Fotodokumentation Software: 5 Fehler, die Sie bei der Fotodokumentation auf der Baustelle vermeiden können

Da die Dokumentationspflichten auf Baustellen immer strenger werden, führt kein Weg mehr an der Fotodokumentation vorbei. Um sich die Arbeit zu erleichtern, setzen viele Planern, Bau- und Projektleiter auf eine Fotodokumentation Software. Auch wenn die Anwendung der mobilen Applikation eigentlich einfach von der Hand gehen sollte, geht in der Praxis immer noch sehr viel schief. Damit Ihnen das nicht passiert, sehen wir uns die 5 typischen Fehler bei der Fotodokumentation an – und zeigen Ihnen, wie’s besser geht.

Das 1×1 der Fotodokumentation

Wer sich zur Fotodokumentation am Bau informiert, wird schnell feststellen: Irgendwie gibt es keine eindeutige Definition des Vorgangs. Bevor wir uns ansehen, was schief gehen kann, klären wir deshalb die wichtigsten Fragen zur Fotodokumentation auf Baustellen.

Was ist eine Fotodokumentation?

Bei der Fotodokumentation dokumentieren Sie Vorgänge auf der Baustelle nicht nur mit Notizen, sondern zusätzlich mit einem Foto. So beweisen Sie, dass Ihre Notizen der Wahrheit entsprechen und lassen keine Fragen offen. Sie können damit beispielsweise darlegen, dass Sie die Baustellensicherung ordnungsgemäß sichergestellt, Mängel behoben oder Leistungen wie vertraglich vereinbart ausgeführt haben.

Wozu dient eine Fotodokumentation?

Das Fotodokumentation erstellen dient einerseits der rechtssicheren Baudokumentation und andererseits der Zusammenarbeit am Bau. Notizen kann Ihr Auftraggeber anzweifeln – Fotos nicht. Anders als bei händischen Mitschriften, kann in den Fotoinformationen nachvollzogen werden kann, wann das Foto erstellt wurde. Somit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.
Gleichzeitig hilft Ihre Fotodokumentation Ihren Partnern am Bau, Mängel zu finden und Aufträge zu verstehen. Zu beschreiben, dass Sie an der Wand in der Mitte links einen Riss entdeckt haben, ist keine leichte Aufgabe. Mit einem Foto versteht Ihr Partner sofort, wovon Sie sprechen. In guten Fotodokumentation Apps können Sie außerdem Markierungen in den Aufnahmen vornehmen, sodass Ihr Auftrag noch klarer wird.

Wie funktioniert eine Fotodokumentation?

Ähnlich wie bei der schriftlichen Baudokumentation, halten Sie bei der Fotodokumentation den Bauvorgang fest. Zusätzlich zu Stift und Papier haben Sie dabei ein Gerät zur Hand, mit dem Sie Fotos schießen können – sei es die Digitalkamera, Ihr Baustellen-Smartphone oder Tablet. Mit diesem Werkzeug fertigen Sie zu jeder Notiz, die Sie auf der Baustelle festhalten, ein Foto an und dokumentieren den Vorgang so niet- und nagelfest.

Bestenfalls arbeiten Sie mit einer speziell für die Baubranche entwickelte Bausoftware mit integrierter Funktion für die Fotodokumentation. Der Vorteil: Ihre Daten sind nicht nur rechtssicher aufgenommen, sondern automatisch mit allen anderen Daten zu dem jeweiligen Bauvorhaben verknüpft. So können Sie die Fotos beispielsweise exakt in Ihrem digitalen Bauplan verorten, offene Aufgaben an Projektpartner zuweisen oder Tagesberichte exportieren.

In welcher Leistungsphase kommt die Fotodokumentation zum Einsatz?

Grundsätzlich können Sie die Fotodokumentation in jeder Phase des Bauprozesses anwenden. Besonders relevant wird sie während der Bauausführung und -überwachung in den HOAI Leistungsphasen 8 und 9. In diesen Phasen sind die meisten Gewerke im Einsatz und die Gefahr für Baumängel am größten. Mithilfe einer sorgfältigen Fotodokumentation können Sie den Bauablauf detailliert dokumentieren und so beweisen, dass etwaige Mängel nicht auf Ihre Kappe gehen.

