Baustellendokumentation: 7 Zeichen, dass Sie Zeit verschwenden
Expertin Baubranche
4.8.2021
"Da nun mehr Zeit und mehr Möglichkeiten für die Baudokumentation zur Verfügung stehen, wird auf meiner Baustelle mit Capmo nicht nur schneller sondern auch besser dokumentiert."
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Capmo für GeschäftsführerDa jede Arbeitsstunde bares Geld kostet, ist die Arbeitszeit auf Baustellen eng getaktet. Jede zusätzliche Aufgabe ist Bauleitern ein Dorn im Auge, jede Möglichkeit, um Zeit zu sparen, gern gesehen. Die Baustellendokumentation ist beispielsweise so eine Pflicht, die schnell einmal mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann. Doch wir haben eine gute Nachricht: Mit ein paar Tricks geht’s schneller – und Sie sparen wertvolle Zeit für Ihre eigentliche Arbeit.
7 Zeichen, dass Sie Ihre Baustellendokumentation verbessern müssen
Gefangen im Alltagstrott ist häufig keine Zeit für Veränderung. Das Problem: Wenn Sie nichts ändern, gefährden Sie den Projekterfolg – oder schmälern zumindest die Zahl unter dem Bilanzstrich. Diese 7 Zeichen zeigen Ihnen, dass Sie zu viel Zeit mit Ihrer Baustellendokumentation verbringen.
Überzeugen Sie sich von der digitalen Baustellendokumentation!
Das waren die 7 typischen Anzeichen, die Ihnen zeigen, dass Sie zu viel Zeit mit der Baustellendokumentation verbringen. Die ein oder andere Vorgehensweise kennen Sie aus Ihrem eigenen Arbeitsalltag? Dann machen Sie sich das Leben leichter – und digitalisieren Sie Ihre Baustellendokumentation!
Indem Sie eine Baudokumentation App verwenden, reduzieren Sie Ihren Aufwand bei der Informationsaufnahme und sparen sich die Nacharbeit im Büro. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Sie Vorgänge vollständig und nachvollziehbar dokumentieren. Nicht nur Ihr Auftraggeber, sondern auch Ihr Geschäftsführer und Ihr gutes Gewissen werden Ihnen die strukturierte Dokumentation des Bauablaufs danken. So geht moderne Baustellendokumentation heute!
Zeit & Geld sparen
Anstatt stundenlange Notizen abzutippen oder Berichte zu formatieren, können Sie sich mit der digitalen Baudokumentation aufs Wesentliche konzentrieren. So sparen Sie wertvolle Zeit und Geld im Bauablauf.
Alle Informationen an einem Ort
Indem Sie mit einer Baustellendokumentation Software arbeiten, speichern Sie alle Informationen an einem Ort. So ist Ihr Bauablauf jederzeit nachvollziehbar. Auch bei Rückfragen haben Sie jederzeit eine Antwort parat.
Erfolgreich zusammenarbeiten
Alle Kollegen an einem Ort: Bringen Sie Ihre Partner digital zusammen und beugen Sie Missverständnissen effizient vor!
Sie möchten sich selbst von den Vorteilen der Baustellendokumentation Software überzeugen? Capmo können Sie 14 Tage ohne Risiko und mit allen Funktionen testen.
Freuen Sie sich auf mehr Spaß an der Arbeit, weniger Nacharbeit im Büro und endlich wieder Zeit für Familie, Freunde und Freizeit.
Das Wichtigste in Kürze:
- Mit einer umfassenden Baudokumentation können Sie während und nach Abschluss des Bauprojekts nachvollziehen, wie ein Sachverhalt abgelaufen ist.
- Die Dokumentation der Baustelle spielt besonders dann eine wichtige Rolle, wenn es nach Abschluss des Bauprojekts zu Auseinandersetzungen kommt. Mit einer guten Baustellendokumentation können Sie Rechtsstreitigkeiten von Anfang an vermeiden.
- Diese 7 typischen Anzeichen zeigen Ihnen, dass Sie zu viel Zeit mit der Baustellendokumentation verbringen. Mit einer Baudokumentation App reduzieren Sie Ihren Aufwand bei der Informationsaufnahme und sparen sich die Nacharbeit im Büro.
Die Fotodokumentation am Bau sorgt dafür, dass Baumängel und Notizen nicht nur inhaltlich beschrieben, sondern auch mit Beweisfotos dokumentiert sind. Sie kennen es bestimmt von Ihren eigenen Begehungen: Um jeden Vorgang so aufzunehmen, dass er später wiedergefunden wird, schießen Sie beim Gang über die Baustelle unzählige Fotos. Wenn Sie hierfür Ihre Digitalkamera oder Ihr Smartphone verwenden, finden Sie sich nach der Begehung im Büro wieder, um tausende Fotos zu sortieren und abzulegen. Eine Arbeit, die viel Zeit frisst – und leicht ersetzt werden kann.
