Bautagebuch mobil erstellen: 5 Tipps für Ihre mobile Dokumentation

Das Bautagebuch ist ein ständiger Begleiter im Leben eines jeden Bauleiters. Es dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit des Bauablaufs für Gewährleistungsfragen: Im Baustellenalltag hilft es außerdem sicherzustellen, dass Sie und Ihr Auftraggeber den Überblick behalten – vorausgesetzt, es wird ordentlich geführt. Da es extrem viel Zeit in Anspruch nimmt, gehen manche Bauleiter bei der Sorgfalt ihrer Tagesberichte gerne den ein oder anderen Kompromiss ein. Andere erleichtern sich die Arbeit und führen ein online Bautagebuch oder setzen auf das “Bautagebuch mobile”.

Wie Sie Ihre Tagesbericht auf der Baustelle führen? Mit diesen 5 Tipps werden Sie digital erfolgreich!

Von Stift und Papier zum “Bautagebuch mobile”

Bevor wir uns ansehen, wie Sie Ihr Bautagebuch mobile bestmöglich führen, klären wir die Frage aller Fragen: Was ist eigentlich ein mobiles Bautagebuch? Das bedeutet schlicht und einfach, dass Sie das Bautagebuch direkt auf der Baustelle führen. Und zwar komplett. Bis dieser Prozess jedoch am Bau ankam, war es ein langer Weg: von Stift und Papier über das online Bautagebuch bis hin zur mobilen Bautagebuch Version auf Android oder iOS.

Am Anfang waren Stift und Papier

Aktuell sieht der Prozess bei vielen Bauleitern folgendermaßen aus: Auf der Baustelle werden die wichtigsten Informationen mit Stift und Papier notiert. Zurück im Büro warten die Notizen und Fotos darauf, vom Bauleiter sortiert und digital abgelegt zu werden. Jeder Tagesbericht wird dabei händisch formatiert und in der Bauakte abgelegt. Kommt Ihnen dieser Prozess bekannt vor?

Dann geht es Ihnen wie Tausenden Bauleitern in Deutschland und der Welt, die nach wie vor mit Stift und Papier am Bau arbeiten. Wenn Sie sich die einzelnen Schritte genauer ansehen, fällt jedoch auf: Der Weg bis zum fertigen Tagesbericht ist ganz schön lang, oder? Um diesen zu verkürzen, ersetzten immer mehr Bauleiter Stift und Papier mit dem PC – und führen ein Online-Bautagebuch.

Bautagebuch online erstellen und Fehler minimieren

Zettelwirtschaft bei der Baustellendokumentation ist nicht nur unglaublich nervig: Sie ist auch rechtlich problematisch. Wie sollen Sie während der Gewährleistung Vorgänge wiederfinden? Oder im Nachgang fragen zu einem bestimmten Baumangel beantworten? Um für mehr Rechtssicherheit bei der Baudokumentation zu sorgen, haben Software-Entwickler Lösungen entwickelt, mit denen Bauleiter ihr Bautagebuch online führen können.

Wie der Prozess in der Praxis aussieht? Die gängigen Programme stellen Ihnen eine Bautagebuch Vorlage zur Verfügung, die Sie mit Ihren Informationen ausfüllen. Anschließend können Sie per Mausklick Ihre aktuellen Berichte vom Bautagebuch online erstellen und als PDF Datei oder Excel Tabelle exportieren. Im Vergleich zum analogen Baujournal sind Sie mit dieser Variante schon einen großen Schritt weiter gekommen: Sie sparen sich jede Menge Zeit für die Formatierungen und speichern Ihre Tagesberichte rechtssicher und nachvollziehbar.

Nichtsdestotrotz: Mit einem Online-Bautagebuch bleibt noch immer die Doppel-Arbeit zwischen Baustelle und Büro. Doch auch für diese Problematik gibt es inzwischen eine Lösung. Die meisten Bauleiter haben heutzutage bei der Begehung ein Tablet mit dabei. Wäre es da nicht praktisch, eine Bautagebuch IPad oder Android Funktion zu haben? Allerdings! Und deshalb erfreut sich das mobile Bautagebuch immer größerer Beliebtheit.

Zeit und Nerven sparen: online dokumentieren als effektive Lösung

Wer sein Bautagebuch mobil führt, kann sich die vielen einzelnen Arbeitsschritte sparen: Sowohl die Informationsaufnahme als auch -speicherung erfolgt direkt auf der Baustelle. Mithilfe Ihres Baustellen Smartphones oder Tablets dokumentieren Sie die Tagesgeschehnisse samt Foto und Infos direkt vor Ort. Die Ablage erfolgt dabei automatisch. Damit Ihre Partner die Berichte einsehen können, ist Ihr digitales Bautagebuch online ebenso verfügbar wie in der App. Und Sie sparen sich die Zeit für die nervige Nachbereitung im Büro. Klingt nicht nur praktisch – ist es auch. Jedoch nur, wenn Sie das Bautagebuch mobile und erfolgreich führen. Wie das geht, verraten wir Ihnen anhand der 5 wichtigsten Tipps.

