Bautagebuch & Bautagesbericht: das ABC von Vorlage bis Software

Viele Schritte sind notwendig, um ein Bauprojekt fertigzustellen. Die Nachvollziehbarkeit gerät schnell ins Wanken, wenn nicht gut strukturierte Informationen dazu abgelegt werden. In der Baubranche haben sich daher Bautagebücher bewährt. Und doch herrscht viel Unklarheit darüber, wie es korrekt geführt wird. Die Unstimmigkeiten beginnen schon bei einem gemeinsamen Grundverständnis und enden nicht selten mit einem Unwohlsein, was den notwendigen Arbeitsaufwand angeht. Keine Sorge: Wir räumen auf und liefern Ihnen die wichtigsten Fakten rund um das Bautagebuch mit praktischen Tipps, wie Sie es noch effizienter führen können.

Capmo Tipp: Mit unserer kostenlosen Vorlage können Sie Ihr Bautagebuch ganz einfach selbst erstellen.

Das Bautagebuch für Ihre Baudokumentation

Sorgfältige Notizen auf dem Bau ersparen Ihnen sehr viel Ärger. Die einen nutzen Bautagebücher, die anderen den Bautagesbericht und so vermischen sich die Begriffe unbemerkt zu neuem Chaos. Damit ist jetzt Schluss. Wir erklären Begriffe, gesetzliche Pflichten und die Bedeutung auf dem Bau.

Was ist ein Bautagebuch?

Das Bautagebuch ist ein Bestandteil der Bauakte und dient zur Dokumentation bei der Errichtung eines Bauwerks während seiner Entstehungsphase. Ziel ist es, den gesamten Bauablauf im Nachhinein zu jederzeit nachvollziehbar aufzuzeichnen. Nicht selten spielt es auch eine bedeutende Rolle bei der Beweissicherung, sollte es zu Streitigkeiten bei den erbrachten Leistungen kommen.

Vom Bautagebuch gibt es genau genommen nicht nur eins, denn verschiedene Beteiligte am Bau gehen mit einem anderen Grundsatz an diese Thematik heran. Wir schauen uns die verschiedenen Interpretationen im Folgenden an:

Was Bauherren unter einem Bautagebuch verstehen

Der Bauherr selbst führt möglicherweise aus eigenem Interesse ein Bautagebuch. Es dient als Erinnerungsstütze für das, was über Wochen wann genau passiert ist. Manch ein privater Bauherr betreibt dieses vielleicht sogar als Blog. Ein gewerblicher oder öffentlicher Auftraggeber verfolgt eher aus geschäftlichem Sinne die Nachvollziehbarkeit. Diese Art von Aufzeichnung wollen wir bei den weiteren Betrachtungen ausklammern, da sie weniger relevant für das eigentliche Baugeschehen sind. Denn sollten Informationen aus der Vergangenheit für einen Fall vor Gericht notwendig sein, dann bildet sie keine rechtliche Grundlage.

Die tägliche Zeiterfassung von Bauunternehmen

Bautagebücher, welche hingegen Bauunternehmen führen, dienen in erster Linie dazu, Arbeitszeiten zu erfassen. Mit diesen Informationen lassen sich die Arbeitszeitkonten aufstellen und die monatlichen Lohnabrechnungen vornehmen. Auch das meinen wir nicht, wenn wir über die eigentliche Relevanz im Bau sprechen.

Professionelle Bauleitung mit dem Bautagebuch

Als Drittes haben wir die Bauleitung, die ein Bautagebuch führt, sofern sie dazu verpflichtet ist. Wann das genau der Fall ist, schauen wir uns gleich an. Doch zuvor noch einige Worte mehr, was nun diese Berichte ausmachen. In ihm werden die Arbeitsleistung, verwendete Rohstoffe und alle möglichen routinemäßigen Geschehnisse objektiv protokolliert. Noch dazu sollen auch Vorkommnisse wie Unfälle oder Planänderungen mit festgehalten werden. Im Bauwesen ist das Bautagebuch wichtiger Bestandteil der Bauakte und eine besondere Tragweite für Sie innerhalb Ihrer Bauverträge. Genau aus diesem Grund beziehen wir uns in unseren weiteren Ausführungen auf diese Form.

Die Bedeutung im Baugeschehen

Während Sie das Bautagebuch führen, scheint es manchmal nur ein Zeitvertreib zu sein. Denn seine tatsächliche Relevanz kommt ihm erst nach Fertigstellung des Bauwerks zu. Es bildet die Grundlage, um das Baugeschehen nachvollziehen zu können, was bei der Diskussion um Baumängel nicht unerheblich ist. Auftraggeber gelingt es, sich mit dem Bautagebuch einen Überblick zu verschaffen. Architekten und Ingenieure können sich entlasten, wenn sie nachweisen können, die Bauüberwachung sorgfältig durchgeführt zu haben. Kommen Zweifel auf, drohen Honorarminderung oder auch Ansprüche auf Schadensersatz.

