So führen Sie erfolgreich neue Bausoftware ein

In der Baubranche ist das Schlagwort Digitalisierung derzeit in aller Munde. Und das ist gut so! Denn egal ob Architektur- oder Ingenieurbüro, Bauunternehmen, Installationsbetrieb oder Ausbaugewerk: Viele Betriebe stehen beim Thema Digitalisierung noch am Anfang. Dabei kann in den meisten Fällen schon eine einfache Bau-Software einen großen Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter stiften. Vielen Verantwortlichen ist das längst klar. Die großen offenen Fragen sind viel mehr: Wie integriere ich eine digitale Arbeitsweise im Unternehmen? Wie führe ich neue Software überhaupt effektiv ein? Wie überzeuge ich meine Mitarbeiter digitale Tools zu nutzen?

1. Verdeutlichen Sie den Mehrwert

Sie haben sich für die Einführung einer neuen Bausoftware bei Ihnen im Betrieb entschieden. Herzlichen Glückwunsch! Einen ersten wichtigen Schritt sind Sie damit bereits gegangen. Sobald Sie die Baustellen-App gefunden haben, die Ihren Bedürfnissen entspricht, gilt es, Ihre Mitarbeiter von dieser zu überzeugen.

Hierfür sollten Sie sich zunächst überlegen, welche Probleme Ihre Mitarbeiter mit der Bausoftware lösen. Behalten Sie dabei auch im Hinterkopf, dass diese sich vielleicht von den Zielsetzungen unterscheiden, die Sie mit der Software Implementierung erreichen möchten.

Ein einfaches Gedankenexperiment hilft Ihnen, die Problempunkte Ihrer Mitarbeiter herauszufinden. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was will ich bei meiner Arbeit erreichen?
• Was sind meine größten Herausforderungen?
• Was stört mich aktuell in meinem Arbeitsalltag?

Am Beispiel von Capmo könnte dieses Gedankenspiel zu folgendem Ergebnis führen:

Argumente für Mitarbeiter: „Mit Capmo kannst du schneller Mängel/Schäden/Behinderungen aufnehmen und ersparst dir damit Doppelarbeit und lange Nacharbeit im Büro.”

Argumente für Geschäftsführer: „Mit Capmo kannst du schneller Mängel/Schäden/Behinderungen aufnehmen, rechtssicher dokumentieren, bei Problemen den Vorgang schnell finden und dich so vor Problemen und Ärger schützen.”

Beantworten Sie diese Fragen sowohl aus Ihrer Sicht als auch aus der Sicht Ihrer Mitarbeiter und schon werden Sie erkennen, welchen individuellen Mehrwert die von Ihnen ausgewählte Software in Ihrem Unternehmen hat. Weitere Beispiele unserer Kunden, die Ihnen die Entscheidung für eine Bausoftware erleichtern werden, finden Sie auch hier in unseren Referenzen.

Capmo-Tipp: Orientieren Sie sich an aktuellen Beispielen! Erinnern Sie sich an einen Mitarbeiter, der in letzter Zeit ein bestimmtes Problem beklagt hat? Zum Beispiel über die ständige Doppelarbeit beim Aufnehmen von Mängeln auf der Baustelle? Zeigen Sie, wie die Bausoftware das Mängelmanagement vereinfacht und Ihre Mitarbeiter fühlen sich direkt besser verstanden.

2. Verstehen Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter

Auch wenn Ihre Mitarbeiter überzeugt sind, dass die Softwareeinführung einen Mehrwert für deren tägliche Arbeit hat, können letzte Zweifel die Akzeptanz eben dieser gefährden. Im Fall einer Entscheidung über die Einführung einer Software befürchten viele Mitarbeiter einen Mehraufwand statt einer Erleichterung, Überforderung aufgrund fehlender technischer Kenntnisse oder lange Einarbeitungszeiten.

Diese Zweifel sollten Sie unbedingt Ernst nehmen, diskutieren und lösen. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrer Belegschaft und sammeln Sie alle Bedenken. In einem ersten Schritt können Sie das offene Gespräch suchen. Häufig genügen bereits einige aufklärende Worte, um Zweifel aus dem Weg zu räumen. Sollte dieser Weg nicht zum Erfolg führen, greift Plan B.

