Bautagebuch Software – 5 Funktionen, die Ihr Programm haben muss

Unübersichtlich, zeitaufwendig und – im schlimmsten Fall – unvollständig: Bautagebücher zu führen, ist für die meisten Bauleiter eine lästige Pflichtaufgabe. Sie gehören auch dazu? Kein Wunder! Schließlich rückt Ihr Feierabend in weite Ferne, wenn Sie stundenlang handschriftlich notierte Daten abtippen, Mängellisten erstellen und E-Mails beantworten müssen. So ist es durchaus nachvollziehbar, dass sich bei diesem Arbeitsschritt oft Fehler einschleichen. Fehler, die bauleitenden Architekten und Bauleitern spätestens in der Gewährleistungsphase teuer zu stehen kommen können.

Treten Mängel auf, ist die Bauleitung in der Nachweispflicht. Wenn Sie eine nachvollziehbare, lückenlose Baudokumentation vorlegen können, koordinieren Sie nicht nur die Mängelbeseitigung besser: Sie minimieren auch Ihr Haftungsrisiko. Wie das gelingt? Mit einer Bautagebuch Software. Wie das in der Praxis aussieht, sehen wir uns im Folgenden an.

Daten & Fakten zum Bautagebuch

Was ist ein Bautagebuch? Das Bautagebuch dient dazu, den täglichen Status Quo des Bauprojekts mit allen wesentlichen Einzelheiten zuverlässig und beweiskräftig festzuhalten. So hilft es einerseits dem Auftraggeber zu sehen, was auf der Baustelle vor sich geht. Andererseits hilft es Ihnen Ihre einwandfreie Arbeit beweissicher zu dokumentieren. Dass das Bautagebuch ein unerlässliches Werkzeug in der Baudokumentation ist, verrät uns ein Blick auf die Inhalte.

Was steht in einem Bautagebuch?

Welche Daten in einem Bautagebuch enthalten sein müssen, erklärt das Formblatt 411. Die VOB konforme Vorlage fasst alle zwingenden sowie regelmäßigen Daten zusammen. Die wichtigsten Punkte sind die Folgenden:

• Arbeitsfortschritt, Beginn und die Fertigstellung von Bauarbeiten
• Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter vor Ort (nach Gewerken, Gehalts- und Lohngruppen)erbrachte Leistungen der ausführenden Unternehmen
• Wetter-, Temperatur- und Windverhältnisse vor Ort
• Aushändigung von Ausführungsunterlagen
• Anordnungen zur Bauausführung, Weisungen und Zusatzaufträge
• Anlieferung von Stoffen und Bauteilen
• Bau-Großgeräte: Zugang, Dauer, Einsatz und Abgang
• Mängel und zuständige Gewerke
• Um die Bautagebuch Inhalte zu verdeutlichen, ergänzen viele Experten ihre Unterlagen um persönliche Notizen und eine Fotodokumentation.

Der Unterschied zwischen Bautagebuch und Bautagesbericht

Im Bautagebuch sind die Daten eines jeden Tages auf der Baustelle dokumentiert. Für Gewöhnlich erfolgt die Erstellung und Verwaltung der Dokumente zwar täglich: Für den Versand wird dann jedoch die PDF Datei zusammengefasst und gesammelt an die verantwortlichen Parteien weitergeleitet. Falls Sie Ihr Auftraggeber somit nach Tagesberichten oder Wochenberichten fragt, müssen Sie sich nicht wundern: Er meint das gleiche, jedoch in Bezug auf einzelne Zeitabschnitte.

Ist ein Bautagebuch Pflicht?

So können wir bereits an dieser Stelle zusammenfassen: Ohne eine ausführliche, nachvollziehbare Baudokumentation geht nichts! Schließlich ist es kaum möglich, all diese relevanten Informationen im Gedächtnis zu behalten. Daher ist ein Bautagebuch für einen Bauleiter verpflichtend. Auch Architekten oder Ingenieure sind dazu verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen, wenn sie zur Bauüberwachung nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) beauftragt wurden.

Außerdem ist die Baustellendokumentation bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit ausführenden Unternehmen eine wichtige Informationsgrundlage. Kommt es zu Baumängeln, Nachtrags– oder Ersatzforderungen, können Sie die Ursachen der Mängel in Ihrer Dokumentation nachvollziehen. Spätestens dann werden Sie merken: Je kontinuierlicher das Bautagebuch wurde, desto umfangreicher die Protokolle und Berichte, auf die Sie im Streitfall zurückgreifen können.

