Gratis Mängelanzeige Vorlage zum Ausdrucken

Die Mängelrüge ist auf der Baustelle allgegenwärtig. Im Baustellenstress kann nicht immer alles perfekt laufen. Daher gehen Baumängel unweigerlich mit dem Bauvorgang einher. Um einen Mängel richtig zu rügen, bedarf es Vorsicht und eines geplantes Vorgehens. Worauf es dabei ankommt? Wir verraten Ihnen die wichtigsten Tipps für Ihre Mängelanzeige nach VOB. Darüber haben wir Ihnen ein kostenloses Muster zum Download hinterlegt, das Ihnen die Arbeit erleichtert.

Die Bauabnahme: Der Grundstein für Mängelansprüche

Die Bauabnahme bildet die Grundlage für alle zukünftigen Mängelansprüche. Nach einer gemeinsamen Begehung des Bauwerkes bestätigen Sie bei der Bauabnahme, dass alle Leistungen vertragsgemäß erbracht wurden.  Und es keinen Mangel zu beheben gibt. Die Abnahme der Bauleistung wird im Bauabnahmeprotokoll dokumentiert. Aus diesem gehen auch etwaige Baumängel hervor. Von dem Zeitpunkt der Entdeckung der Mängel an läuft die Frist zur Beseitigung. Der verantwortlichen Unternehmer muss sich also ranhalten!

Für die Bauabnahme sollten Sie sich genug Zeit nehmen und so gründlich wie möglich arbeiten. Warum? Mit der Bauabnahme wird unter anderem die Beweislast umgekehrt. Das heißt im Klartext: Wird drei Monate nach der Bauabnahme ein Sprung im Fliesenboden entdeckt, müssen Sie beweisen, dass dieser von den Handwerkern verursacht wurde. Nur wenn Ihnen das gelingt, tragen diese die Kosten zur Beseitigung des Baumangels. Zu einem späteren Zeitpunkt kann dies durchaus eine Herausforderung werden.

Was ist eine Mängelanzeige nach VOB?

Laut der VOB/B hat die Mängelanzeige den Zweck, den Auftraggeber zu informieren, dass er seine Leistung entsprechend der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit verbessern muss. Die rechtliche Grundlage bildet §13 Absatz 1 VOB/B. Der Paragraph verpflichtet den Auftragnehmer, den entstandenen Mangel innerhalb einer klar definierten Frist zur Beseitigung zu beheben. Und zwar auf eigene Kosten. Solange die Beseitigung nicht auftritt, können keine Ansprüche der Gewährleistung in Kraft treten. Damit Sie sich auf §13 Abs.1 VOB/B berufen können, muss der Baumangel ordnungsgemäß angezeigt werden.

Was ist ein Baumangel?

Um einen Baumangel zu beanstanden, muss dieser zunächst erkannt werden. Hierfür fragen wir uns: Was ist eigentlich ein Baumangel? Ein Baumangel liegt immer dann vor, wenn der „Ist-Zustand“ nicht dem geschuldeten „Soll-Zustand“ entspricht. Das BGB spricht in diesem Fall von einem „Sachmangel“. Das bedeutet: Die Leistung entspricht nicht der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit. Oder: Die Sache eignet sich nicht für ihre gewöhnliche Verwendung. Es versteht sich von selbst, dass aus der Dusche am Ende des Tages heißes und kaltes Wasser fließen soll. Ist dem nicht so, entspricht die reale nicht der vereinbarten Beschaffenheit. Es liegt ein klarer Baumangel vor.

Wurde eine Leistung nicht im gewünschten Soll-Zustand erbracht, ist der Wert des Bauwerks beeinträchtigt. Auftraggeber haben in diesem Fall ein Recht auf die Beseitigung aller Baumängel. Durchführen muss dies das ausführende Bauunternehmen oder der Subunternehmer, der dafür verantwortlich ist. Die Voraussetzung hierfür ist, dass die Mängelbeseitigung vor Ablauf der Mängelanspruchsfristen schriftlich eingefordert wurde. Der Countdown für die Fristen zur Beseitigung startet mit der offiziellen Bauabnahme.

Mängelrüge vs. Mängelanzeige

Zwei Begriffe, eine Bedeutung: Wenn es um Baumängel geht werden die Wort "Mängelrüge" und "Mängelanzeige" häufig wild durcheinander gewürfelt. Auch wenn sie ähnliche Ziele verfolgen, sind sie durchaus zu unterscheiden.

Das gemeinsame Ziel: die Anzeige von Mängeln

Der begriffliche Unterschied ergibt sich aus dem BGB und der VOB: Das BGB spricht von der „Mängelrüge“, während Sie in der VOB die „Mängelanzeige“ finden werden. Sowohl bei einer Mängelrüge als auch bei einer Mängelanzeige handelt es sich um eine schriftliche Auflistung von Baumängeln. Diese wird an den Auftragnehmer mit einer Frist zur Beseitigung beziehungsweise Nachbesserung geschickt. Der Gesetzgeber gibt dem Unternehmen damit die Chance, seinen Fehler auszubügeln. Er erhält so eine zweite Chance die Leistung so zu erbringen, dass sie die vereinbarte Beschaffenheit aufweist, frei von Sachmängeln ist und sich zum vertragsgemäßen Gebrauch eignet.

Sie sehen: Inhaltlich finden sich zwischen Mängelrüge und Mängelanzeige kaum Unterschiede. Auch die Anforderungen und Voraussetzungen entsprechen sich zum Großteil. Beide Begriffe sind sich außerdem einig, dass eine sorgfältige Mängeldokumentation das A und O ist. Nur indem Sie die Mängel samt aller Informationen sorgfältig dokumentiert werden, sind Sie im Streitfall auf der sicheren Seite.

Der Unterschied liegt im Anwendungsfall

Unterschiede zwischen der VOB-Mängelanzeige und der Mängelrüge nach dem BGB finden sich lediglich in der Anwendung. Bauverträge sind meist auf Basis der VOB/B geschlossen. Daher gilt bei Baumängeln meist der zweite Teil der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Die Mängelrüge brauchen Sie in erster Linie für private Zwecke. Typische Fälle sind Wohnungsübergaben nach §535 BGB oder Käufe nach §433 BGB.

Die Mängelanzeige ist eine Maßnahme zum Schutz von Mietern – und letztendlich zum Schutz der Mietsache. Ist in einer Mietwohnung ein Mangel aufgetreten, kann die benachteiligte Partei die Miete unter Vorbehalt einbehalten oder eine Mietminderung geltend machen, wenn die Mietsache gegen eine nicht vorhergesehene Gefahr erforderlich geschützt wurde. Auch hier gilt jedoch die Voraussetzung: Es muss der Mieter den Mangel mithilfe einer Mängelrüge anzeigen und eine angemessen Frist setzen, in dem der Mangel der Mietsache behoben werden kann.

Wie lange ist die Verjährungsfrist für Mängelansprüche?

Selbst wenn Sie nach der Bauabnahme beweisen können, dass der Baumangel auf das Konto Ihrer Auftragnehmer geht, kann es schon zu spät sein. Je nachdem auf welcher rechtlichen Grundlage Ihr Bauvertrag basiert, greifen die Gewährleistungsfristen von 5 Jahren (laut BGB) beziehungsweise 4 Jahren (laut VOB). Liegen Sie innerhalb der jeweiligen Frist, haben Sie Anspruch auf Beseitigung beziehungsweise Nachbesserung.

Was gilt bei versteckten Mängeln?

Baumängel sind nicht immer sofort erkennbar. Besonders im Fall von versteckten Mängeln ist die Entdeckung des Mangels eine Herausforderung. Viele Bauunternehmen stützen sich deshalb auf die Behauptung, dass die Gewährleistung bei versteckten Mängeln nicht eintreten kann. Sollte Ihnen ein Projektpartner mit dieser Ausrede begegnen, können Sie ihn mit bestem Gewissen eines Besseren belehren. Sowohl im Sinne des BGB als auch im Sinne der VOB/B gilt ganz klar: Eine Leistung, die nicht die vereinbarte Beschaffenheit aufweist, ist ein Baumangel – und diesen gilt es zu beheben. Egal ob sofort erkennbare, verdeckte oder versteckte Mängel: Nach der Entdeckung des Mangels beginnt die Gewährleistung und gegebenenfalls die Frist zur Beseitigung.

Aufgepasst! Beseitigen Sie den Baumangel auf gar keinen Fall selbst. Gehen Sie den formellen Weg einer schriftlichen Mängelanzeige! So sorgen Sie dafür, dass der Mangel vom verantwortlichen Unternehmer beseitigt wird. Andernfalls ist nicht mehr nachvollziehbar, wer ursprünglich für den Mangel verantwortlich war.

Rügefrist bei versteckten Mängeln

Eine Rügefrist ist eine Frist, bei der ein Vertragspartner beispielsweise einen Mangel innerhalb einer bestimmten Zeit rügen muss. Das bedeutet, dass die erbrachte Leistung nicht den vertraglich vereinbarten Anforderungen entspricht oder einen Fehler aufweist. In diesem Fall spricht man auch von einer Mängelrügefrist. Durch die Mängelrügefrist wird die Möglichkeit gegeben, den Mangel zu beseitigen und die Ursache dafür zu klären. Die Rügefrist stellt somit sicher, dass Gewährleistungsansprüche im Vertragsrecht eingehalten werden.

Bei der Mängelrügefrist gilt grundsätzlich: Baumängel müssen sofort gemeldet werden, sobald man sie entdeckt hat. Jedoch kann man manchmal Mängel nicht gleich melden, weil sie am Anfang noch gar nicht sichtbar sind. 

Laut BGB/HGB beträgt die Mängelrügefrist bei versteckten Mängeln in der Regel zwei Jahre ab Entdeckung des Mangels (vgl. § 438 BGB). Der Käufer oder Auftraggeber hat also zwei Jahre Zeit, um den Verkäufer oder Auftragnehmer über einen versteckten Mangel zu informieren. Wird der Mangel innerhalb dieser Frist gerügt, kann der Käufer oder Auftraggeber noch Ansprüche geltend machen. Wird die Rügefrist jedoch versäumt, verfallen die Gewährleistungsansprüche. Außerdem können keine Reparaturen oder Ersatzlieferungen verlangt und auch nicht vom Kaufvertrag zurückgetreten werden. Ebenso kann kein Schadensersatz mehr verlangt werden.

Was muss die Mängelanzeige nach VOB beinhalten?

Sobald Sie den Ist-Zustand digital dokumentiert und eine Differenz zum Soll-Zustand festgestellt haben, gilt es die schriftliche Mängelanzeige zu verfassen.

In der Mängelanzeige listen Sie alle gefundenen Baumängel auf und beschreiben diese ausführlich. Im Idealfall stellen Sie die Mängel technisch genau dar. Die Ursachen müssen Sie dabei nicht nennen. Der Gesetzgeber möchte es dem Auftraggeber so leichter machen und ihn von der Ursachenforschung befreien. Nichtsdestotrotz: Insofern Sie die Ursachen ohne größeren Aufwand bestimmen können, ist es hilfreich dies zu tun. Es trägt sicherlich zur effizienten Kommunikation bei.

Diese Auflistung aller Mängel und der Gegenstände, die diese Mängel aufweisen, lassen Sie nun in Form einer offiziellen Mängelanzeige dem Auftragnehmer zukommen. Vergessen Sie auf keinen Fall, eine angemessene Frist zur Beseitigung der Mängel einzufügen! Für Gewöhnlich können Sie fordern, dass der Unternehmer den Mangel binnen 14 Tagen beseitigt. Darüber hinaus bietet es sich an, eine Drohung für den Fall des Versäumnisses dieser Frist auszusprechen. Hierfür können Sie eine zweite Frist setzen.

Androhen können Sie beispielsweise:

• Den Entzug des Auftrages während der Bauphase.
• Die Selbst- oder Ersatzvornahme der Mangelbeseitigung zu Kosten des Arbeitnehmers.
• Anspruch auf Schadensersatz

Welche dieser Optionen Sie im Ernstfall in die Tat umsetzen, müssen Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht entscheiden. Eine klare Ansage ist nach §13 VOB/B erst erforderlich, wenn aus der Drohung Realität würde.

Damit Sie all diese Informationen nicht vergessen, ist es hilfreich ein Muster als praktische Vorlage zu Hilfe zu nehmen. Dieses fungiert als Art Checkliste, die Sie daran erinnert, welche Daten Sie in das Dokument einfügen müssen.

Angemessene Frist zur Mängelbeseitigung

Es kommt immer wieder vor, dass sich Bauherren und Auftragnehmer fragen, wie lange die Frist für die Behebung von Baumängeln eigentlich ist. Leider gibt es keine festgelegte Mängelbehebungsfrist, da jeder Mangel am Bau unterschiedlich ist. Eine schnelle Korrektur kleinerer Mängel ist oft innerhalb weniger Stunden möglich, während schwerwiegendere Mängel eine längere Nacharbeit erfordern und sogar die Statik des gesamten Gebäudes beeinträchtigen können. Es ist daher wichtig, bei der Fristsetzung für die Mängelbeseitigung immer den spezifischen Mangel zu berücksichtigen und dabei vernünftig zu handeln.

Wirft man einen Blick in die Gesetzesbücher, soll eine „angemessen“ Fristsetzung vergeben werden. Doch welcher Zeitraum wird als eine angemessene Frist betrachtet? In der Regel wird eine Frist von 14 Tagen als angemessen betrachtet, aber bei kleineren Mängeln kann auch eine kürzere Frist ausreichend sein. Bei schwerwiegenden Problemen ist es möglich, die Frist auf mehrere Wochen oder Monate auszudehnen. Auch die Vorbereitungszeit und besondere Umstände müssen berücksichtigt werden, wie zum Beispiel Lieferzeiten für zusätzliches Material. Es ist also wichtig, eine realistische Frist zu setzen, um eine erfolgreiche Mängelbeseitigung zu gewährleisten.

Wie versende ich eine Mängelanzeige nach VOB?

Sobald die Mängelanzeige verfasst ist, lassen Sie diese beweissicher dem verantwortlichen Auftragnehmer zukommen. Hierzu bedarf es nach wie vor der vertraglichen Schriftform nach §126 BGB. Viele Gerichtsurteile bestätigen, dass eine E-Mail für die Mängelanzeige nicht zulässig ist.

Versenden Sie den Brief bestenfalls per Einschreiben mit Rückschein. So gehen Sie sicher, dass der Arbeitnehmer den Brief auch wirklich erhalten hat. Gleichzeitig schützen Sie sich vor der Behauptung, dass Ihr Brief auf dem Postweg verschollen sei. Denn per Einschreiben verschickt, muss der Empfänger den Erhalt der Sendung mit seiner Unterschrift bestätigen.

Keine Reaktion auf Ihren Brief?

Sie haben Ihren Mangel ordnungsgemäß nach §13 Abs. 1 VOB/B bei Ihrem Auftragnehmer angezeigt. Aber dieser zeigt keine Reaktion auf Ihre Mängelanzeige? Gut, dass Sie den Brief per Einschreiben versendet und Ihren Rückschein zur Hand haben. So können Sie beweisen, dass dieser die Mängelanzeige erhalten hat.

Ihnen bleiben nun die folgenden Optionen:

• Geld einbehalten: Während der Bauphase haben Sie das Recht, einen Teil der Rechnung nicht zu bezahlen, bis der Mangel behoben ist. Ein angemessener Betrag ist hier in etwa die zweifache Höhe der Kosten für die Mängelbeseitigung.
• Nachfrist setzen: Da der Arbeitnehmer Ihre erste Frist ignoriert hat, können Sie schriftlich eine zweite Frist setzen. Auch diese Nachfrist sollte in Anbetracht des Mangels angemessen sein.

Verstreicht auch die zweite Frist ohne eine Rückmeldung, haben Sie nach §13 VOB/B folgende Optionen:

• Selbstvornahme: Sie können einen anderen Unternehmer mit der Mängelbeseitigung beauftragen. Die Kosten dürfen Sie Ihrem ursprünglichen Auftragnehmer in Rechnung stellen.
• Vergütung mindern: Sie haben das Recht, die Vergütung Ihres Auftragnehmers zu mindern.
• Rücktritt: Bei erheblichen Mängeln können Sie vom Vertrag zurücktreten.
• Schadensersatz: Sind Ihnen finanzielle Verluste beziehungsweise Mehraufwendungen durch die Verzögerung entstanden, können Sie diese dem Auftragnehmer in Rechnung stellen.

Gratis für Sie: das VOB Mängelanzeige Muster zum gratis Download

Sie wissen nun, was zu tun ist, wenn ein Mangel aufgetreten ist. Welche Informationen in eine VOB Mängelanzeige gehören, haben wir uns ebenso im Detail angesehen. Nun gilt es zu klären, wie der Brief aussehen muss, damit er die Anforderungen an eine Mängelanzeige erfüllt. Doch wir haben eine gute Nachricht: Anstatt Ihnen die Formalien zu erklären, haben wir ein Mängelanzeige VOB Muster erstellt. Diesen können Sie sich kostenlos herunterladen und mit Informationen füllen. So wird das Mängelmanagement zum Kinderspiel!