Mängelerfassung App: So bringen Sie Struktur ins Mängelmanagement!

2020, fast 20 Jahre später als geplant, wurde der BER eröffnet. Der Berliner Flughafen hat einmal mehr gezeigt, welche fatale Folgen Baumängel für ein Bauvorhaben haben. Doch auch wenn der BER ein Paradebeispiel für gescheiterte Projekte ist: Er ist weitaus nicht das Einzige. In den letzten 20 Jahren beobachten wir einen stetigen Anstieg der Fehlerkosten. 2019 erreichten diese ihren bisherigen Höhepunkt. Über 20 Millionen Euro mussten Bau- und Immobilienunternehmen im Jahr 2019 für Baumängel aufbringen. Das entspricht mehr als 15% des gesamten Umsatzes der Branche. Was können Firmen tun, um diesem Aufwärtstrend ein Ende zu bereiten? Eine Mängelerfassung App– auch als Baumängel App bekannt – kann Abhilfe schaffen.

Die 10er Regel der Fehlerkosten liefert Erklärung für Kostenexplosion bei Baumängeln

Was besagt die Zehnerregel der Fehlerkosten? Die 10er Regel der Fehlerkosten ist eine Faustformel im Qualitätsmanagement. Sie hilft Unternehmen, die Auswirkungen von Fehlern auf den Gesamtgewinn einzuschätzen. Die 10er Regel geht davon aus, dass mit jeder Phase eines Produktzyklus die Kosten für die Beseitigung eines Fehlers um den Faktor 10 steigen. Das bedeutet im Umkehrschluss: Je später ein Mangel entdeckt wird, desto teurer wird er in der Gesamtbilanz. Da eine Baustelle keine Fabrik ist, ist die 10er Regel zwar nicht 1:1 auf Bauprojekte übertragbar. Die Schlussfolgerung behält jedoch auch im Bau- und Immobiliensektor ihre Gültigkeit.

Besonders in der Planungsphase gilt es deshalb, Fehler zu vermeiden und mithilfe einer baubegleitenden Qualitätskontrolle frühzeitig zu entdecken und zu beheben. Fehler sind in diesem Zusammenhang jedoch nicht nur Mängel: In 85% resultiert eine mangelhafte Leistung von schlechten Prozessen und Abläufen. Im Falle von Baumängeln bedeutet das: Mit einem schlechten Mängelmanagement riskieren Sie ein exponentielles Wachstum Ihrer Fehlerkosten. Deshalb unser dringender Rat: Optimieren Sie Ihr Mängelmanagement. Und setzen Sie auf Ihre Mängelerfassung App.

Was sind die Auswirkungen von Fehlerfolgekosten bei Baumängeln?

Fehlerfolgekosten sind die Kosten, die aufgrund von Fehlern oder Mängeln entstehen, die nicht rechtzeitig erkannt und behoben wurden. Im Falle von Baumängeln können die Auswirkungen von Fehlerfolgekosten erheblich sein. Werden Baumängel nicht erkannt und behoben, können sie zu schwerwiegenden Schäden an Gebäuden führen, die nicht nur teuer, sondern auch gefährlich sein können. Durch die Kosten für Reparaturen, die Verzögerungen von Bauprojekten und mögliche Schadensersatzforderungen können die Fehlerfolgekosten bei Baumängeln erheblich steigen. Außerdem können sich Fehlerkosten auch negativ auf das Image des Bauunternehmens auswirken, was langfristig zu weiteren wirtschaftlichen Einbußen führen kann. Aus diesen Gründen ist es wichtig, Baumängel frühzeitig zu erkennen und zu beheben, um hohe Fehlerfolgekosten zu vermeiden.

Baumängel im Griff mit Mängelmanagement App

Bauprojekte werden immer komplexer, technische Anforderungen anspruchsvoller, behördliche Anordnungen strenger. Und doch setzen zahlreiche Baufirmen beim Mängelmanagement nach wie vor auf Stift und Papier – ein Prozess, der sowohl Gewerken, als auch Bauherren teuer zu stehen kommt. Bau-Profis verabschieden sich deshalb von der veralteten Arbeitsweise und setzen auf das digitale Mängelmanagement per Mängelerfassung App beziehungsweise Baumängel App.

Was ist eine Mängelerfassung App?

