Mängelmanagement Software: So reduzieren Sie Baumängel

Eine essentielle Aufgabe jeden Bauleiters ist das Mängelmanagement auf der Baustelle. Leider gehört es in Deutschland auch zum Alltag, dass diese Aufgabe noch analog mit Stift und Papier von Statten geht. Im digitalen Zeitalter gibt es hierfür jedoch bessere Methoden: Mängelmanagement Software. Sehen wir uns an, wie Sie Ihr Mängelmanagement optimieren – und wie eine digitale Lösung Ihnen helfen kann.

Was sind Baumängel & wann verjähren sie? Rechtliche Grundlagen zum Mängelmanagement

Mängelmanagement im Bau ist in zwei Gesetzbüchern geregelt: Sowohl im BGB als auch im VOB/B finden sich Verordnungen zum Mängelmanagement. Da die Regelungen grundsätzliche Änderungen beinhalten, sehen wir uns die Verordnungen im Vergleich an.

Mängelmanagement im Bauwesen nach BGB

„Ein Werk ist frei von Sachmängeln, wenn es die vereinbarte  Beschaffenheit hat. Soweit die Beschaffenheit nicht vereinbart ist, ist das Werk frei von Sachmängeln, (1) wenn es sich für die nach dem Vertrag vorausgesetzte, sonst (2) für die gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit  aufweist, die bei Werken der gleichen Art üblich ist und die der  Besteller nach der Art des Werkes erwarten kann.“

– § 631 BGB

So in etwa beschreibt das BGB einen Baumangel. Im BGB ist die Abwicklung eines Werkvertrags (vg. §631 ff. BGB) und die Vorgehensweise bei einem Sach- oder Rechtsmangel (vg. §633 BGB) geregelt. Das Problem: Das BGB kommt in jeder Industrie zum Einsatz und macht beispielsweise keinen Unterschied zwischen einem Friseurbesuch und dem Verlegen einer Fußbodenheizung. Eine Reform des Baurechts schuf am 01.01.2018 Abhilfe und nahm in § 650a den Bauvertrag in das BGB. Der Paragraph regelt den Bauvertrag und beinhaltet Änderungen in der Mängelhaftung.

Regelungen zu Baumängeln im VOB/B

Die Alternative zum BGB als Rechtsgrundlage für einen Bauvertrag ist die sogenannte „Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B“ – kurz VOB/B. Dabei handelt es sich um ein sehr detailliertes Regelwerk, dass der Deutsche Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen auf Grundlage des BGB entwickelt hat. Wer einen neuen Bauvertrag aufsetzt, kann sich also entscheiden, ob dieser den rechtlichen Bestimmungen des BGB oder des VOB/B folgt.

Hierbei gilt es die Unterschiede genau zu kennen! Ein Beispiel: Der §13 VOB/B regelt Mängelansprüche und legt eine Verjährungsfrist von 4 Jahren fest – im § 633 BGB liegt diese allerdings bei 5 Jahren. Bei arglistig verschwiegenen Mängeln greifen die Paragraphen §195 BGB und §199 BGB: Nach Bekanntwerden eines verschwiegenen Mangels, startet eine neue Verjährungsfrist von 3 Jahren – es sei denn, es sind bereits 10 Jahre seit der Fertigstellung vergangen.

Verjährung von verdeckten Mängeln

Bei einem verdeckten oder versteckten Mangel handelt es sich um einen Mangel, der bei der Abnahme des Bauwerks nicht sichtbar war und erst später auffiel. Oft handelt es sich um Schäden, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben und nicht auf den ersten Blick erkennbar sind.

Die rechtlichen Konsequenzen von verdeckten Mängeln sind im BGB geregelt. Hier ist in § 438 Abs. 3 BGB festgelegt, dass die Gewährleistungsfrist bei verdeckten Mängeln zwei Jahre ab Entdeckung des Mangels beträgt. Das bedeutet, dass er innerhalb dieser Frist den Mangel beim Bauunternehmer anzeigen muss, um Ansprüche geltend machen zu können. Es ist jedoch zu beachten, dass die Verjährungsfrist spätestens nach fünf Jahren nach der Abnahme des Werks endet – unabhängig davon, ob der Mangel entdeckt wurde oder nicht.