Was passiert, wenn man kein Bautagebuch führt?

Das Bautagebuch dient der Dokumentation des Bauablaufs und kann im Fall von Unstimmigkeiten als Nachweis dienen. Sollte es zu Baumängeln oder Nachtrags- und Ersatzforderungen kommen, können Sie durch eine fehlende Dokumentation die Ursache der Mängel nicht nachvollziehen. Im schlimmsten Fall kann das zu langwierigen Gerichtsprozessen und hohen Kosten führen. Daher ist es wichtig, den Bauablauf lückenlos und transparent zu dokumentieren, um im Fall von Streitigkeiten eine Informationsgrundlage zu haben.

Darum sollten Sie Ihre Bautagebücher digital erstellen

Um alle Aspekte des Bauablaufs festzuhalten, greifen viele Bauleiter auf Vorlagen zurück. Doch da das Erfassen der Daten händisch mit Stift und Papier erledigt wird, bleibt der tägliche Arbeitsaufwand enorm. Zudem ist es ein Ding der Unmöglichkeit, den Überblick über Baufortschritt und Kosten zu behalten. Mit dem Anspruch, ein vollständiges, übersichtliches und nachvollziehbares Bautagebuch zu führen, kann eine Papierdokumentation selten mithalten. Ganz zu schweigen von der Bearbeitung der Baustellenberichte: Wer die Bautagebuch-Verwaltung gedruckt abwickelt, wird spätestens nach der dritten Änderung das Handtuch werfen.

Wenn wir uns diese Bereiche so ansehen, wird schnell deutlich: Es muss der Umstieg auf eine papierlose Baustelle her. Doch mit der passenden Software fürs Bautagebuch gelingt nicht nur eine erfolgreiche Digitalisierung am Bau: Sie sparen sich auch jede Menge Nerven beim Bautagebuch Erstellen und Verwalten.

Schon tausende Unternehmen profitieren von digitalen Bauprozessen

Viele Unternehmen in der Bau- und Immobilienbranche haben dies bereits erkannt und begonnen, Prozesse am Bau zu digitalisieren: Laut einer Studie von PWC hat die Hälfte der deutschen Bauunternehmen (52%) bereits Erfahrungen mit Methoden des digitalen Planens und Bauens gemacht. Allerdings kommen Softwarelösungen nur in 18% der Unternehmen zum Einsatz. Die meisten Bauunternehmen (62%) halten dem Umstieg auf eine papierlose Baustelle für technisch zu anspruchsvoll. In vielen Fällen mag das durchaus stimmen. Doch wer sich für die richtige Bautagebuch Software entscheidet, profitiert unmittelbar von den vielen Vorzügen.

Digitales Bautagebuch erleichtert Arbeit und spart Zeit

Sie können nicht nur Ihr Bautagebuch mobile führen, sondern auch direkt aus dem Bautagebuch PDF Dateien generieren. Die Dokumente können Sie im nächsten Schritt per App teilen oder via Email verschicken. Die strukturierte Dokumentation des Bauablaufs gelingt so nebenbei. Am Ende profitieren Sie von Baustellenberichten, die klar gegliederte Informationen enthalten und Ihren Bauablauf nachvollziehbar machen. Wenn wir uns diese Vorzüge so ansehen, können wir festhalten: Spätestens ab dem Bautagebuch 2022 führt kein Weg mehr an der digitalen Dokumentation des Bauablaufs vorbei.

Positives Image bei Auftraggebern

Ein sorgfältig geführtes und ordentlich formatiertes Bautagebuch erleichtert nicht nur Ihnen die Arbeit: Es kommt gleichzeitig bei Auftraggebern gut an. Aus Gesprächen mit Bauherren wissen wir, dass professionelle Protokolle und Berichte durchaus positiv wahrgenommen werden. Indem Sie mit Ihren Tagesberichten glänzen, verhelfen Sie sich somit ganz nebenbei zu einem positiven Image, das Ihnen bei Folgeaufträgen einen Pluspunkt verschafft.

App vs. Software: So entscheiden Sie sich für das richtige Bautagebuch Programm

Oft hantieren Bauleiter im Arbeitsalltag nicht nur mit einem, sondern mit einer Vielzahl an Programmen – im Büro-am PC, am Laptop sowie am Smartphone oder Tablet. Wenn es Ihnen ähnlich ergeht, haben Sie sicher schon nach einer digitalen Komplettlösung gesucht. Dabei stoßen Sie auf zwei Typen von Programmen: Büro-Lösungen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und Software-Angebote, die speziell für die Anforderungen der Bau- und Immobilienbranche entwickelt wurden.