Fotodokumentation erstellen: 5 typische Fehler

Fotos machen, Bauablauf dokumentieren und rechtssicher abspeichern. Klingt eigentlich nach einem einfachen Vorgang. Nichtsdestotrotz geht bei der Fotodokumentation in vielen Büros und Unternehmen nach wie vor jede Menge schief. Das Ergebnis sind effiziente Prozesse und eine schlechte Datenlage. Sehen wir uns die 5 häufigsten Fehler an – und wie Sie diese lösen.

1. Chaotische Foto-Ablage

Bei einer typischen Begehung eines großen Objekts kommen schnell mehrere hundert Fotos zusammen. Geschossen sind diese schnell. Wenn Sie dabei mit Ihrem Smartphone oder einer Digitalkamera gearbeitet haben, folgt im Büro jedoch das böse Erwachen. Die Geräte haben die Aufnahmen der Reihenfolge nach benannt. Wo Sie die Fotos angefertigt haben und was Sie damit beweisen wollten? In der Datei ist hierzu keine Informationen enthalten. Somit finden Sie sich nun mit unzähligen Aufnahmen im Büro wieder und dürfen sich auf stundenlanges Sortieren und Ablegen freuen. So hatten Sie sich Ihren Feierabend sicher nicht vorgestellt.

Wer mit einer Bausoftware mit integrierter Fotodokumentation Software oder App gearbeitet hat, ist hier klar im Vorteil. Anstatt Fotos aufzunehmen und im Nachgang zu beschreiben, gelingt Ihnen dies in einem Aufwasch. Die Aufnahmen sind automatisch beim richtigen Vorgang abgelegt. Und die chaotische Foto-Ablage kommt Ihrem Feierabend nicht in die Quere. Wie das in der Praxis aussieht, sehen wir uns in Kürze im Detail an.

2. Fehlende Verknüpfung zu Projektdaten

Bei der Foto-Ablage haben wir es bereits angedeutet: Wie wissen Sie nach der Begehung, wo Sie das eine Foto aufgenommen haben? In Gebäuden mit vielen Räumen, die sich auf den ersten Blick nicht sonderlich voneinander unterscheiden, können Sie diese Frage im Nachgang kaum beantworten. Die Folge: Sie schätzen nach bestem Gewissen und fertigen Ihre Fotodokumentation auf Gutglück an. Rechtssicherheit sieht anders aus! Spätestens bei Rückfragen vom Auftraggeber oder dem zuständigen Gewerk bekommen Sie diese schludrige Arbeitsweise zu spüren.

„Vor allem bei komplexen Bauvorhaben denkt man sich oft: ‘Das hatte ich doch schon mal, wann war das denn?’ Dann geht die lange Suche los. Das habe ich jetzt mit Capmo nicht mehr.”

— Toni Ser, Projektleiter BRAND BERGER GmbH & Co. KG

Arbeiten Sie deshalb besser von Beginn an strukturiert und setzen Sie auf eine Fotodokumentation App. In die Bausoftware integriert, verorten Sie Ihre Fotos damit an der exakten Stelle im digitalen Bauplan. Unsicherheit über den Ort des Geschehens? Das war gestern! So können Sie sowohl mit Ihrem Bauherr als auch mit Ihren Partnern klar kommunizieren.

3. Undeutliche und unklare Aufnahmen

Die Fotodokumentation auf der Baustelle hat den Zweck, Ihre Bauüberwachung noch deutlicher zu machen. Wenn Sie hierfür schlechte Aufnahmen verwenden, ist dieses Ziel klar verfehlt. Vor allem bei der Arbeit mit einer Digitalkamera stehen Sie häufig vor der Herausforderung schlechter Lichtverhältnisse – sei es aufgrund der Tageszeit, Arbeiten in Kellerräumen oder zugeklebter Fenster. Hinzu kommt, dass ein Foto allein häufig wenig Aussagekraft besitzt. Ein kleiner Riss auf einer großen Wand ist mit bloßem Auge beispielsweise häufig kaum erkennbar. Eine Fotodokumentation können Sie sich in diesen Fällen schenken – oder Sie suchen sich eine bessere Alternative.

