Projektsteuerung im Bau: Praktische Tipps und alle Aufgaben im Überblick

Die Projektsteuerung im Bau ist essenziell für die erfolgreiche Durchführung und Fertigstellung geplanter Bauleistungen. Denn zwischen Planung und Inbetriebnahme kann so einiges schief laufen. Damit das nicht passiert, erledigen Projektsteuerer eine Vielzahl an wichtigen Aufgaben für das Baugeschehen. Welche das sind und wie Sie die Steuerung organisatorisch effizient abwickeln können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Capmo-Tipp: Um langfristig erfolgreich zu sein, setzen immer mehr Projektsteuerer auf digitale Tools. Welche Vorteile as mit sich bringt und wie Sie von diesen profitieren, erfahren Sie in unserem kostenlosen eBook.

Projektsteuerung im Bau: Wer macht was?

Der Bezeichnung “Projektsteuerung” im Bau wird häufig mit anderen Begriffen in einen Topf geworfen. Wir klären im ersten Schritt auf, was sich genau dahinter verbringt. Anschließend betrachten wir die typischen Aufgaben und wer diese eigentlich übernimmt.

Was heißt Projektsteuerung im Bauwesen?

Unter Projektsteuerung im Bauwesen versteht sich das Überwachen und Lenken von Prozessen während der Bauausführung. Sie dient dem Zweck, sicherzustellen, dass die Leistung wie vereinbart erbracht wird. Der dazu entworfene Plan soll dabei möglichst genau verfolgt werden. Die Steuerung eines Bauprojekts ist dabei Aufgaben des Bauherren und beginnt in der Regel mit der Planung eines Bauprojekts und endet mit der Inbetriebnahme.

Insbesondere wird dann von Projektsteuerung gesprochen, wenn der Auftragnehmer im Rahmen eines Projektes mit mehreren Fachbereichen die Aufgaben des Bauherren übernimmt. Eine Besonderheit dabei ist, dass der Projektsteuerer nicht weisungsbefugt ist. Er hat damit die beratende Funktion einer Stabsstelle und vermittelt zwischen dem Bauherren und weiteren Baubeteiligten.

Wie unterscheiden sich Projektsteuerung und Projektmanagement?

Als Synonym wird auch der Begriff “Projektmanagement” verwendet. Oft besteht Unklarheit gegenüber der Abgrenzung zwischen den Begriffen Projektmanagement, Projektsteuerung und Projektleitung. Diese Unklarheit lässt sich mit der Formel „Projektmanagement = Projektleitung + Projektsteuerung“ aus der Welt räumen. Die Begriffe sind zwar eng miteinander verwandt, unterscheiden sich jedoch beispielsweise in der Weisungsbefugnis.

Obwohl der Bauplan bereits den Weg zum gewünschten Soll-Zustand definiert, können unvorhersehbare Ereignisse zu Änderungen zwingen, um weiterhin auf Kurs zu bleiben. Genau um solche Fälle frühzeitig zu erkennen und schnell eingreifen zu können, ist die Projektsteuerung wesentlich im Baumanagement.

„Projektmanagement = Projektleitung + Projektsteuerung“

Akteure in der Projektsteuerung: Wer übernimmt das Ruder?

Die Projektsteuerung ist generell Aufgabe des Bauherren. Denn im Zuge der Planung und der Ausführung werden zahlreiche Entscheidungen getroffen, die nicht nur die spätere Nutzung, sondern insbesondere auch die Kosten eines Bauprojekts beeinflussen. Nicht immer wird die Projektsteuerung jedoch vollumfänglich von ihm selbst durchgeführt, sondern in Teilen von einem Projektleiter übernommen. So wird die Leitung von Bauprojekten typischerweise an Architekten oder Ingenieure abgegeben. Als Stabsstelle ist der Projektsteuerer im Bauprojekt nicht weisungsbefugt, sondern hat eine rein beratende Tätigkeit. Dies spiegelt sich auch in den definierten Aufgaben des Projektsteuerers wider, in denen häufig von Mitwirkung die Rede ist.

Die Projektleitung im Bau wird dann extern vergeben, wenn der Bauherr fachlich gesehen nicht auf Bauprojekte spezialisiert ist. Ein Beispiel dafür ist ein Unternehmen, das einmalig ein neues Betriebsgebäude errichten möchte. Öffentliche Auftraggeber übernehmen die Projektleitung hingegen oft vollständig selbst, wenn das entsprechende Personal und Know-how intern zur Verfügung stehen.