Fassen Sie alle Punkte Ihrer Mitarbeiter zusammen und bilden Sie Kategorien aus den genannten Punkten. Berufen Sie ein Treffen mit der Belegschaft ein und präsentieren Sie nun die Ergebnisse und stellen Lösungen für die Bedenken Ihrer Mitarbeiter vor. Laden Sie nun zur offenen Diskussion, um Ihre Ideen auf die Praxisprobe zu stellen. Behalten Sie dabei stets die Vorteile der Bausoftware im Hinterkopf. Diese dienen in der Diskussion als wertvolle Argumente für die Softwareeinführung.

3. Lösen Sie die Bedenken der Mitarbeiter

Sobald Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter verstanden haben, sollten Sie aktiv auf diese antworten. Auf der Suche nach Argumenten, können Sie Ihren Softwareanbieter zu Rate ziehen. Dieser ist mit derartigen Fragen tagtäglich konfrontiert und hat passende Antworten parat. Eventuell kann er Sie außerdem mit Infomaterial, Schulungen und anderen Services unterstützen. Unserer Erfahrung nach sind Sie auf einem guten Weg, wenn Sie die folgenden vier Aspekte bedenken.

Setzen Sie auf einfache Software statt komplexe Spezialanwendung

Bausoftware gibt es seit Anfang der 90er. Die ersten Lösungen waren meist wenig barrierefrei, komplex zu bedienen und bedürfen monatelanger Einarbeitung. Wenn Ihre Mitarbeiter das hören, werden Sie mit einem klaren „Nein, danke“ den Raum verlassen. Entscheiden Sie sich deshalb für eine intuitive Software, die Ihre Mitarbeiter in fünf Minuten verstehen – ohne langwierige Einarbeitungsprozesse. So verhindern Sie Frust und erhöhen Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit um ein Vielfaches.

Führen Sie die Software Schritt für Schritt ein

Auch wenn Sie am liebsten in die Vollen gehen würden, empfehlen wir Ihnen behutsam vorzugehen und Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt an das neue Programm heranzuführen. Wichtig für eine erfolgreiche Software-Implementierung ist es, sich an einen Projektplan zu halten und mit den Phasen der Softwareeinführung vertraut zu machen. Setzen Sie sich und Ihrem Team Meilensteine für die Einführung, um die erfolgreiche Implementierung auch zu feiern.  

Außerdem wichtig für den Erfolg: Zeigen Sie den Mitarbeitern erst eine Funktion. Erst wenn die Kollegen damit vertraut sind, gehen Sie den nächsten Schritt und präsentieren eine weitere Funktion. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter nicht überfordert und können selbst beobachten, wie sie sich weiterentwickeln. Es ist darüber hinaus essentiell, dass Sie Ihren Mitarbeitern genügen Zeit geben, um mit der neuen Software zu arbeiten. Schon vor dem großen “Go live” sollte sich jeder mit der Software vertraut machen können.

Stellen Sie einen Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung

Nichts ist schlimmer, als sich alleine gelassen zu fühlen. Wenn Ihre Mitarbeiter keine Antworten auf offene Fragen bekommen, laufen Sie Gefahr, dass die Bausoftware als unbrauchbar abgetan wird. Stehen Sie deshalb immer für Fragen zur Verfügung oder stellen Sie den Kontakt zu einem Servicemitarbeiter des Softwareanbieters her.

Bei Capmo sind wir Ihr externer Partner des Vertrauens. Wir stehen Ihnen und Ihren Kollegen jederzeit als Ihr persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung, der Sie bei der Einführung und der Nutzung der Software unterstützt. Wir beantworten Service-Anfragen in unter 1h und helfen unseren Kunden so schnell es geht.

Lassen Sie sich in der Einführung begleiten

In Schritt 1 haben Sie Sich bereits klar gemacht, wo die Vorteile für Ihre Mitarbeiter liegen. Diese müssen Sie Ihren Kollegen jetzt greifbar vermitteln. Die Kollegen müssen verstehen, dass durch die neue Software keine zusätzlichen Aufgaben entstehen, sondern Arbeit abnimmt.

