wünsche der Nutzer bei einem Update der Software berücksichtigen und neue Funktionen einfügen kann. Capmo hat dafür ein Produktportal, über das Nutzer ihre Wünsche und Ideen direkt an das Entwickler-Team senden können und auch sehen, welche Funktionen gerade in der Umsetzung sind. 

„Capmo ist sehr einfach zu bedienen. Selbst ohne technische Kenntnisse kommt jeder damit klar.”

Martin Oberholzer, Bauleiter bei Schindler & Scheibling AG

4. Wie lange dauert eine Software-Einführung?

Die Frage lässt sich nicht allgemein beantworten, denn es kommt bei der Software-Einführung auf eine Reihe von Faktoren an.

• In größeren Unternehmen kann es zum Beispiel länger dauern, bis alle Mitarbeiter in der Nutzung der Software geschult sind und alle Abteilungen mit der neuen Anwendung arbeiten können. Die Projektleitung muss dabei zudem stets darauf achten, die Mitarbeiter nicht zu überfordern. 
• Wichtig ist dabei auch die Wahl der passenden Software. Wir erhalten oft das Feedback von unseren Kunden nach der Einführung von Capmo, dass alles sehr eindeutig und intuitiv ist, und dass sie sich sicher in der Handhabung sind und die Software gleich einsetzen können.
• Auch die Menge der Daten, die nicht automatisiert, sondern händisch in das neue System übertragen werden müssen, spielt für die Dauer der Umstellung eine Rolle. Wurde vorher keine oder kaum Bau-Software genutzt, starten Sie bei 0 und können natürlich viel schneller anfangen.

Bei einer guten Planung der Projektphasen für die Software-Einführung und der Entscheidung für eine Software, die – wie die von Capmo – einfach und intuitiv zu bedienen ist und deren Nutzen die Anwender rasch erkennen, kann die Einführung im gesamten Unternehmen auch bei Nutzung der iterativen Methode zur Software-Umstellung innerhalb weniger Wochen abgeschlossen sein. Je besser die neue Software akzeptiert wird, weil die Nutzer merken, dass sie ihnen die Arbeit massiv erleichtert, umso rascher gewöhnen sie sich an die neuen Abläufe. 

Capmo-Tipp: Change Management gehört zu jeder Softwareeinführung dazu. Aber wie sieht gutes Change Management aus und welche Phase müssen Sie durchlaufen, um erfolgreich zu sein?

In unserer Academy nehmen wir Themen der Branche für Sie unter die Lupe. Unsere ersten Videos drehen sich so um das Thema Change Management, denn nichts ist in der Krise so sicher, wie der Wandel.

5. Ihre kostenlose Checkliste: Einführung neuer Software

Der Weg zur Digitalisierung muss gut geplant und strukturiert sein, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu fördern und mögliche Stolpersteine zu bewältigen. Die vier Phasen – von der Vorbereitung über den Roll-Out bis zur Evaluation – bieten einen klaren Ablaufplan zur erfolgreichen Implementierung neuer Softwarelösungen.

Um Ihnen den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern, können Sie sich hier die kostenlose Checkliste zur Softwareeinführung herunterladen. Sie führt Sie durch die wichtigen Schritte und hilft Ihnen dabei, die Softwareeinführung erfolgreich zu meistern.