Eine solche stellt ganz einfach Ihr Smartphone oder Tablet dar. Moderne Endgeräte sind mit so guten Kameras ausgestattet, dass sie die klassischen Digitalkameras leicht in die Tasche stecken. Darüber hinaus bieten die meisten Baustellen Handys spezielle Funktionen für Aufnahmen in dunklen Räumen oder zu später Stunde. Ebenso praktisch für die Fotodokumentation sind die Bearbeitungsmöglichkeiten, die sowohl Android Geräte als auch iPhones anbieten. Mithilfe von Notizen oder Markierungen können Sie damit Anmerkungen in Fotos einfügen und Ihre Beobachtung klarer kommunizieren. In vielen Bauleiter Apps ist dies Funktion ebenso integriert, damit Sie noch schneller und einfacher dokumentieren.

4. Fehlende Möglichkeiten zur Kollaboration

Ebenso wie das gesamte Bauvorhaben ist auch das Mängelmanagement kein Soloauftritt. Wenn Sie Baumängel entdeckt haben, müssen Sie die verantwortlichen Gewerke darüber informieren. Andernfalls bleibt es bei der reinen Feststellung. Wer Fotos händisch aufnimmt und sortiert, hat hierzu keine Möglichkeiten. Viele Bau- und Projektleiter oder Planer behelfen sich deshalb mit E-Mails oder WhatsApp. Das Problem: E-Mail-Verkehr ufert nach kurzer Zeit in eine Flut aus, über die Sie schnell jeglichen Überblick verlieren. WhatsApp ist aus Datenschutzgründen mehr als fragwürdig. Wussten Sie, dass Sie vor dem Versand jeglicher Daten zu Ihrem Bauprojekt eigentlich die schriftliche Erlaubnis des Bauherrn einfordern müssten? Ein Aufwand, der sich niemals auszahlt – Sie jedoch rechtlich in Schwierigkeiten bringen könnte.

Machen Sie sich das Leben leichter und nutzen Sie die digitale Zusammenarbeit in Ihrer Fotodokumentation Software. Nachdem Sie Ihr Foto im jeweiligen digitalen Vorgang gespeichert haben, können Sie diesen per Klick an den zuständigen Partner zuweisen. Der Verantwortliche erhält unverzüglich eine Benachrichtigung und kann mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnen. Sobald der Baumangel behoben ist, erhalten Sie wiederum eine Information. Auch Rückfragen und Ergänzungen können Sie direkt im Ticket stellen. So ist die gesamte Information an einem Ort gespeichert und Sie versinken weder im E-Mail-Chaos noch gehen Sie datenschutzrechtliche Risiken ein.

5. “Fotodokumentation App Free” – Mehr Flop als Top!

Auf der Suche nach einer App für die Fotodokumentation auf der Baustelle werden Sie über zahlreiche Angebote wie “Fotodokumentation App Free” oder “Fotodokumentation App kostenlos” stolpern. Zunächst klingen diese Angebote durchaus verlockend. Aufwand sparen ohne dafür bezahlen zu müssen? Wer würde da schon nein sagen. Bei genauerem Hinsehen entpuppen sich diese Lockrufe jedoch als Trugschluss.

1. Häufig verstecken sich hinter vermeintlich kostenlosen Fotodokumentation Apps sogenannte “Freemium” Programme. Das bedeutet: Für eine gewisse Zeit oder Nutzung ist das Programm kostenlos. Sobald Sie jedoch weitere Funktionen nutzen möchten, meldet sich das Eurozeichen zu Wort. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt bereits all Ihre Daten in der kostenlosen App für die Fotodokumentation gespeichert haben, sehen Sie alt aus. Denn dann heißt es entweder “Zur Kasse” oder Sie beginnen von vorn.
2. Wenn Anbieter Programme gratis anbieten, müssen sie am größten Kostenfaktor sparen. Im Fall einer Fotodokumentation Software ist dieser die Bereitstellung sicherer Server. Dies bedeutet im Umkehrschluss: Sie vertrauen dem Programm Ihre sensiblen Baudaten an und gehen dabei Kompromisse im Bereich Datensicherheit ein. Es versteht sich von selbst, dass dies keine gute Idee ist. Um ein böses Erwachen zu verhindern, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Daten nach höchsten Sicherheitsstandards gespeichert werden. Machen Sie deshalb um das nächste “Fotodokumentation App Free” Angebot einen großen Bogen und gehen Sie lieber auf die Suche nach einem vertrauenswürdigen Anbieter.