Die vielfältigen Aufgaben des Projektsteuerers

Die Aufgabe des Projektsteuerers ist es, die Projektleitung des Auftraggebers im Bauprojektmanagement zu beraten. Dabei soll er möglichst neutral und unabhängig agieren, um größtmöglichen Mehrwert aus seiner Funktion herauszuholen. Er setzt bestimmte Management-Werkzeuge ein, um das Projekt in Bezug auf Kosten, Qualität und Termine in der Spur zu halten. Hier fassen wir im Überblick zusammen, was alles zu den Aufgaben eines Projektsteuerers gehören kann:

• Erstellen und Abstimmen des Projektplans zu Beginn des Bauvorhabens.
• Koordination von Verfahren für die Genehmigung, Förderung oder auch Finanzierung des Bauvorhabens.
• Überwachen und Anpassen der Termin- und Kostenpläne im Laufe des Projekts.
• Koordination, Kontrolle und Führung von Projektmitarbeitern.
• Überwachen und Dokumentieren des Baufortschritts.
• Analysieren und Berichten der projektbezogenen Kennzahlen.
• Gegensteuern bei Planabweichungen und Zielkonflikten durch Ableitung und Koordination geeigneter Maßnahmen.
• Organisation zusätzlich benötigter Ressourcen wie Material und Personaleinsatz oder auch finanzieller Mittel.

Capmo-Tipp: Neben der professionellen Erledigung einer Vielfalt an Aufgaben kann es für Bauherren noch aus einem anderen Grund interessant sein, einen externen Projektsteuerer einzusetzen. Projektsteuerer im Bau, die von außerhalb kommen, sorgen durchaus für frischen Wind. So fließen ihre Erfahrungen aus anderen Bauvorhaben mit ein und bieten andere wertvolle Blickwinkel. Nicht selten führt das zu einer größeren Anzahl an Möglichkeiten der Projektdurchführung und -betreuung.

Projektsteuerung nach AHO: Projektstufen und Handlungsbereiche im Überblick

Die Abkürzung AHO steht für den „Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V.“. Dieser hat 1996 begonnen, den Begriff der Projektsteuerung deutlicher zu definieren und von anderen Projektaufgaben abzugrenzen. Daher werden die Aufgaben der Projektsteuerung heute in der AHO definiert. Die HOAI hat das Thema Projektsteuerung mit der Novelle von 2009 aus ihren Ausführungen entfernt.

Die Struktur der AHO gibt fünf Projektstufen und fünf Handlungsbereiche vor. In jeder Projektstufe fallen verschiedene Handlungsbereiche an, sodass insgesamt mehrere phasenbezogene Aufgabenpakete entstehen. Die Stufen werden mit den Nummern 1 bis 5 und die Aufgaben mit den Buchstaben von A bis E gekennzeichnet. Der Übergang von einer Phase in die nächste kann schleichend erfolgen.

Projektstufen nach AHO: von der Planung bis zur Inbetriebnahme

Die AHO kennt fünf Projektstufen, die wir Ihnen im Folgenden näher erläutern. Daneben kennzeichnen wir, welcher Leistungsphase der HOAI sie entsprechen. Noch dazu benennen wir, welchen Leistungsanteil jede der Stufen bei der Projektsteuerung nach AHO ausmacht:

1. Projektvorbereitung
2. Planung
3. Ausführungsvorbereitung
4. Ausführung
5. Projektabschluss

Projektvorbereitung: Diese Stufe beschreibt die Projektentwicklung. Sie lässt sich der HOAI Leistungsphase 1 zuordnen. In dieser Stufe werden die Grundlagen für ein Projekt ermittelt. Es geht in erster Linie um das Ausarbeiten von Konzepten sowie um die Durchführung von Machbarkeitsstudien und Bedarfsanalysen. Diese Phase macht 26 % der Gesamtleistung der Projektsteuerung nach AHO aus.

Planung: In dieser Phase findet die Planung bis zur Baugenehmigung statt. Enthalten sind die HOAI Leistungsphasen 2 bis 4 (Vorplanung, Entwurfsplanung, Genehmigungsplanung). Am Ende dieser Projektstufe ist die Planung bereits relativ weit fortgeschritten. Die Genehmigungsplanung enthält bereits deutlich mehr Details als die vorhergehenden Leistungsphasen. Diese Phase macht 21 % der Gesamtleistung der Projektsteuerung aus.