Indem Sie Ihre Baustelle mobil mit einer Baudokumentation App dokumentieren, wickeln Sie die Fotodokumentation ganz nebenbei ab. Die Fotos sind zusammen mit allen wichtigen Informationen zu einem Vorgang in einem Ticket gespeichert und exakt im digitalen Bauplan verortet. So bleiben keine Fragen offen, es drohen keine Fehler durch falsche Zuordnungen und Sie sparen sich jegliche Nacharbeit im Büro.
Capmo-Tipp: Martin Kerkhof, Geschäftsführer von BPH, spart mit der digitalen Fotodokumentation über 1 Stunde pro Tag – im Interview erfahren Sie wie!
Vorgänge auf der Baustelle aufzunehmen, ist nur der erste Schritt: Damit diese der digitalen Bauakte zugeordnet und an den Bauherrn weitergeleitet werden können, muss die Baustellendokumentation in Form gebracht werden. Die Formatierung von händischen Informationen oder OneNote Notizen in Word oder Excel kann ganz schön mühsam sein. Außerdem kostet sie Unmengen an Zeit, die Sie an anderer Stelle mit Sicherheit besser einsetzen können.
Eine Baudokumentation App nimmt Ihnen diese Arbeit ab: Ihre Baustellendokumentation ist digital gespeichert und kann nach Belieben von Ihnen gefiltert werden. Sobald Sie die gewünschten Informationen ausgewählt haben, erstellen Sie versandfertige Berichte und Protokolle mit einem Klick. Professionell formatiert und mit Ihrem Logo versehen, kann sich Ihre digitale Baustellendokumentation bei Ihrem Auftraggeber sehen lassen. Und glauben Sie uns: Er wird es Ihnen danken.
Stellen Sie sich vor, Ihr Bauprojekt ist in vollem Gange und Sie müssen eine Frage zu einem Vorgang in der Anfangsphase beantworten. Was schätzen Sie, wie schnell Sie die richtigen Unterlagen finden? Falls Sie mehr als 2 Minuten benötigen, ist die Sache klar: Es dauert zu lang. Als Bauleiter oder bauleitender Architekt haben Sie die Pflicht, den Baufortschritt zu überwachen und im Blick zu haben. Um zu beweisen, dass Sie der Bauüberwachungspflicht sorgfältig nachgehen, müssen Sie bei Rückfragen Ihrer Partnerfirmen oder des Bauherrn sofort eine Antwort parat haben. Wenn Sie dann erst stundenlang dicke Ordner durchsuchen müssen, erweckt das nicht unbedingt einen professionellen Eindruck.
Wer mit einer digitalen Bauakte arbeitet, ist dabei klar im Vorteil: In der Baudokumentation App sind alle Unterlagen jederzeit griffbereit. Da die Informationen mit Schlagworten versehen sind, finden Sie Vorgänge in Sekundenschnelle wieder. So haben Sie bei jeglichen Anliegen Ihrer Partner immer eine Antwort parat – und können jederzeit beweisen, dass Sie Ihren Aufgaben mit größter Sorgfalt nachgegangen sind.
Die Baustellendokumentation ist die eine, das Bautagebuch die andere Sache, die Bauleitern den letzten Nerv kostet. Jeden Tag aufs Neue die gleichen Informationen aufnehmen und in ein vorzeigbares Format bringen? Dafür haben viele Bauleiter im Arbeitsalltag schlichtweg keine Zeit. Und “vergessen” so mehr oder weniger freiwillig das Bautagebuch. Das einzige Problem: Gemäß der HOAI gibt es eine Bautagebuch Pflicht. Auf das Bautagebuch zu verzichten, ist daher keine gute Idee. Spätestens bei Gewährleistungsfragen kann Sie dieses Versäumnis teuer bezahlen lassen.
Wenn Ihnen die Zeit fehlt, ein Bautagebuch zu führen, sollten Sie es nicht einfach nicht führen: Sie sollten sich vielmehr überlegen, wie Sie sich diese Arbeit leichter machen können. Eine Bautagebuch Software steht Ihnen dabei tatkräftig zur Seite. Da Sie die Informationen digital gespeichert haben, lassen diese sich ganz einfach in den jeweiligen Bautagebuch-Eintrag übertragen. Das digitale Bautagebuch von Capmo vervollständigt Ihre Bautagesberichte außerdem automatisch mit wiederkehrenden Daten wie den Firmen vom Vortag. Auch das Wetter wird automatisch eingefügt. So minimieren Sie Ihren Aufwand und Sie können Ihrer Bautagebuch Pflicht besten Gewissens nachgehen.
Capmo-Tipp: Lesen Sie im Interview mit Bauleiter Udo Zajac, wie das Ingenieurbüro Timmer Reichel mit dem digitalen Bautagebuch in Capmo einen Rechtsstreit verhindern konnte.