Capmo-Tipp: Damit Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite sind, müssen Ihre Bautagebücher vollständig sein. Dies gelingt Ihnen mit einer Bautagebuch Vorlage. Jetzt gratis herunterladen!

Ist das Führen eines Bautagebuchs Pflicht?

Ob Bautagebücher zur Pflicht werden oder nicht, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Das BGB und die VOB zumindest erfordern kein Bautagebuch. Doch meist ist die HOAI Bestandteil von Bauverträgen. Ist das der Fall, so ergibt sich aus den Bestimmungen zur Leistungsphase 8 (LPH 8) die Pflicht zur Objektüberwachung, welche eine Dokumentation mit einschließt. Zwei Paragrafen – §34 HOAI in Verbindung mit Anlage 10 und §39 HOAI in Verbindung mit Anlage 11 – geben für eine mögliche Ausgestaltung das Bautagebuch als beispielhafte Lösungsmöglichkeit an. Genau genommen bedeutet das, Sie können als Nachweis auch eine andere Form wählen. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass sich das Baugeschehen mit den bloßen Notizen rekonstruieren lässt und Sie Ihrer Pflicht aus LPH 8 nachgekommen sind.

Rein rechtlich besteht daher keine Bautagebuch-Pflicht. Oftmals ist dieses Format allerdings gang und gäbe unter den Baubeteiligten und wird vermehrt von den Auftraggebern gewünscht. Einigen sich Auftraggeber und Auftragnehmer mit den Vertragsverhandlungen darauf, die Bauüberwachungsleistung in Form des Bautagebuchs zu erfüllen, dann wird sie verpflichtend. Auf den Punkt gebracht, heißt das: Gesetzlich sind Sie als Auftragnehmer nicht verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen, sondern nur dann, wenn Sie dieses als Leistung mit in den Vertrag aufnehmen.

Capmo-Tipp: Auch wenn die Verbindlichkeit hier nicht allzu hoch erscheint, empfehlen wir Ihnen nicht, mit verschiedenen Lösungen zu experimentieren. Bautagebücher haben sich bewährt und sind so ausgereift, dass sie als ein wichtiges Beweismittel vor Gericht bestand haben. Eine ordnungsmäßige Aufzeichnung vorausgesetzt, dient es zur Sicherheit aller Baubeteiligten und zum Schutz vor unnötigen Missverständnissen.

Wer führt das Bautagebuch?

Das Bautagebuch, von dem wir hier hauptsächlich sprechen, führen der Bauleiter oder auch bauleitende Architekten. Da es häufig als Form für die baubegleitende Dokumentation seitens der Auftraggeber gewünscht ist, sind diese im Prozess auch mit einzubeziehen. Sie müssen zwar nicht selbst die Informationen aufnehmen, doch werden darüber in Kenntnis gesetzt.

Am Ende ist auf einer Baustelle nicht nur eine Baufirma tätig. Bei verschiedenen Gewerken können mehrere Bauleiter parallel oder nachfolgend beauftragt sein. Auch dann empfiehlt es sich, dass jeder Bauleiter sein eigenes Bautagebuch führt. Selbst wenn es hier zu sich ähnelnden Aufzeichnungen kommt: Jeder Bauleiter ist eigenständig für das Baugeschehen verantwortlich und trägt Sorge dafür, die Leistungen bestmöglich zu erfüllen. Nur weil jemand anderes einen Mitschnitt vornimmt, können Sie sich nicht aus der Pflicht nehmen. Betrachten Sie es von der anderen Seite: Im Idealfall können sich die Informationen sogar ergänzen und einen Mehrwert stiften, sollten die Inhalte zum Nachvollziehen relevant werden.

Der Unterschied zwischen Bautagebuch und Bautagesbericht

Wenn es um das Berichtswesen auf der Baustelle geht, ist neben dem Bautagebuch auch schnell von einem Bautagesbericht die Rede. Was hat es damit auf sich? Zunächst zu ihrer Gemeinsamkeit: Beide haben zur Aufgabe, das Geschehen auf der Baustelle lückenlos festzuhalten. Der Unterschied liegt in dem jeweiligen Zweck, wozu genau die Belege erstellt werden. Zur Erinnerung: Bautagebücher protokollieren den Bauablauf. Der Bautagesbericht hingegen zielt auf die tatsächlichen Geschehnisse an einem Bautag ab. Inhaltlich bezieht er sich sehr viel mehr auf die tatsächlich erbrachte Leistung. Mit diesen Nachweisen sind tägliche Soll-Ist-Vergleiche möglich, weshalb diesen Berichten eine maßgebliche Kontrollfunktion zukommt. Eine Grundlage für die Abrechnung der erbrachten Leistung sind diese Berichte allerdings nicht.