Ausführungsvorbereitung: Mit Abschluss dieser Projektstufe wird in der Regel ein Bauauftrag vergeben. Sie beschreibt den Prozess zur Fertigstellung der Planung und die Durchführung eines Vergabeverfahrens, das in der Regel mit der Vergabe eines Bauauftrags endet. Dieser Projektstufe lassen sich die HOAI Leistungsphasen 5 bis 7 (Ausführungsplanung, Vorbereiten der Vergabe, Mitwirken bei der Vergabe) zuordnen. In dieser Phase werden 19 % der Gesamtleistung der Projektsteuerung erbracht.

Ausführung: Diese Projektstufe beschreibt die Bauausführung. Erst jetzt wird tatsächlich gebaut. In der HOAI heißt diese Phase Leistungsphase 8 (Objektüberwachung). Die Möglichkeit der Einflussnahme auf das spätere Bauwerk ist jetzt relativ gering und der Bauherr hat mit seiner Projektleitung überwiegend die Aufgabe, die Einhaltung der gewünschten Qualität, des Terminrahmens und der kalkulierten Kosten zu überwachen. Diese Stufe der Ausführung macht mit 26 % der Gesamtleistung der Projektsteuerung den größten Teil aus.

Projektabschluss: Mit der abschließenden Projektbetreuung wird in dieser Phase das Bauwerk in seine eigentliche Nutzung überführt. Dazu hat in der Regel eine Inbetriebnahme zu erfolgen und es muss eine umfangreiche Dokumentation über das Bauwerk ausgearbeitet und übergeben werden. Dazu können beispielsweise ein Wartungsplan oder ein Reinigungskonzept gehören. Dies klingt zunächst nach dem Abheften von Vordrucken, doch wer sich schon einmal Gedanken darüber gemacht hat, wie eine aufwendige Glasfassade von außen wie von innen gereinigt werden kann, der wird verstehen, dass auch in der Ausführung dieser Arbeiten einige Sorgfalt geboten ist. Diese Projektstufe entspricht der HOAI Leistungsphase 9 (Dokumentation, Objektbetreuung). In dieser letzten Stufe werden 8 % der Gesamtleistung der Projektsteuerung erbracht.

Handlungsbereiche nach AHO: die Aufgaben während des Bauprojekts

In jeder der fünf genannten Projektstufen fallen für den Projektsteuerer bestimmte Aufgaben an, die in Handlungsbereichen formuliert sind. Die tatsächlichen Aufgaben variieren je nach Projektstufe. AHO kennt hierzu folgende Handlungsbereiche:

A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation

In diesem Handlungsbereich wird zunächst der Projektrahmen definiert. Die Projektsteuerung unterstützt hier insbesondere bei der Wahl der organisationalen Ordnung. Dazu kann zum Beispiel ein Projektkommunikationssystem oder ein Projektorganigramm gehören. Es wird regelmäßig Rücksprache mit dem Auftraggeber über den Stand und Ablauf der Bauarbeiten gehalten. In späteren Projektstufen stehen die finale Umsetzung und Erfolgskontrolle im Mittelpunkt.

B – Qualitäten und Quantitäten

Ziel dieses Handlungsbereiches ist die Definition und Einhaltung von Projektzielen. Schon im Rahmen der Planung, aber auch während der Bauausführung wird permanent geprüft, ob das Bauvorhaben weiterhin konform mit den Projektzielen ist. Sollten diese zu irgendeinem Zeitpunkt gefährdet sein, ist es Aufgabe des Projektsteuerers, Anpassungsmaßnahmen zu veranlassen und zu steuern.

C – Kosten und Finanzierung

Eine weitere Grundaufgabe des Projektsteuerers ist die Rechnungsprüfung. Eingangsrechnungen aller Beteiligten am Bauprozess sind auf Plausibilität zu prüfen und anschließend freizugeben. Daneben wird in frühen Projektphasen der Kostenrahmen definiert und mit dem Fortschreiten des Projektes immer mehr konkretisiert, überprüft und bei Bedarf angepasst. Dem Bauherren soll nach Möglichkeit stets bekannt sein, welche Kosten ihn zu welchem Zeitpunkt erwarten. Dazu können auch Prognosen des Mittelabflusses erforderlich werden und dem Baucontrolling als wertvolle Informationsquelle dienen. Diese Mittelabflussplanung dient auch als Basis für einen fortlaufenden Soll-Ist-Vergleich.