Eine Mängelerfassung App ist eine mobile Anwendung, mit der Sie Mängel auf der Baustelle aufnehmen. Das Programm nutzen Sie für gewöhnlich auf Ihrem Android Smartphone, Android Tablet, dem iPhone oder iPad. Wenn Sie während der Baubegehung einen Mangel entdecken, zücken Sie ganz einfach Ihr Endgerät und erfassen alle wichtigen Daten digital. Hierzu zählen unter anderem die Beschreibung des Baumangels, die Frist zur Beseitigung und ein Bild zur Fotodokumentation.

Viele Baumängel Apps geben Ihnen außerdem die Möglichkeit, den Mangel exakt, zentimetergenau in Ihrem Bauplan zu verorten. So gehört ewige Mangelsuche der Vergangenheit an. Darüber hinaus können Sie die aufgenommenen Vorgänge direkt dem jeweiligen Gewerk zu weisen. Dieses wird unverzüglich über den Mangel informiert und kann im besten Fall direkt mit der Bearbeitung beginnen. Mit diesem Mängelmanagement Prozess arbeiten Sie nicht nur genauer: Sie sparen sich jede Menge Zeit und Kosten. Und profitieren von zahlreichen Vorteilen im Bauverlauf.

"Jetzt haben wir eine einheitliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Wenn irgendwo ein Mangel ist, sehen alle transparent, wo der Mangel besteht und wann dieser erledigt worden ist." Martin Röhlich, Geschäftsführer, Fliesen Röhlich GmbH

Die Vorteile einer Mängelerfassung App

Ungenaue Beschreibungen, fehlende Informationen, übersehene Fristen: All das kann Ihnen mit einer Mängelmanagement App nicht mehr passieren. Digital machen Sie sich das Leben bei der Bauausführung und Bauüberwachung leichter.

So finden Sie eine passende App zur Mängelerfassung

Nachdem Sie die vielen Vorteile einer Baumängel App kennengelernt haben, möchten Sie bestimmt direkt durchstarten. Wir können das nur zu gut nachvollziehen – empfehlen Ihnen jedoch, noch einen Moment innezuhalten. Und sich die Eigenschaften einer guten Mängelerfassung App zu Gemüte zu führen. Denn obgleich es zahlreiche Anbieter am Markt gibt: Bei genauerem Hinsehen trennt sich die Spreu vom Weizen!

Intuitive Handhabung

Am Bau ist die Zeit knapp bemessen. Viele Stunden für die Einarbeitung in ein neues Programm können nur die wenigsten Bauleiter aufbringen. Achten Sie deshalb bei Ihrer Auswahl darauf, dass die App für Sie einfach zu verstehen ist. Andernfalls droht die Gefahr, dass Sie die Mängelmanagement Software links liegen lassen – und wie gewohnt zum Diktiergerät greifen.

Offline Funktionalität

Auf Baustellen gibt es häufig keine mobile Datenverbindung. Baumängel müssen Sie aber trotzdem aufnehmen – ob mit oder ohne Internet. Ihre App fürs Mängelmanagement sollte deshalb auch unbedingt offline funktionieren und Ihre Infos automatisch auf Ihrem mobilen Endgerät synchronisieren, sobald Sie wieder online sind.

Digitale Kollaboration

Ein Bauprojekt ist kein Ein-Mann-Projekt und ein Baumangel selten das Problem eines Verantwortlichen allein. Damit Sie das Projekt gemeinsam mit Ihren Beteiligten zum Erfolg führen können, sollte Ihre Mängelerfassung App eine digitale Kollaboration beim Mängelmanagement ermöglichen. So vermeiden Sie, dass Arbeitsanweisungen unterwegs verloren gehen. Gleichzeitig können Sie revisionssicher nachweisen, dass Sie Aufträge erteilt und Fristen gesetzt haben. So sieht ein rechtssicheres Mängelmanagement aus!

PC Anwendung fürs Büro

Auf der Baustelle ist mobiles Arbeiten die beste Option. Für die Verwaltung des Bauprojekts setzen sich die meisten Bauleiter jedoch lieber vor den PC mit dem größeren Bildschirm. Damit Sie Ihre Daten unabhängig vom Arbeitsplatz zur Hand haben, sollte Ihre Mängelerfassung App auch eine Web-Applikation bieten, die Sie am PC nutzen können. So bleiben Sie flexibel und können so arbeiten, wie Sie es gerne tun.