Büro-Lösungen: Gut für Gewohnheitstiere, jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden

Manche Unternehmen funktionieren bereits etablierte Büro- und Projektmanagement Software mit Integrationen zu einer Bautagebuch Software um. Der Vorteil: Ihre Mitarbeiter müssen sich an keine neue Benutzeroberfläche gewöhnen. Dem gegenüber steht jedoch der enorme Aufwand, die Software manuell an die Bedürfnisse der Dokumentation von Bauprojekten anzupassen. Und darüber hinaus ist es eine Mammutaufgabe, eine klassische Bürolösung auf die Bedürfnisse am Bau zuzuschneiden.

Software mit Bautagebuch-Funktion: neues Werkzeug mit großer Wirkung

Dem gegenüber stehen Softwarelösungen, die speziell für das Bautagebuch entwickelt wurden. Solche Bautagebuch Apps sind auf das Erstellen von Tagesberichten spezialisiert und ermöglichen es, alle wichtigen Daten zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. Gute Software-Lösungen kombinieren mobile Anwendungen für alle gängigen Endgeräte sowie Betriebssysteme mit Webanwendungen für die Arbeit im Büro. So können Sie das Bautagebuch direkt auf der Baustelle erstellen. Und auch die Verwaltung der Baustellenberichten erfolgt dann aus einer Hand.

Auch wenn das Führen eines Bautagebuchs mit digitalen Tools durchaus eine Umstellung der internen Prozesse verlangt: Langfristig profitieren Sie auf ganzer Linie. Der eigentliche Arbeitsaufwand steckt nämlich in der Erfassung, Verwaltung und Auswertung der Daten – und diesen reduziert eine Software für Bautagebücher enorm. Projektdaten müssen nicht mehr doppelt eingegeben werden, sondern können direkt auf der Baustelle erfasst werden. Automatische Funktionen wie das Übernehmen von Personen und Firmen, Leistungen oder Terminen spart zusätzlich Zeit. Viele Apps funktionieren auch offline und aktualisieren sich, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.

Die Vorteile digitaler Bautagesberichte

Egal, ob als webbasierte Anwendung oder als mobile App: Die Digitalisierung Ihres Bautagebuchs hat zahlreiche Vorteile. Damit Sie wissen, worauf Sie sich freuen dürfen, sehen wir uns nochmal im Überblick an, wie Sie von einer Software profitieren.

5 Eigenschaften und Funktionen, auf die Sie achten müssen

Der angebotene Funktionsumfang mag Ihnen helfen, ein durchschnittliches Bautagebuch Programm von einer Software zu unterscheiden, auf die Sie sich verlassen können. Bei genauerem Hinsehen jedoch trennt sich die Spreu vom Weizen. Damit Sie wissen, worauf Sie bei Ihrem Bautagebuch Software Test achten müssen, fassen wir Ihnen die wichtigsten Eigenschaften im Überblick zusammen.

• Automatische Funktionen
• Export-Funktion per Klick
• Integrierte Filter-Funktion
• Revisionssicherheit
• Offline-Funktion

Automatische Funktionen

Ein gutes Programm nimmt Ihnen mit diversen automatischen Funktionen jede Menge Doppel-Arbeit ab. Capmo beispielsweise übernimmt automatisch Mitarbeiter, Gewerke und Firmen vom Vortag oder überträgt Wetterdaten automatisch ins digitale Bautagebuch. Gleichzeitig weisen Baustellenberichte die klar gegliederte Form auf, die Sie sich von Ihren Excel-Tabellen immer gewünscht haben. Sie werden schnell feststellen, dass Kleinigkeiten wie diese Zeitfenster schaffen, die Sie für andere Aufgaben gut gebrauchen können.

Export-Funktion per Klick

Natürlich führen Sie die Baudokumentation nicht nur für sich selbst. Von Ihrer Dokumentation profitieren auch Auftraggeber beziehungsweise Bauherrn, die regelmäßig über den Baufortschritt informiert werden. Doch die Formatierung des Baustellentagebuchs nimmt viel Zeit in Anspruch.