D – Termine, Kapazitäten und Logistik

Die Aufgabe, die den meisten Bauunternehmern beim Gedanken an Projektsteuerer sofort in den Sinn kommt, ist die Aufstellung, Prüfung und Fortschreibung von Projektterminplänen. Ausgangspunkt ist ein grober Terminrahmen, der während der Projektvorbereitung aufgesetzt wird. Anschließend wird aus den einzelnen Terminplänen der Fachplaner und ausführenden Firmen ein stimmiger Gesamtplan erstellt. Zum Projektabschluss ist es schließlich die Aufgabe des Projektsteuerers, die Abnahme und die Inbetriebnahme zu begleiten und zu steuern.

E – Verträge und Versicherungen

In dem Handlungsbereich wirkt der Projektsteuerer bei der Ausgestaltung der Vertragsbedingungen mit. Zugleich klärt er Fragen in Hinblick auf die Vertragstermine und -fristen oder auch was Vergabeverfahren angeht. Im Rahmen der Ausführung wird überwiegend an der Durchsetzung von Vertragspflichten gegenüber den Beteiligten mitgewirkt. Es gehört jedoch auch zu den Aufgaben des Projektsteuerers, Nachtragsprüfungen zu beurteilen und bei der Beauftragung dieser mitzuwirken.

Projektsteuerung nach dem Leistungsbild der HOAI

Die Projektsteuerung nach AHO zu definieren, war nicht immer so. Noch vor einigen Jahren war die HOAI das grundlegende Werk. Blicken wir gemeinsam noch einmal kurz in die Geschichte:

Der Wechsel von HOAI zu AHO

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) hat den Begriff der Projektsteuerung 1977 eingeführt und grenzt sie von anderen Bereichen des Projektmanagements ab. Nach und nach wurde das Leistungsbild des Projektsteuerers jedoch immer mehr von der AHO übernommen, sodass der Begriff seit 2009 kein Thema mehr in der HOAI ist. Der damalige § 31 Projektsteuerung wurde mit der aktuell geltenden Neufassung aufgehoben. Die HOAI hat zu damaliger Zeit in der Projektsteuerung die Übernahme von delegierbaren Bauherrenaufgaben gesehen. Dies führte zu Abgrenzungsschwierigkeiten und Zielkonflikte bezüglich der Aufgaben des Architekten. Nun sauber abgetrennt lassen sich trotz alledem Parallelen zwischen der AHO und HOAI erkennen.

Das Honorar des Projektsteuerers nach HOAI

Das Honorar für die Projektsteuerung konnte nach HOAI frei vereinbart werden. Für die Honorarermittlung eines Projektsteuerers wurden zunächst die anrechenbaren Kosten der Baumaßnahme ermittelt. Anrechenbar sind die Kostengruppen 200 – 700 der DIN 276. Je nach Schwierigkeit des Projekts wurde ihr dann eine Honorarzone zugeordnet. Für die Honorarzonen sind Tabellen in der AHO hinterlegt, die das Grundhonorar des Projektsteuerers in Abhängigkeit der anrechenbaren Kosten angeben. Für besondere Aufgaben konnte ein zusätzliches Honorar erforderlich werden.

Projektsteuerung in Deutschland: wo Sie spannende Bauprojekte finden

Ob Bauprojekte von privaten, gewerblichen oder öffentlichen Auftraggebern – in ganz Deutschland boomt die Branche. Vor allem in den Top 3 größten Städten Deutschlands finden Sie als Projektsteuerer Firmen und die vielfältigsten Bauvorhaben. Wir schauen uns an, was diese Städte genau zu bieten haben:

Projektsteuerung in Berlin: die multikulturelle Hauptstadt

Berlin als Hauptstadt der Bundesrepublik Deutschland ist ein angesagtes Pflaster, was Bauprojekte angeht. Noch lange Zeit vom ehemaligen Charme der neuen Bundesländer geprägt, wandelt sich diese Stadt immer mehr zu einem modernen und attraktiven Hotspot mit innovativen Gebäudekomplexen. Architektonisch hat die Stadt einiges zu bieten und ein Ende des Baubooms ist nicht in Sicht. Berlin ist daher ein Paradies für Projektsteuerer, die dem pulsierenden Leben der Großstadt etwas abgewinnen können. Und nicht nur das. Neben der Projektsteuerung und Bauleitung im Hochbau für Wohn- und Gewerbeimmobilien finden sich auch spannende Bauvorhaben im öffentlichen Bereich oder sogar für das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt.

