App für die Mängelliste: So erfassen Sie Baumängel endlich strukturiert

Mängellisten sind fester Bestandteil der Dokumentensammlung auf der Baustelle. Um solche zu erstellen und an die Partner aushändigen, geht in der Regel viel Zeit verloren – ganz zu schweigen von den Nerven, die Sie an Excel und Co. verlieren. Geht das nicht einfacher? Doch es geht! Wir zeigen Ihnen, wie eine sorgfältige Mängelerfassung auch im Handumdrehen möglich ist.

Daten und Fakten zur Mängelliste

Bevor wir tiefer in das Thema „Mängellisten erstellen per App“ einsteigen, klären wir häufige Fragen und liefern dazu passende Antworten:

Was ist eine Mängelliste?

Eine Mängelliste ist prinzipiell eine strukturierte Auflistung von Baumängeln. Sie können diese entweder mit allen Baumängeln für einen Gesamtüberblick oder gefiltert pro Gewerke oder Bauwerk erstellen. Doch das ist bei weitem nicht der einzige Zweck, den Ihre Mängelliste erfüllt.

Welchen Zweck haben Mängellisten?

Für ein strukturiertes Mängelmanagement und eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihren Nachunternehmern führt kein Weg an Mängellisten vorbei. Ohne eine übersichtliche Liste über offene Baumängel wissen Sie als Geschäftsführer nicht, wie die Arbeiten auf der Baustelle vorankommen. Sie haben außerdem keine Möglichkeit mögliche Behinderungen zu erkennen und so etwaige Verzögerungen abzuwenden.
In der Nachunternehmerkoordination fungiert die Mängelliste als eine Art Aufgabenliste. Sie können Ihren Gewerken damit Schwarz auf Weiß darlegen, wo Korrekturen vorgenommen oder Mängel behoben werden müssen. Denn vor allem in der Nachunternehmer-Koordination gilt “Wer schreibt, der bleibt”:

Wenn Sie nicht beweisen können, dass Sie Ihr Gewerk über Mängel informiert haben, könnten Sie in der Gewährleistung Probleme bekommen. Denn nach der Abnahme sind Sie für die einwandfreie Beschaffenheit verantwortlich. Ist bis dahin ein Mangel durchgerutscht, so drohen rechtliche Folgen.
Durch das sorgfältige und fehlerfreie Erstellen und Weiterleiten einer Mängelliste sind Sie somit auf der sicheren Seite! Hierzu zählt jedoch auch, dass das Dokument alle nötigen Informationen enthält, um den Baumangel vollständig zu beschreiben.

Welche Informationen beinhaltet eine Mängelliste?

Der genaue Ort des Mangels in dem entsprechenden Gebäude und die Art, beziehungsweise die Beschaffenheit sollten unbedingt enthalten sein. Auch das genaue Datum der Feststellung sowie die Frist zur Freimeldung der Mängel sollte festgehalten werden.  Damit Ihre Gewerke die Beobachtung bestmöglich nachvollziehen können, fügen Sie am besten  noch eine Fotodokumentation hinzu.  Um sicherzustellen, dass die Bearbeitung nicht an der Suche nach einem Verantwortlichen scheitert, fügen Sie diesem bestenfalls auch gleich hinzu.
Ihre Checkliste für die Mängelliste:

• Ort des Vorgangs im Gebäude und Bauplan
• Beschaffenheit beziehungsweise Beschreibung des Hinweises
• Datum der Feststellung und Frist zur Freimeldung der Mängel
• Fotodokumentation
• Verantwortlicher und Gewerk

Bei all diesen Informationen, ist klar: Sowohl die Aufnahme als auch die Verwaltung dieser Daten nimmt enorm viel Zeit in Anspruch. Zumindest, wenn Sie dabei klassisch mit Stift und Papier vorgehen.

Wie erstelle ich eine Mängelliste?

Diese Informationen zu sammeln ist der erste Schritt: Um daraus eine Mängelliste zu erstellen, müssen diese Daten im zweiten protokolliert werden. Viele Bauleiter greifen hierfür frei nach dem Motto “Das haben wir schon immer so gemacht” nach wie vor zu Stift und Papier. Bei der Begehung werden Daten händisch im Notizblock oder mit dem Diktiergerät aufgenommen und später im Büro digitalisiert. Anschließend folgt der eher unbeliebte Part: Die Mängelliste muss in Word oder Excel formatiert werden. Ein Prozess, der auch bei Ihren Bauleitern regelmäßig den ein oder anderen Feierabend kostet.  

Vor allem bei großen Bauprojekten, bei denen nicht selten Tausende Mängel zusammen kommen,  scheint die Arbeit im Büro unendlich. Aus Zeitdruck, das Projekt kosten- und zeiteffizient fertig zu stellen, sehen sich viele Bauleiter folglich gezwungen, Kompromisse zu machen. Und drücken bei der Mängelliste hier und da ein Auge zu. Es ist nicht ungewöhnlich, dass dabei Informationen verloren gehen und sich Fehler einschleichen. Doch genau bei diesem Arbeitsschritt ist eine fehlerfreie Dokumentation unumgänglich. Denn für ein strukturiertes Mängelmanagement führt an sorgfältigen Mängellisten kein Weg vorbei. Deshalb unser Tipp: Verabschieden Sie sich von Stift und Papier und setzen Sie auf eine App. Mängelliste für Profis – legen wir los!