Die Verjährungsfrist bei verdeckten Mängeln ist allerdings oft schwierig zu bestimmen. Bei arglistig verschwiegenen Mängeln gilt jedoch eine Regelverjährungsfrist von drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt hier erst mit dem Zeitpunkt, an dem von dem Mangel erfahren wurde. Der Bauherr muss jedoch beweisen, dass das Bauunternehmen von dem Mangel wusste oder es hätte wissen müssen. Es ist also ratsam, bei der Entdeckung eines verdeckten Mangels schnell zu handeln und rechtzeitig einen Experten hinzuzuziehen.

Capmo-Tipp: Egal, ob sich Ihr Bauvertrag auf BGB oder VOB/B beruft, gilt: Auch wenn das Ergebnis handwerklich einwandfrei ist, müssen die im Vertrag festgehaltenen Vereinbarungen eingehalten werden. Daher sollte die Baudokumentation im Interesse aller so detailliert wie möglich sein. Vor allem die VOB/B regelt den Schriftverkehr sehr deutlich. Im besten Falle richten Sie eine standarisierte Baustellendokumentation ein, die im Falle eines Zivilprozesses rechtssicher ist.

Mobiles Mängelmanagement am Bau per Software und App

Der Umstieg vom analogen und händischen Mängelmanagement auf eine App oder Mängelmanagement-Software ist heutzutage glücklicherweise einfach.

Schritt 1: Mängelmanagement Software downloaden

Um mit dem mobilen Mängelmanagement loslegen zu können, brauchen Sie natürlich als erstes ein passendes Programm. Capmo ist eine Mängelmanagement Software, die Sie einfach und intuitiv beim Erfassen und Verwalten Ihre Baumängel unterstützt. So ist garantiert, dass Ihre Mitarbeiter das Programm auch wirklich nutzen und selbst weniger technikaffine Kollegen sofort einen Mehrwert wahrnehmen.

Schritt 2: Baumängel mobil erfassen

Auf der Baustelle können Sie Aufgaben und Mängel schnell und einfach mobil erfassen, dokumentieren und Fristen setzen. Die Aufnahme von Baumängeln nimmt so nur wenige Sekunden Ihrer Zeit in Anspruch.

• Mängelerfassung als Foto: Zu jedem Mangel können Sie per Smartphone oder Tablet direkt Fotos aufnehmen und in der Software abspeichern.
• Einträge ergänzen: Die Mängel können Sie außerdem per Spracheingabe oder der Diktierfunktion schnell mit Infos ergänzen.

• Genaue Verortung auf dem Plan: Diese sind automatisch in dem entsprechenden digitalen Bauplänen verortet und für alle Projektbeteiligten einsehbar.

• Aufgaben zuweisen: Möchten Sie Aufgaben zur Mängelbeseitigung an Kollegen, Mitarbeiter, Subunternehmer oder Partner-Firmen verteilen, so können Sie das mit einem Klick tun. Der jeweilige Verantwortliche wird automatisch per in-App Benachrichtigung und per E-Mail informiert.

Schritt 3: Mängellisten exportieren & überwachen

Möchten Sie sich einen Überblick über die aktuellen Baumängel verschaffen, so können Sie ganz einfach per Klick eine Mängelliste aus Ihrer Mängelmanagement Software exportieren. Drucken Sie dieses entweder für den nächsten Jour Fixe aus oder leiten Sie das PDF-Dokument bequem an Ihre Partner per E-Mail weiter. Die Mängelliste ist professionell formatiert, mit Anschreiben, Briefkopf, Adressen und in Ihrem Firmendesign gestaltet. So machen Sie bei Ihren Partnern einen guten Eindruck.

Alle Mängel werden außerdem als Ticket der Mängelübersicht hinzugefügt, so dass Sie immer den Überblick über den aktuellen Stand behalten. Über den Stand der Mängelbeseitigung informieren Sie sich einfach über den Status - alle Tickets sind als offen oder erledigt gekennzeichnet.

Das klingt nach einem Prozess, der Ihnen einiges an Arbeit abnehmen könnte? Dann probieren Sie es doch einfach mal aus! Starten Sie jetzt Ihren kostenlosen Probezeitraum und überzeugen Sie sich selbst vom digitalen Mängelmanagement mit Capmo!

Was sind die Vorteile einer Mängelmanagement Software?