Mit Hilfe einer Export-Funktion können Sie Berichte in zwei Klicks in eine PDF Datei umwandeln und versenden – ohne, dass eine manuelle Formatierung nötig ist. Dass Sie die Dokumente nicht mehr auf den PC übertragen, in andere Dateiformate umwandeln und schließlich via E-Mail versenden müssen, schenkt Ihnen kostbare Zeit!

Integrierte Filter-Funktion

Um einen schnellen Überblick über alle offenen oder bereits abgeschlossenen Aufgaben zu bekommen, sollte es in Ihrer Bautagebuch Software Filterfunktionen geben. So stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Informationen schnell wiederfinden und nach Schlagwörtern oder Kategorien suchen können.

In Capmo stehen Ihnen beispielsweise Felder wie Aktennotiz, Bedenkenanmeldung und Baumangel für die strukturierte Klassifizierung Ihrer Vorgänge zur Verfügung. Stichworte können Sie nach Bedarf in Ihren individuell eingestellten Profilen konfigurieren. Auf Nachfrage sind die gesuchten Dokumente somit schnell zur Hand.

Revisionssicherheit

In der Software sind all Ihre Unterlagen zum Bauprojekt strukturiert und revisionssicher gespeichert. Änderungen werden automatisch mit Zeitstempeln versehen und auf diese Weise nachvollziehbar festgehalten. Kommt es zu Gewährleistungsansprüchen, können Sie vollständige, übersichtliche Bauunterlagen vorweisen. Die Projekte können Sie nach Stichworten durchsuchen und wichtige Dokumente in wenigen Klicks exportieren. Im Streitfall sind sie so rechtlich auf der sicheren Seite!

Offline-Funktion

In der Praxis wird es immer wichtiger, Daten auch ohne Internet speichern zu können. Denn leider ist es auf vielen Baustellen in Deutschland keine Seltenheit, dass es keine (ausreichende) mobile Datenverbindung gibt. Ein wichtiges Element einer Software für Bautagesberichte ist daher die Offline-Funktion. Daten sollten nur einmal digital hochgeladen werden müssen und anschließend auf allen angemeldeten Geräten wie Computer, Smartphone und Tablet verfügbar sein – auch im Offline-Modus. Sobald Sie sich wieder im Datennetz befinden, werden die Daten automatisch aktualisiert.

Digitales Bautagebuch mit Capmo erstellen

Das waren nur einige der vielen Vorteile, die eine Bautagebuch Software mit sich bringt. Durch das digitale Erfassen, Verwalten und Auswerten von Bauabläufen eliminieren Sie die händische Papierdokumentation – und damit einen lästigen Zeitfresser am Bau. Damit gestalten Sie nicht nur Ihre eigene Arbeit effektiver: Auch die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Gewerken sowie dem Bauherrn wird übersichtlicher, transparenter und effektiver. Ganz nebenbei vermeiden Sie Missverständnisse am Bau, die Sie teuer zu stehen kommen! Je mehr automatische, smarte Funktionen Ihr Programm vorweist, desto weniger Zeit verbringen Sie am Büro-PC mit Excel-Tabellen, Karteisystemen oder Formularen.

Bautagebuch Software Test: Überzeugen Sie sich selbst

Sie wissen nun, auf welche Funktionen Sie bei der Auswahl Ihres Programms für die Bautagesberichte achten müssen. Wie die Erstellung und Verwaltung digitaler Bautagebücher in der Praxis aussieht, haben wir uns ebenso angesehen. Nun sind Sie an der Reihe: Starten Sie Ihren Bautagebuch Software Test! Indem Sie eine Bautagebuch App oder Software in Ihrem eigenen Arbeitsalltag ausprobieren, erkennen Sie einerseits, welche Funktionen für Sie die wichtigsten sind. Und erleben andererseits, ob das Programm für Sie auch wirklich einfach einzusetzen ist.

Einen Tipp für Ihren Vergleich möchten wir Ihnen noch mit auf den Weg geben: Nehmen Sie sich Zeit, um das Programm wirklich auf Herz und Nieren zu prüfen. Wenn Sie sich dem Bautagebuch Software Test nur halbherzig widmen, wird das Projekt mit großer Wahrscheinlichkeit scheitern – und Sie lassen sich die Chance entgehen, jede Menge Zeit und Nerven im Arbeitsalltag zu sparen.

Legen Sie los: Starten Sie Ihren Bautagebuch Software Test – kostenlos und unverbindlich!