App und Mängelliste erstellen: ein super Team

Um das Erstellen von Mängellisten am Bau zu vereinfachen, gibt es mittlerweile viele digitale Lösungen. Sie finden Programme, die Sie auf Ihrem PC installieren und Mängelliste Apps, die Sie auf der Baustelle einsetzen können. Während das Programm Ihnen lediglich die Protokollierung erleichtert, vereinfacht Ihnen die App Mängelliste den kompletten Prozess von der Mängelerfassung bis zur Anfertigung Ihrer Liste. Experten setzen deshalb ganz klar auf die mobile Variante.

Vorsicht: App Mängelliste ist nicht gleich To-Do-App

Bevor wir uns nun die Vor- und Nachteile einer Mängelliste App ansehen, möchten wir Ihnen noch einen Hinweis mit auf den Weg geben: To-Do Apps, auch Pedenzenapp genannt, mit entsprechenden Listenfunktionen gibt es natürlich viele. Allerdings ersetzen diese Apps lediglich das händische Erstellen einer Liste. Die Nachbearbeitung der Dokumente bleibt somit Ihr Laster. Setzen Sie deshalb auf eine App, die auf Mängellisten am Bau spezialisiert wird.  

„Seit wir die Mängel mit Capmo digital verwalten, sparen wir Zeit und sind rechtlich auf der sicheren Seite.“

Dr. Gernot Braun, JACK.Immobilien

Vorteile einer Mängelliste App

Wenn Sie sich für die Arbeit mit einer Mängelliste App entscheiden, erleichtern Sie sich das Mängelmanagement enorm. Doch damit dies gelingt, müssen Sie das digitale Werkzeug erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen. Und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter dieses auch wirklich einsetzen. Nichtsdestotrotz: Der Aufwand lohnt sich – wie unsere Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile zeigt!

Vorteile:

• Die Informationsaufnahme und -ablage erfolgt in einem Arbeitsschritt.
• Alle erfassten Daten sind unverzüglich digital verfügbar und  an einem Ort gespeichert. So kann bei der Mängelerfassung kein Datenverlust entstehen.
• Über eine zentrale Plattform sind alle Daten und Dokumente jederzeit abrufbar – sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Partner
• Alle wichtigen Dokumente können einfach in unterschiedliche Formate per Mausklick exportiert werden.
• Unkompliziertes und revisionssicheres Weiterleiten Ihrer Mängelliste an alle Projektpartner.

Nachteile:

• Der Umgang mit einem neuen Programm muss geübt werden.
• Die App muss von allen Firmenmitarbeitern akzeptiert werden.
• Sie benötigen geeignete Hardware, wie Tablets oder Smartphones. um die App nutzen zu  können.

Zusammenfassend können wir sagen: Auch wenn Sie sich beim Umstieg auf eine App Mängelliste von dem Leitspruch “Das haben wir schon immer so gemacht” verabschieden müssen – es lohnt sich! Sie erleichtern Ihren Mitarbeitern die Arbeit, sorgen dafür, dass Sie jederzeit den Überblick über den Baufortschritt behalten und schaffen gleichzeitig eine gute Beweislage für Rechtsfragen. Wir würden sagen: Legen Sie los! Damit Sie sich den Prozess in der Praxis vorstellen können, sehen wir uns die Arbeit mit der Mängelliste App abschließend am Beispiel Capmo an.

Capmo App: Mängelliste auf Knopfdruck

Mit Capmo im Gepäck, müssen Sie sich über Ihre Mängellisten keine Sorgen mehr machen. Sie müssen lediglich die Informationen aufnehmen: Den Rest erledigt die App für Sie. Sehen wir uns Schritt für Schritt an, wie Sie mit der Capmo App Mängellisten erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Ticket

Auf der Baustelle angekommen, zücken Sie Ihr Smartphone und legen ein neues Ticket (so heißen in Capmo digitale Vorgänge) an. Insofern Sie digitale Baupläne hinterlegt haben, können Sie das Ticket direkt in Ihrem Plan lokalisieren. Falls Sie eine Art Aufgaben- oder Pendenzenliste erstellen möchten, gelingt dies auch ohne Bauplan.

Sobald Sie das Ticket erstellt haben, können Sie alle Daten einfügen: Schießen Sie ein Foto, wählen Sie den Verantwortlichen aus und setzen Sie die Frist zur Freimeldung der Mängel. Mithilfe der Sprache-zu-Text-Funktion können Sie eine Beschreibung diktieren. Um später leichter nach den Mängeln suchen zu können, legen Sie eine Kategorie fest und vergeben nach Bedarf Stichworte. Fertig!

Schritt 2: Exportieren Sie die Mängelliste

Um mit der Capmo App Mängellisten zu erstellen, wählen Sie nun die gewünschten Tickets aus. Ob all Aufgaben eines, Mängel eines Stockweks oder Mängel, die die Fristüberschreitung: Dank der einheitlichen Datenbasis in der Mängelliste App haben Sie die freie Wahl. Nachdem Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, klicken Sie “exportieren”, aktivieren das gewünschte Format und schon erstellt die Capmo App Mängellisten Ihrer Wahl.

Schritt 3: Versenden Sie die Mängelliste

Um später beweisen zu können, dass Sie das Dokument an Ihre Partner weitergeleitet haben, teilen Sie diese in zwei Schritten direkt über die Capmo App: Mängelliste auswählen, Kontakte selektieren und versenden. Für die Weiterleitung stehen Ihnen alle gängigen Möglichkeiten zur Verfügung – von E-Mail über WhatsApp bis hin zum Ausdruck für Partner, die sich noch nicht von Ihrer Zettelwirtschaft verabschieden möchten.

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