Mängelerfassung & Baumängel App in der Praxis: Das Beispiel Capmo

Damit Sie sich vorstellen können, wie Ihr Mängelmanagement mit einer App aussehen könnte, sehen wir uns den Prozess abschließend an einem praktischen Beispiel an. Capmo bietet alle Funktionen, die wir uns eben angesehen haben und eignet sich deshalb hervorragend als Versuchsobjekt. Anhand der App für mobile und Web zeigen wir Ihnen nun Schritt für Schritt, wie Sie bei der digitalen Mängelerfassung per App vorgehen.

Schritt 1: App installieren

Um mit Capmo auf der Baustelle digital durchstarten zu können, müssen Sie sich zunächst die App aus Ihrem App Store sichern. Sie können die Capmo App kostenlos sowohl im Google Play als auch im Apple Store kostenlos herunterladen und mit Ihren Zugangsdaten einloggen.

Übrigens: Um die Capmo Web-App nutzen zu können, müssen Sie kein Programm herunterladen. Da Capmo eine Cloud-Software ist, loggen Sie sich bequem mit Ihren Zugangsdaten unter hier (--> Capmo Login) ins System ein. Schon können Sie loslegen.

Schritt 2: Bauprojekt anlegen

Sobald Sie die technischen Vorbereitungen getroffen haben, legen Sie Ihr erstes Projekt an. Hierfür wählen Sie die Schaltfläche “Projekt anlegen” aus, benennen Ihr Projekt und hinterlegen die Projektadresse. Diese wird für das Bautagebuch benötigt, das Capmo auf Basis Ihrer Projektadresse mit den Wetterdaten automatisch vervollständigt.

Schritt 3: Digitale Pläne hochladen

Ihr Projekt ist angelegt: Sie können loslegen! Laden Sie nun Ihre digitalen Pläne ins Projekt. So können Sie später auf der Baustelle Tickets direkt in Ihren digitalen Bauplänen verorten. Sowohl Ihre Gewerke als auch Sie selbst haben dann später keine Schwierigkeiten, die jeweiligen Mängel wieder zu finden.

Schritt 4: Mängel erfassen

Um einen Baumangel zu erfassen, öffnen Sie Ihren Bauplan und tippen auf die relevante Stelle. Nun startet Ihre Mängelerfassung per App: Nehmen Sie ein Ticket (so wird in Capmo ein Vorgang bezeichnet) auf, sprechen Sie die Beschreibung in Ihr Smartphone und wählen Sie die entsprechende Kategorie. Versehen Sie das Ticket außerdem mit passenden Stichworten, damit Sie später leichter danach suchen können. Wählen Sie den Verantwortlichen aus und setzen Sie eine Frist. Schon ist Ihr Mangel aufgenommen – vollständig, revisionssicher und übersichtlich.

Sie haben keinen Bauplan zur Hand? Kein Problem! Auch über die Ticketliste können Sie Mängel erfassen und damit eine Art Checkliste erstellen. Diese Vorgehensweise bietet sich beispielsweise bei digitalen Prüfprotokollen, Brandschutznachweisen oder Bauabnahmen an.

Schritt 5: Fortschritt überwachen

Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen möchten, wählen Sie in die Capmo Web App ein und öffnen das Projektdashboard. Auf einen Blick sehen Sie dort, welche Mängel Sie aufgenommen haben und an welchen aktuell gearbeitet wird. Sie erkennen außerdem sofort, wo Fristüberschreitungen drohen und können frühzeitig eingreifen.

Schritt 6: Mängellisten exportieren

Der nächste Jour Fixe bzw. Baubesprechung steht an? Bereiten Sie sich vor und erstellen Sie noch schnell eine Mängelliste. Mit Capmo gelingt Ihnen dies im Handumdrehen. Wählen Sie ganz einfach die gewünschten Tickets aus und starten Sie den Export. So erhalten Sie professionell formatierte PDF Berichte, eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument, das alle relevanten Fragen beantwortet.

Baumängel im Blick mit Mängelerfassung App – legen Sie los!

Baumängel sind ein immenses Problem auf Baustellen in ganz Europa, das in den letzten Jahren stetig zu Mehrkosten führt. Eine Baumängel App ist eine Möglichkeit, diesem Problem zu begegnen. Das mobile Programm bringt Struktur ins Mängelmanagement und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. So beugen Sie Baumängeln effektiv vor und reduzieren Ihre Fehlerkosten. Der Druck am Bau wird steigen. Bereiten Sie sich vor und optimieren Sie noch heute Ihre Prozesse!