Dass Sie auf Ihr Mängelmanagement nicht verzichten sollten, hätten wir jetzt geklärt. Bleibt nur noch die Frage zu beantworten, wie Sie dabei am besten vorgehen. Und um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und ganz einfach effizienter zu arbeiten, setzen immer mehr Bauunternehmen heute auf digitales Mängelmanagement mit Software. Das sind Ihre Vorteile auf einen Blick:

Vorteil 1: Keine Doppelarbeit mehr

Wenn Sie auf dem Papier Mängel erfassen, müssen Sie diese später manuell abtippen. Und sobald das geschafft ist, warten schon die Fotos darauf, händisch in die Mängelliste einsortiert zu werden. Das ist ein extrem mühsamen Prozess.

Mit einer Baumängel Management Software können Sie sich diese Doppel-Arbeit sparen. Alle Vorgänge nehmen Sie direkt vor Ort vollständig auf, sodass Sie im Nachgang keine Arbeit mehr damit haben. Und auch die berühmt berüchtigten Mängellisten erstellen Sie mit einem Klick. So sieht effizientes Arbeiten aus!

Vorteil 2: Rechtlich auf der sicheren Seite

Eine sorgfältige Mängelverwaltung verschafft Ihnen nicht nur einen Überblick über den Baustellenfortschritt, sondern schützt Sie im Zweifel auch vor rechtlichen Risiken. Mit Papierdokumenten haben Sie jedoch schlechte Karten. Wie können Sie beweisen, wann die Daten erstellt wurden? Und wer die Aufgabe wann erhalten hat? Fehlende Antworten auf diese Fragen können Ihnen teuer zu stehen kommen.

Indem Sie Ihr Mängelmanagement mobil abwickeln, sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite. Alle Daten sind revisionssicher und nachvollziehbar an einem Ort gespeichert. So haben Sie auf jegliche Rückfragen eine Antwort parat.

Vorteil 3: Erfolgreiche Zusammenarbeit mit Mitarbeitern & Partnern

Wie oft standen Sie schon vor einem Vorgang und es hat genau das eine Dokument gefehlt, um das Problem zu lösen? Genau das passiert, wenn die Baudaten irgendwo abgelegt werden. Missverständnisse mit Mitarbeitern und Partnern sind damit vorprogrammiert – und damit auch die Gefahr für Baumängel groß. Dabei zählen Missverständnisse zu den häufigsten Ursachen für Mängel.

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All diesen Problemen gehen Sie aus dem Weg, wenn Sie auf mobiles Mängelmanagement per Software oder auch App setzen! Die Informationen zu einem Vorgang sind zentral gespeichert und für alle Beteiligten abrufbar. Rückfragen stellen Sie direkt in der App und über Änderungen werden Sie automatisch informiert. Dies verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern beschleunigt auch den Informationsfluss erheblich. Tatsächlich sparen digital arbeitende Geschäftsführer im Durchschnitt bis zu 20 % an E-Mails und Telefonaten.

Baudokumentation mit Stift und Papier war gestern

Stift, Papier, Zollstock, Grundriss, Fotoapparat: Haben Sie Ihren Koffer für Ihr Mängelmanagement gepackt? Dann kann die Baubegehung ja losgehen! Wie seit Ihrem ersten Besuch auf einer Baustelle wird nun wild fotografiert und vermessen, um später alle Informationen in einer detaillierten Baudokumentation handschriftlich zusammenzuführen und Aufträge für die notwendigen Nachbesserungen zu erteilen. Dass die Arbeit des Mängelmanagements zäh sein kann, zeigte sich beim BER:

„Das Mängelmanagement war das größte Drama dieser Baustelle. Wir hatten 170.000 Mängel. Das Abarbeiten dieses gewaltigen Mängelkatalogs ist eine kleinteilige Arbeit, die viel Zeit kostet.“
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— Engelbert Lütke-Daldrup, Geschäftsführer am Berliner Flughafen

Natürlich ist der Berliner Flughafen ein extremes Beispiel, dessen Baukosten Minute für Minute in die Höhe schossen. Doch auch auf jeder anderen Baustelle können Baumängel entstehen, die in einer nachvollziehbaren Baudokumentation erfasst werden müssen.

Grundsätzlich gilt: Je komplexer das Bauvorhaben, desto sinnvoller ist eine technologische Unterstützung. Denn über eine Vielzahl an Projektbeteiligten sowie die Flut an Daten, wie den digitalen Bauplan inklusive zahlreicher Planstände, Fotos oder Notizen, gilt es den Überblick zu behalten. Nur so wird das Mängelmanagement im Bau ein Erfolg.