Es klingt nach einem verlockenden Plan: Sie gehen im Büro Ihrer Arbeit nach und Ihr Praktikant / Ihre Praktikantin geht auf der Baustelle Ihren Überwachungspflichten nach. Wenn Sie einen extrem zuverlässigen Mitarbeiter haben, auf den Sie sich zu 100% verlassen können, mag dieser Plan durchaus aufgehen. Doch vergessen Sie nicht: Ein(e) Praktikant(in) verdient mit der Tätigkeit bei Ihnen nicht seinen/ihren Lebensunterhalt. Und muss bei Gewährleistungsfragen nicht seinen / ihren Kopf hinhalten. Das Engagement könnte sich daher im Zweifel in Grenzen halten – und der schnelle Abschluss der Aufgabe größer geschrieben werden als Sorgfalt und Genauigkeit. Darüber hinaus stehen Sie bei Rückfragen vor der Problematik, dass Sie sich auf die Arbeit eines Dritten verlassen müssen. Können Sie Vorgänge aus dem Stegreif erklären, wenn Sie diese nicht selbst dokumentiert haben? Wir sind uns dessen nicht sicher…
Die Baustellendokumentation aus Zeitgründen an einen Praktikanten auszulagern, halten wir deshalb für keine gute Idee. Das Risiko für Sie und Ihren Auftrag ist schlicht und einfach zu groß. Überlegen Sie sich lieber, wie Sie die Baustellendokumentation so abwickeln, dass Sie diese in Ihren Arbeitsalltag integrieren können. Indem Sie mit einer Baudokumentation App arbeiten, haben Sie ein leichtes Spiel. Die App haben Sie bei der Begehung immer in der Tasche und so Ihre wichtigsten Unterlagen stets griffbereit. Fällt Ihnen ein Mangel auf, so zücken Sie schnell Ihr Smartphone und dokumentieren den Vorgang samt allen Informationen, Fotos und exakter Verortung im Plan. Capmo-Kunden benötigen für die Dokumentation eines Vorgangs weniger als 1 Minute. Und sorgen so in unter 1 Minute für Rechtssicherheit am Bau.
Die Baustellendokumentation zählt zweifellos zu den unbeliebten Aufgaben eines Bauleiters. Wir hören daher immer wieder, dass die Baustellendokumentation erst dann angefertigt wird, wenn der Bauherr oder der Auftraggeber diese aktiv einfordert. Nicht nur, weil die HOAI Sie zur Dokumentation Ihrer Bauprojekte verpflichtet, müssen wir Ihnen leider sagen: Das ist keine gute Idee. Auch in Ihrem Sinne sollten Sie die Baustellendokumentation lückenlos im Laufe des Bauprojekts führen. Im Nachhinein können Vorgänge oft nur schwer rekonstruiert werden. Und Sie Ihre einwandfreie Leistung im Zweifel nicht beweisen.
Verabschieden Sie sich deshalb schnell von der Idee, die Baustellendokumentation erst auf Nachfrage zu erstellen. Suchen Sie sich lieber einen Weg, der Baudokumentation Pflicht nachzugehen, ohne, dass Sie Ihren Feierabend opfern müssen. Schnell und einfach geht die Baudokumentation mit einer App: Auf Ihrem Smartphone installiert, ermöglicht Ihnen die App eine mobile Baustellendokumentation, die Sie während der Begehung abwickeln können. Da Sie alle Informationen vollständig aufgenommen haben, haben Sie im Nachhinein keine Zusatzarbeit mehr – und können Ihren Feierabend genießen.
Capmo-Tipp: In unserem eBook “38-Stunden Bauleitung” verraten wir Ihnen noch mehr Tricks, mit denen Sie sich Ihren Feierabend sichern können.
Vorgänge auf der Baustelle zu dokumentieren ist erst der erste Schritt zur Baudokumentation. Damit Sie mit den Unterlagen arbeiten können, müssen diese strukturiert abgelegt sein. Das bedeutet: Ihre Baustellendokumentation besteht nicht nur aus losen Papier-Dokumenten, in denen nicht mal Sie sich zurechtfinden. Bestenfalls haben die Unterlagen ein Inhaltsverzeichnis, mit dem Sie beweisen können, dass Sie alle nötigen Informationen beisammen haben. Sie denken sich nun: Die Informationsbeschaffung an sich dauert schon viel zu lange, da haben Sie bestimmt keine Zeit mehr, um diese zu sortieren? Dann lautet die ganz einfache Lösung des Problems: Dokumentieren Sie Ihr Bauprojekt von Beginn mit Struktur. Dies gelingt mit einer digitalen Baustellendokumentation.
Indem Sie Ihre Informationen digital aufnehmen, sind diese automatisch mit Datum sowie Zeitstempel versehen und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Professionell formatierte Exporte und Berichte generieren Sie per Mausklick. Chronologisch gespeichert gehört Dokumentations-Chaos mit der digitalen Baustellendokumentation der Vergangenheit an – und das ohne, dass Sie nochmal Hand anlegen müssen.
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