In der Praxis sind im Übrigen auch noch andere Begrifflichkeiten gebräuchlich: Tages- und Wochenstundenberichte oder auch kurz Wochenberichte. Vielleicht ahnen Sie es: Den Belegen kommt tatsächlich auch eine Berichtsfunktion zu. Sie werden vom Auftragnehmer erstellt und an den Auftraggeber als Bericht gesendet. Für gewöhnlich erfolgt die Zusendung täglich. Nach gemeinsamer Abstimmung können auch andere Termine dafür vereinbart werden.

Inhaltlich gesehen kommen sich Bautagesberichte und Bautagebücher sehr nahe. Bautagesberichte sind nur nicht so ausführlich und daher kein Ersatz. Noch dazu werden beide Dokumente nicht unbedingt von derselben Person erstellt: Bautagebücher erstellen Bauleiter und Bautagesberichte führen Nachunternehmer oder bauausführende Unternehmen. Sie sehen: Was an Begrifflichkeiten ohne Bedacht in einen Topf geworfen wird, kann schnell zu Missverständnissen führen, wenn nicht jedem genau klar ist, was genau gemeint ist.

Bautagebücher nach HOAI in Leistungsphase 8

Die meisten Bauverträge verweisen auf die HOAI, die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure. Speziell die Leistungsphase 8 sieht eine Bauüberwachung und Dokumentation vor. Die Aufgabe wird hier ganz klar dem Bauleiter zugeschrieben. Das Leistungsbild umfasst sehr viele verschiedene Grundleistungen. Eine davon ist die “Dokumentation des Bauablaufs”. Hier wird als Beispiel das Bautagebuch genannt. Frühere Versionen sprachen im Übrigen von dem „Führen eines Bautagebuchs“, was einer höheren Verbindlichkeit gleich kommt, als es heute der Fall ist.

Die HOAI gibt nur wenig weitere Hinweise darauf, wie Bautagebücher oder eine andere angemessene Dokumentation auszusehen haben. Zusätzliche Anhaltspunkte können höchstens die als “Besondere Leistungen” definierten Inhalte geben. Dort wird das “Aufstellen, Überwachen und Fortschreiben von differenzierten Zeit-, Kosten- oder Kapazitätsplänen” festgehalten. Aus eigener Erfahrung können Sie sicher bestätigen, dass Sie mit täglichen Notizen den besten Überblick über Zeit und Kosten behalten können, was für das Führen eines Bautagebuchs spricht.

Mehr Effizienz mit digitalen Berichten

Ein aus Papier geführtes Tagebuch gehört schon fast der Geschichte an. Viel zu ausgereift sind mittlerweile digitale Systeme, sodass viele Bauunternehmen die Vorzüge durch eine elektronische Datenerfassung erkannt haben. Die Digitalisierung macht so einiges möglich. Wir zeigen Ihnen, dass auch Sie Schritt für Schritt mehr aus Ihren Bautagebüchern herausholen können.

Schnellerer Durchblick mit der Bautagebuch-Vorlage

Sie kennen das vielleicht aus Ihrer Firma: Mit bewährten Vorlagen und Checklisten arbeitet es sich meist sehr viel leichter und schneller, als auf der grünen Wiese zu beginnen. Da sich mit dem Berichtswesen so gut wie jedes Bauunternehmen beschäftigen muss, gibt es auch für diesen Fall nützliche Vorlagen, die Sie sich aus dem Netz ziehen können. Eine davon finden Sie sogar in unserer Vorlagensammlung, die Sie gerne kostenfrei für sich nutzen können.

Eine Vorlage bietet zudem den Vorteil, dass Sie strukturiert und bei jedem Projekt einheitlich vorgehen. Wenn sich Mitarbeiter in die Unterlagen einarbeiten müssen, gelingt dies sehr viel schneller, wenn sie mit einer Form vertraut sind. Das erspart nicht nur Ihnen, sondern Ihrem gesamten Team jede Menge Arbeit und schafft Klarheit unter den ganzen Nachweisen.

Eines sollte die Vorlage in jedem Fall immer gewährleisten: die Berücksichtigungen der Regelungen aus dem VOB Formblatt 411. Dort werden die Richtlinien für die Führung eines Bautagebuchs aufgeführt. Wenn Sie mit ihm ein rechtssicheres Dokument erstellen wollen, ist hinter dieser Anforderung zwingend ein grüner Haken zu setzen. Mit unserer Bautagebuch-Vorlage haben wir diesen Check für Sie erledigt.‍

Bautagebuch Beispiel

Bautagebuch-App für effizientere Prozesse

Wenn Sie bereits die ein oder anderen Bautagebücher geführt haben, wissen Sie schon, welche Menge an Daten auf Sie zukommt, die sorgfältig erfasst werden muss. Da ist eine Vorlage ganz hilfreich, doch bleibt trotzdem oft Doppelarbeit an Ihnen hängen. Oft werden die Informationen tagsüber ordentlich nach Checkliste notiert und dann abends in Ruhe im Büro sauber erfasst. Wie praktisch hingegen ist es, wenn Sie das Tagebuch in Ihrer Hosentasche führen? Eine Bautagebuch-App bringt alles Notwendige mit sich, dass Sie direkt von der Baustelle aus die Mitschriften korrekt führen können.

Alles ist sofort an Ort und Stelle gespeichert und muss nicht noch einmal hin und her sortiert werden. Das Notieren lässt sich dank Autovervollständigung bei wiederkehrenden Eingaben oder durch Spracheingabe beschleunigen. Auch Informationen wie das Wetter, Datum und Uhrzeit müssen nicht mehr manuell eingetippt werden, sondern ziehen sich clevere Apps von Wetterdiensten oder den aktuellen Telefoneinstellungen. Viele kleine Tipp- und Schreibarbeiten, die Sie nicht mehr erledigen müssen und die sich mit jedem Tag in einem Zugewinn an Zeit bemerkbar machen werden.

Sollte auf der Baustelle kein Internet zur Verfügung stehen, spielt es gar keine Rolle. Denn eine gute Baustellen-App funktioniert auch offline und synchronisiert die Daten einfach dann, wenn wieder Internet zur Verfügung steht – wahrscheinlich direkt, wenn Sie aus dem kleinen “Baustellenfunkloch” in den Feierabend übergehen, ohne deswegen ins Büro zu müssen.

Sicher bringt die Umstellung zunächst einen Mehraufwand mit sich, denn Verantwortliche müssen sich erst an das neue Vorgehen und die neue Oberfläche gewöhnen. Auf lange Sicht gesehen, profitieren Sie von der Zeitersparnis, die Ihnen tagtäglich zugutekommt. Noch ein weiterer Pluspunkt wird Sie sicher beruhigen: Professionelle App-Anwendungen bieten den Komfort, dass alle Ihre Belege rechtssicher und zusammengefasst abgespeichert werden. Wenn das nicht unzählig viele Aktenordner ein für alle Mal in den Schatten stellt.

Bautagebuch Software: eine integrierte Lösung für Fortgeschrittene

Statt nur eine Baustellen-App einzuführen, kann eine Bautagebuch-Software einen noch sehr viel höheren Nutzen stiften. Mit der mobilen App erledigen Sie Ihre Arbeit von unterwegs aus. Mit der dazu passenden Software können Sie und Ihre Kollegen zu jederzeit alles, was rund um die Dokumentation anfällt, verwalten – ganz egal, ob sie vom Büro, von zu Hause oder von unterwegs aus arbeiten. Statt Daten erst noch übertragen zu müssen, synchronisieren sich die Informationen per Internet, sodass in Echtzeit auf sie zugegriffen werden kann. Gerade in dringenden Fällen sind Sie so um einiges flexibler, als wenn die benötigten Informationen nur lokal auf dem Smartphone gespeichert sind.

Die mobile App auch für Bauherren

Was Auftragnehmer anwenden, können auch Auftraggeber für sich beanspruchen. Die Bauherren-App zum Führen eines Bautagebuchs ist eine optimale Lösung für Bauherren, die einen eigenständigen Überblick über das Baugeschehen behalten wollen. Wenn wir uns vor Augen halten, dass Bauherren unter anderem gewerbliche oder öffentliche Auftraggeber sind können, lässt sich die Motivation schnell nachvollziehen. Bei hohen Auftragssummen entsteht zurecht das Bedürfnis nach Bauüberwachung und Beweissicherung. Im Unternehmen oder in der Institution haben mehrere Mitarbeiter ein Interesse daran zu wissen, wie weit der beauftragt Bau vorangeschritten ist. Bautagebücher liefern stets eine bessere Diskussionsgrundlage als Notizen auf dem ein oder anderen Papier.

So digitalisieren Sie mit der Bautagebuch Vorlage Ihre Prozesse

Sie sind noch nicht soweit, Bautagebücher direkt über eine App zu führen? Dann beginnen Sie mit einem ersten einfachen Schritt: Nutzen Sie eine Bautagebuch-Vorlage und strukturieren Sie ab sofort jeden Tag. Beobachten Sie, wie viel Ersparnis an Zeit Ihnen das einheitliche Vorgehen bereits bringt. Zeit, die Sie dafür nutzen können, Ihr Unternehmen noch besser aufzustellen. Machen Sie sich unverbindlich ein Bild davon und laden Sie sich unsere Vorlage direkt kostenfrei herunter.