1. Arbeiten Sie mit einer Bautagebuch App

Um ein mobiles Bautagebuch führen zu können, benötigen Sie zunächst nur ein Smartphone oder Tablet. Auf dem Android-Gerät oder dem iPhone können Sie beliebige Vorlagen mit Informationen sowie Fotos befüllen und für den Versand exportieren. Das große Problem: Dieser Vorgang wird Ihnen vielleicht Zeit, jedoch sicher keine Nerven sparen. Nicht für die mobile Nutzung ausgelegt, ist die Arbeit mit einer PDF oder HTML Datei auf dem Smartphone eine komplizierte Angelegenheit.

Schneller und einfacher erstellen Sie Ihr mobiles Bautagebuch mit einem spezialisierten Programm. Eine Bautagebuch App ermöglicht Ihnen eine unkomplizierte Dokumentation des Bauablaufs. In der Praxis wird es immer wichtiger Daten strukturiert aufzunehmen. Diese Leistung erbringt das mobile Programm. Die Erfassung wichtiger Daten und Fotos sowie der den Export beliebig vieler Bauberichte in Sekundenschnelle. Alle Daten sind zentral gespeichert, sodass eine Synchronisation via Dropbox oder ähnlichen externen Programmen überflüssig wird.

Per Mausklick können Sie nun beliebig viele Bautagesberichte zum Beispiel exportieren und versenden. Bietet die App automatische Funktionen, so machen Sie sich das Leben noch leichter. Die Bautagebuch App Capmo fügt beispielsweise die Wetter-Daten automatisch in die Bauberichte ein, sodass Sie die aktuellen Witterungsbedingungen stets zur Hand haben.

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2. Suchen Sie sich das passende mobile Endgerät

Mindestens ebenso wichtig wie die richtige Software ist die passende Hardware. Tablets und Smartphones für die Baustelle gibt es wie Sand am Meer. Doch welches eignet sich für die Erstellung von Bautagesberichten? Um diese Frage zu beantworten, sollten Sie zunächst prüfen, auf welche Kriterien es ankommt. Ob das Gerät besonders robust ist, Stürze überlebt oder Wasser widersteht ist unerheblich. Entscheidend sind die Leistung, die Handhabung und die Bildschirmqualität.

Die Leistung entscheidet darüber, wie schnell ihre Daten verarbeitet werden. Und da die Zeit am Bau bekanntlich immer knapp ist, sollten Sie hierbei keine Kompromisse eingehen. Die Bildschirmqualität Ihres Baustellen Tablets sorgt dafür, dass ihre Augen nicht unter Ihrem mobilen Bautagebuch leiden und Sie auch bei Dämmerung problemlos arbeiten können. Eine einfache Handhabung, zu der auch ein geringes Gewicht zählt, ermöglicht Ihnen den problemlosen Einsatz vor Ort. Nehmen Sie diese Kriterien unter vergleichen Sie die potenziellen Anbieter gründlich. Ob Sie sich schließlich für die Bautagebuch iPad Variante entscheiden oder mit Windows arbeiten möchten, müssen Sie am Ende selbst entscheiden.

3. Planen Sie mehr Zeit für die Begehung ein

Wer sein Bautagebuch analog erstellt, muss mit zwei Zeiträumen kalkulieren: Einer für die Begehung, um die Informationen aufzunehmen; ein weiterer für die Nachbereitung im Büro. Auf 1 Stunde Begehung, die auf großen Baustellen schnell zusammen kommt, folgen mindestens 1,5 bis 2 Stunden Nacharbeit. Setzen Sie auf das mobile Bautagebuch, so müssen Sie diese Kalkulation nochmal überdenken. Die Nacharbeit im Büro können Sie sich nahezu gänzlich sparen, sie reduziert sich auf ein Minimum. Im Gegenzug sollten Sie jedoch mehr Zeit für die Begehung einplanen, um das Potenzial des mobilen Bautagebuchs voll ausschöpfen zu können.

Das mobile Bautagebuch hat nämlich nicht nur den Vorteil, dass Sie Informationen schneller und einfacher aufnehmen: Die Dokumentation des Bauablaufs wird außerdem genauer. Warum? Im Gegensatz zu Ihrem Klemmbrett bietet Ihre Bautagebuch App vielfältige Möglichkeiten für die genaue Erfassung wichtiger Daten. Von Fotos über die exakte Position von Hinweisen im Bauplan sind alle Details zu einem Vorgang strukturiert festgehalten. Auch die Frist und das Verantwortliche Gewerk sind hinterlegt. All diese Daten zu erfassen braucht zunächst mehr Zeit – doch dafür sparen Sie sich jegliche Nachbereitung.