Wenn Sie diese Punkte bei der Einführung Ihrer Software beachten, nehmen Sie Ihren Mitarbeitern den Großteil Ihrer Sorgen. Sind die Sorgen genommen, müssen Sie im nächsten Schritt dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter die Vorteile der neuen Software direkt zu spüren bekommen. So garantieren Sie langfristigen Erfolg.

Capmo-Tipp: Change Management gehört zu jeder Softwareeinführung dazu. Aber wie sieht gutes Change Management aus und welche Phase müssen Sie durchlaufen, um erfolgreich zu sein?

In unserer Academy nehmen wir Themen der Branche für Sie unter die Lupe. Unsere ersten Videos drehen sich so um das Thema Change Management, denn nichts ist in der Krise so sicher, wie der Wandel.

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4. Machen Sie die Vorteile der Bausoftware greifbar

In Schritt Eins haben Sie Sich bereits klar gemacht, wo die Vorteile für Ihre Mitarbeiter liegen. Diese müssen Sie Ihren Kollegen jetzt greifbar vermitteln. Am besten machen Sie das, indem Sie die Vorteile an einer reellen Situation aus dem Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter demonstrieren. Sehen wir uns beispielsweise Capmo an: Die App für mobile und Web ist eine einfache und intuitive Lösung für Baudokumentation, Aufgaben-und Mängelmanagement. Gespeichert in der Cloud, sind die Informationen für das gesamte Projektteam überall und jederzeit verfügbar. Für Ihre Mitarbeiter heißt das konkret:

“Wenn ich auf der Baustelle alle Informationen mit Capmo aufnehme, bin ich mit der Dokumentation vor Ort fertig und kann mir im Büro einen fertigen Bericht ausgeben lassen. Notizen übertragen, Fotos nachträglich zuordnen und stundenlanges Sortieren von Informationen ist damit nicht mehr nötig.”

“Durch Capmo habe ich meine Baupläne immer digital dabei und kann Fotos direkt im Plan verorten. Nachunternehmer wissen daher ohne große Erklärung immer wo etwas zu erledigen ist.”

Indem Sie Ihre Mitarbeiter an einem Problempunkt abholen, den diese in ihrem Arbeitsalltag durchleben, wird aus einem Argument ein Beweis. Damit sollten Sie einen Großteil Ihrer Mitarbeiter überzeugen können. Der ein oder andere hat doch noch Zweifel? Dann setzen Sie auf die Dynamik im Team und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die zweifelnden Kollegen ins Boot holen.

5. Finden Sie einen Champion

Nicht alle Mitarbeiter nehmen Software gleich schnell an. Es gibt aber immer Vorreiter, die sogenannten Champions oder Key User, die gerne neue Dinge wie eine Bausoftware ausprobieren. Finden Sie diesen Kollegen oder Kollegin und machen Sie diesen zu Ihrem Botschafter. Sie gewinnen dadurch einerseits einen wichtigen Unterstützer für Ihr Vorhaben und schaffen andererseits ein Vorbild für andere Mitarbeiter.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Champion die Software Ihrer Wahl kennt und die wichtigsten Fragen dazu beantworten kann. So kann dieser Kollegen helfen, die sich nicht trauen, mit ihrer Unsicherheit an Sie heranzutreten. Darüber hinaus kann er bei der Belegschaft von seinen positiven Erfahrungen mit der Bausoftware berichten und so weitere Beweise für Ihre Argumente liefern.

Digitalisierung ist für Architekten, Ingenieure, Installateure, Ausbauer und alle anderen in der Bauindustrie das Thema der Stunde. Um Unternehmen der Baubranche von den vielen Möglichkeiten profitieren zu lassen, die die Digitalisierung bietet, helfen wir kleinen wie großen Unternehmen dabei, die Baudokumentation, das Aufgaben-und Mängelmanagement zu digitalisieren. Wenn Sie die fünf beschriebenen Schritte befolgen, gelingt die Einführung einer Bausoftware auch bei Ihnen im Handumdrehen.

Capmo-Tipp: Wenn Sie noch auf der Suche nach der passenden Bau-Software sind, schauen Sie gerne bei unseren Artikeln über die besten Apps für Bauleiter oder die besten Apps für Architekten vorbei.