Digitale Fotodokumentation auf der Baustelle in der Praxis

Unser Zusammenfassung der 5 typischen Fehler hat gezeigt: Damit bei der Bauüberwachung mit Fotos nichts schief geht, sollten Sie auf eine Bausoftware setzen, die eine Fotodokumentation Software integriert hat. Wie dies in der Praxis aussieht, sehen wir uns am Beispiel von Capmo an.

Schritt 1: Projekt anlegen, Pläne hochladen und Teilnehmer einladen

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer digitalen Fotodokumentation beginnen, öffnen Sie die Capmo Web-App und legen ein Projekt an. Geben Sie die Adressdaten ein, sodass diese später auf Ihren Berichten erscheint und das System die Wetterdaten automatisch ins Bautagebuch übertragen kann. Anschließend laden Sie Ihre digitalen Baupläne ins System und fügen Ihre Partner hinzu. Für diese ist die Mitarbeit an Ihrem Projekt gratis.

Schritt 2: Mobile App herunterladen & Tickets anlegen

Damit Sie Capmo auch auf der Baustelle nutzen können, öffnen Sie Ihren App Store und laden die mobile Capmo App herunter. Bei der nächsten Begehung können Sie nun schon Ihre ersten mobilen Tickets anlegen. Hierfür öffnen Sie den Bauplan und setzen an der Stelle, an der Sie einen Hinweis aufnehmen möchten, einen Pin. In der Fotodokumentation Software öffnet sich umgehend das Ticketfenster, in das Sie alle Informationen eintragen und ein Foto machen können.

Schritt 3: Digital zusammenarbeiten

Im Ticket-Fenster können Sie nicht nur die wichtigsten Informationen eintragen: Sie können den Vorgang auch direkt einem Verantwortlichen zuweisen. Hierfür wählen Sie diesen ganz einfach aus dem Kontaktfeld aus. Dieser wird nun umgehend von der Fotodokumentation Software benachrichtigt. Falls Fragen zu der Aufgabe bestehen, kann ein Kommentar im Ticket hinterlassen werden.

Schritt 4: Automatische Exporte generieren

Sie möchten einen Bericht aus mehreren Vorgängen erstellen? Wählen Sie ganz einfach die Tickets aus und generieren Sie per Mausklick einen Export. Diese können Sie entweder als PDF, Word oder Excel speichern und anschließend an Ihre Partner weiterleiten. Gleiches gilt fürs Bautagebuch und Ihre Tagesberichte. Auch diese erstellen Sie mit Capmo per Mausklick – samt Fotos, Wetterdaten und allen relevanten Informationen des Tages.

Die Exporte können schließlich automatisch im Dokumentenmanagement in Capmo abgelegt werden, sodass Sie alle Projektdokumente an einem Ort haben. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit und im Ernstfall haben Sie alle Dokumente griffbereit.

Schritt 5: Überblick behalten

Um den Fortschritt Ihres Bauprojekts einschätzen zu können, öffnen Sie das Dashboard in der Capmo Web-App. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben bereits erledigt, welche aktuell in Bearbeitung und welche noch offen sind. Sie erkennen so außerdem, wo aktuell Probleme liegen und an welcher Stelle Sie eventuell eingreifen müssen. So können Sie Ihr Bauprojekt zeit- und kosteneffizient fertigstellen.

Auch mit der Capmo Fotogalerie erhalten Sie einen besseren Überblick, da Sie alle dokumentierten Fotos auf einen Blick, an einem Ort haben. So wird Ihnen die Suche nach aufgenommenen Fotos erleichtert. Die dokumentierten Informationen zu aufgenommenen Fotos finden Sie dank Verlinkung zum entsprechenden Ticket oder Bautagebucheintrag mit nur einem Klick. Zusätzlich sehen Sie im Informationspanel wer, wann welches Foto hinzugefügt hat. So kennen Sie immer den richtigen Ansprechpartner für Rückfragen.

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Unser Fazit: Profis arbeiten mit einer Fotodokumentation Software

Mehr Effizienz, weniger Stress und deutlich genauere Angaben: Eine Fotodokumentation App hält viele Vorteile für Ihren Arbeitsalltag bereit. Wie Sie am Beispiel Capmo gesehen haben, ist die Anwendung einfach und intuitiv. Auch wenig technik-affine Kollegen werden die Software schnell in den Arbeitsalltag integrieren können. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie die digitale Fotodokumentation Ihrer Baustelle bei Ihrem nächsten Projekt. Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen!