Baubesprechung: So gelingt Ihr nächster Jour fixe

Eine Baubesprechung ist fester Bestandteil der Bauausführung. Sie ist ein zentrales Mittel der Bauüberwachung und gemäß der HOAI eine Grundleistung der Objektüberwachung. Regelmäßige Abstimmungen wie der Jour fixe haben das Ziel, die am Bauprojekt beteiligten Planer, Unternehmensvertreter und die Bauaufsicht an einen Tisch zu bringen um den Bauablauf abzustimmen. Anstatt erfolgreich und effizient sind Baubesprechungen jedoch häufig nervtötend und zeitraubend. Leiten Sie den Jour fixe oder die wöchentliche Baubesprechung mit dem Bauherr jedoch mit Struktur und Disziplin, wird der Termin zum Erfolg. Wir zeigen Ihnen, wie Ihnen dies gelingt!

Capmo-Tipp: Damit Sie nicht länger Zeit für Notizen & Excel Tabellen verschwenden, haben wir eine praktische Jour fixe Vorlage für Sie erstellt. Einfach herunterladen und beim nächsten Jour fixe Zeit sparen.

Warum scheitern so viele Baubesprechungen?

Gründe, die zum Scheitern einer Baubesprechung führen, sind so vielseitig wie das Bauprojekt selbst. Diese drei Ursachen sorgen in vielen Fällen dafür, dass Ihre Partner den Jour fixe gähnend und kopfschüttelnd verlassen.

Stundenlange Besprechungen ohne Ziel

Der Name lässt keine Zweifel offen: Eine Besprechung hat den Zweck, wichtige Dinge zu besprechen. Der Fokus soll dabei jedoch nicht auf dem Punkt “besprechen” sondern dem Element “wichtige Dinge” liegen. Denn Baubesprechungen sind nicht zum Plausch über Gott und die Welt sondern zur Planung des Projektablaufs gedacht.

Die Ein-Mann-Show

Nur wenn alle am Bau beteiligten Hand in Hand arbeiten, kann ein Bauprojekt erfolgreich werden. Gleiches gilt auch für die Baubesprechung sowie für die Bauablaufbesprechungen: Ziel ist nicht, dass eine Firma ihre Gedanken kundtut und alle anderen zuhören. Vielmehr soll ein gemeinsamer Austausch stattfinden, die Planung abgestimmt und etwaige Probleme geklärt werden.

Mehr Streit als Gespräch

Der Ton am Bau ist meist rau, Konflikte an der Tagesordnung. Auch wenn die Zusammenarbeit ab und an zur Herausforderung wird, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie am Ende auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten: Den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Ziellose Streitereien sind Fehl am Platz – vor allem bei Besprechungen. Nicht umsonst gelten Baubesprechungen als Stimmungsbarometer für das gesamte Bauprojekt: Wer hier kooperiert, entpuppt sich häufig auch im Arbeitsalltag als guter Teamplayer.

Aus diesen und vielen weiteren Gründen können Baustellenbesprechungen scheitern. Die gute Nachricht: Sie müssen es nicht. Mit ein paar Tricks sorgen Sie dafür, dass Ihre Jour fixes und alle anderen Besprechungen am Bau für alle Beteiligten erfolgreich ablaufen.

Die 10 Gebote der Baubesprechung

Schon mit ein, zwei kleinen Änderungen, der ein oder anderen Regel und Disziplin schaffen Sie die größten Herausforderungen bei Jour fixe und Co. aus dem Weg und können den nächsten Jour fixe effizient gestalten. Welche das sind? Die 10 Gebote der Baubesprechung bringen die wichtigsten Tricks und Tipps für bessere Baubesprechungen auf den Punkt.

Kleine Veränderungen mit großer Wirkung: Die 10 Gebote der Baubesprechung helfen Ihnen den nächsten Jour fixe effizient zu gestalten, Ihre Abstimmungen und damit die Zusammenarbeit am Bau zu verbessern – und das bereits ab dem ersten Termin bei der Bauablaufbesprechung. Aber wissen Sie, wie es noch leichter geht? Richtig: Mit einer intuitiven Software, die Ihnen den kompletten Schreibkram abnimmt.

Erfolgreichere Baubesprechungen mit digitalen Prozessen

Wie in unseren 10 Geboten für erfolgreiche Baubesprechungen klar geworden ist, scheitern Baubesprechungen meist an der Vorbereitung oder der enormen Schreibarbeit. Beide Bereiche können Sie vereinfachen, indem Sie Ihren Bauablauf digital steuern. Das bedeutet, dass Sie sich von Stift, Papier und Office-Programmen verabschieden und stattdessen eine Software mit Jour fixe-Funktion einsetzen. Eine solche Software erleichtert Ihnen das Anlegen, Ausfüllen und Versenden Ihres Baustellenprotokolls und bietet eine Reihe weiterer Vorteile:

Alle offenen Angelegenheiten im Blick

Kein Jour fixe geht ohne neue Aufgaben aus. In einer intuitiven Baustellenprotokoll Software wie Capmo dokumentiert, haben Sie und die Partner jegliche offenen Punkte und den Projektfortschritt im Blick. Um die Beteiligten zu informieren, müssen Sie als Bauleiter nicht erst im Jour fixe lange diskutieren, sondern können ganz einfach die offenen Punkte aufrufen und neue Aufgaben zuweisen.

Berichte & Bau Protokolle per Klick

Während des Jour fixe-Termins gibt es meist einen Auserwählten, der das Protokoll erstellen darf. Diese Ehre kommt häufig dem Bauleiter zugute. Auch hierbei unterstützen Sie digitale Tools mit Protokollfunktion enorm. Sie nehmen die einzelnen besprochenen Themen und Informationen parallel zu den Besprechungen sehr viel schneller auf. Mit einer klaren Dokumentation ersparen Sie sich aufwendige Nacharbeiten durch sonst langes Abtippen. Nach dem Termin generieren Sie per Klick einen Export und halten Ihr Protokoll ganz ohne Formatieren in den Händen. Ohne zusätzlichen Aufwand kann das fertige Baustellenprotokoll zudem in einem Klick per E-Mail an alle Anwesenden und Beteiligte verschickt werden.

Erfolgreich zusammenarbeiten

Der eine mit dem Fax, der andere per Telefon: Die Kommunikation am Bau hat oft viele Wege. Die Folge sind meist lange Abstimmungsprozesse und zahlreiche Missverständnisse – die dann später bei der Baubesprechung wieder ausgebügelt werden müssen. Beugen Sie dem vor, indem Sie Ihre Kommunikation an einem Ort bündeln und digital mit Ihren Partnern kommunizieren. Neben der enormen Ersparnis von Zeit und Nerven, profitieren Sie damit auch von einer rechtssicheren Datenlage, die Ihnen nicht nur in der Gewährleistung zugute kommt.

So einfach geht’s mit der Capmo Besprechungen-Funktion

Lassen Sie die langwierigen Dokumentation rund um Ihre Baubesprechung hinter sich. Setzen Sie dagegen auf ein klares Informations- und Aufgabenmanagement mit dem digitalen Baustellenprotokoll. Sie sind neugierig geworden, wie schnell das Protokollieren von der Hand gehen kann? Dann nutzen Sie jetzt die Gelegenheit und testen Sie Capmo 14 Tage kostenfrei. Neben dem Jour fixe-Protokoll können Sie selbstverständlich auch alle anderen Funktionen, die Capmo für das digitale Baumanagement entwickelt hat, ganz unverbindlich ausprobieren.