“Inklusive Vor- und Nachbereitung habe ich für 1 Stunde Begehung über 2 Stunden gebraucht. Auch wenn die Begehung an sich jetzt ein wenig länger dauert, spare ich mir insgesamt über 30% der Zeit.”

– Toni Ser, Projektleiter BRAND BERGER GmbH

4. Stellen Sie eine übersichtliche Ablage sicher

Das Bautagebuch direkt vor Ort zu erstellen ist nur der erste Schritt: Die Tagesberichte strukturiert abzulegen der zweite in Richtung einer rechtssicheren Baudokumentation. Ob analog oder Bautagebuch mobile ist Ihre Arbeit erst beendet, sobald die Bauberichte übersichtlich und auffindbar abgespeichert sind. Viele Bauleiter setzen hierfür nach wie vor auf die typischen dicken, schwarzen Ordner. Das Problem: Sobald Sie einen Vorgang wiederfinden müssen, stehen sie vor einer schier unlösbaren Herausforderung. Wir haben deshalb eine bessere Idee: Verlassen Sie sich auf Ihre Bautagebuch App.

Nachdem Sie Ihre mobilen Bauberichte generiert haben, liegt die Idee nahe, diese auch mobil zu speichern. Viele Bautagebuch Apps bieten hierfür die Möglichkeit und stellen so einen 2-in-1 Vorgang der Erstellung und Ablage Ihrer mobilen Bau Tagesberichte sicher. Wie das in der Praxis aussieht, sehen wir uns am Beispiel von Capmo an. Mit einem Klick auf die Funktion “Bautagebuch” erscheint in Ihrer Projektübersicht ein Kalender. Hinter den Kästchen der jeweiligen Daten sind die Bauberichte der einzelnen Tage hinterlegt, sodass Sie diese bei Rückfragen problemlos wiederfinden.

5. Nutzen Sie die Sprachaufnahme – aber mit Bedacht

Lange Vorgangsbeschreibungen händisch einzutippen kann ganz schön nervig sein – vor allem in der Kälte. Praktischerweise hat Ihr mobiles Bautagebuch jedoch auch hierfür eine Lösung parat: die Sprachaufnahme. In den meisten Smartphones und Tablet Modelle sowie qualitativ hochwertige Bautagebuch Apps ist eine Diktierfunktion integriert. Mit dieser müssen Sie Ihre Texte nicht händisch eintippen, sondern können die Infos bequem einsprechen. Das spart viel Zeit und nimmt Ihnen bei der Begehung jede Menge Arbeit ab.

Doch Vorsicht: Falls Sie auch privat immer wieder Sprachnachrichten austauschen, wissen Sie vielleicht, dass bei Textaufnahmen ein zweiter Blick nicht schaden kann. Die berühmt berüchtigte Autokorrektur macht uns und Ihnen nämlich gerne einen Strich durch die Rechnung und versteht unser gesprochenes Wort manchmal auf ihre ganz eigene Art und Weise. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch so verschriftlicht werden, wie Sie diese diktiert haben, lohnt sich ein letzter kritischer Blick vor dem Export. Denn nachdem Sie Ihre Tagesberichte via E-Mail versendet haben, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.

Los geht’s: Starten Sie durch mit dem mobilen Bautagebuch

Mit diesen 5 Tipps steht Ihrer erfolgreichen Arbeit mit dem mobilen Bautagebuch nichts mehr im Weg. Wir würden deshalb sagen: Legen Sie los! Suchen Sie sich eine passendes Endgerät, die richtige Bautagebuch App und erstellen Sie Ihre Tagesberichte mobil.

Wertvolle Zeit sparen

Sparen Sie ab sofort tagtäglich Zeit bei der Erstellung Ihrer Bautagesberichte. Nutzen Sie die gewonnenen Minuten stattdessen für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten und bringen Sie so Ihre Firma weiter nach vorn.

Genauer dokumentieren

Lassen Sie das mobile Bautagebuch für sich arbeiten und machen Sie von vielen praktischen Funktionen Gebrauch. Diese unterstützen Sie, noch genauer und transparenter zu dokumentieren.

Berichte per Klick erstellen

Mit Capmo erstellen Sie Ihre Bautagesberichte ganz einfach per Klick. Den Export als PDF oder Word können Sie direkt aus der App heraus versenden – auch von unterwegs.

Damit Sie sich unverbindlich überzeugen können, laden wir Sie herzlich ein, Capmo 14 Tage kostenlos zu testen. Probieren Sie’s aus und sehen Sie selbst, wie schnell und einfach das mobile Bautagebuch erstellt ist.