Projektsteuerung in Hamburg: das Tor zur Welt

Zwar im Inneren des Landes gelegen, wartet Hamburg dennoch mit einer frischen Brise auf. Die Alster, zahlreiche Kanäle sowie die Elbe vermitteln einen gewissen maritimen Stil in der zweitgrößten Stadt Deutschlands. Die Backsteinarchitektur der Speicherstadt ist ein typisches Aushängeschild, welches sich in zahlreichen Neubauprojekten über die ganze Stadt verteilt wiederfindet. Und auch der Sockel der Elbphilharmonie besteht aus den Rotklinkern. Apropos – dort, wo das neue Wahrzeichen der Stadt thront, ist ein ganzes Stadtteil weiterhin dabei zu entstehen. Ein einmaliges Projekt, was eine große Spielwiese für Projektsteuerer in Hamburg bereithält. Und wer noch größer hinaus will, verwirklicht sich einige Meter weiter in einem der bedeutendsten Umschlaghäfen Europas.

Projektsteuerung in München: Tradition trifft Moderne

Bauvorhaben in München erfahren ganz unterschiedliche Einflüsse und machen das Fleckchen Erde auch im Süden Deutschlands attraktiv für Projektsteuerer. Bewährte Tradition und ein rustikales Feeling aus den Bergen in der Nähe treffen auf moderne und innovative Bauvorhaben. Inmitten der Stadt ist der Hauptbahnhof und die gesamte Infrastruktur der Ort des Geschehens. Noch dazu halten zahlreiche große Unternehmen und damit auch große Auftraggeber in und um München industrielle Bauprojekte bereit. Auch von Universitäten und einer Vielzahl an Forschungsinstituten werden  sicherlich so manche wirtschaftliche Impulse in der Zukunft gesetzt werden.

Projektsteuerung Software: effektives Management im Bau

Die Projektsteuerung begleitet Sie im gesamten Bauvorhaben: von Beginn der Planung an bis zur Übergabe des Bauwerks. Damit sie ihr Ziel nicht verfehlt, nämlich das Projekt in seinen Bahnen zu halten, ist eine effektive Durchführung unverzichtbar. Stellen Sie sich vor, Sie erkennen Unzulänglichkeiten in der Bauausführung und antworten mit einem chaotischen Steuerungsprozess. Noch schlimmer ist, wenn Ihnen wichtige Schritte entgehen und das Projekt gegen den Baum fährt. Das muss nicht sein.

Schnell und einfach den Überblick behalten

Bei all der Komplexität gibt es einen Weg, die Steuerung von Projekten zu vereinfachen und ein übersichtliches und effektives System aufzusetzen. Eine spezielle Projektsteuerung Software leistet dabei gute Dienste. Diese unterstützt Sie sowohl strategisch als auch operativ bei der Verwaltung und Steuerung Ihrer Bauprojekte. Die Anwendung begleitet Sie dabei als App auf Ihrem Smartphone und als Browser-Anwendung auf dem Laptop. Auf der Baustelle und von unterwegs lassen sich so die wichtigsten Daten rund um den Bau direkt festhalten. Statt auf einem Notizblock notieren Sie alles Relevante gleich digital und sparen sich so das Nachtragen der Baudokumentation. Viele Bauunternehmen haben damit schon Stunden an Zeit bei der routinemäßigen Begehung der Baustelle gespart.

“Wer die Qualität bei einem Bauvorhaben sicherstellen und dabei noch Zeit ersparen will, nimmt Capmo.”

– Toni Ser, Projektleiter BRAND BERGER GmbH & Co. KG

Effektives Zusammenarbeiten mit allen Baubeteiligten

Gerade als Projektsteuerer haben Sie mit den unterschiedlichsten Gewerken auf der Baustelle zu tun. Ihr koordinativen Aufgaben bestehen vor allen Dingen auch darin, Abweichungen vom Plan zu erkennen und die geeigneten Stellschrauben zu drehen. Das drückt sich bekanntlich in dem Formulieren von Anweisungen aus. Hinterhertelefonieren, eine E-Mail schreiben – vergessen Sie die üblichen Kommunikationsmethoden. Nutzen Sie stattdessen ein Ticketsystem, welches eine gute Projektsteuerung Software von Haus aus mitbringt.

Das gesamte Bauprojekt ist in dieser Software geplant und jeder Schritt ist transparent nachvollziehbar. Haben alle Projektbeteiligten Zugriff, kann die Kommunikation ganz einfach über dieses System stattfinden. Aufgabenpakete in Form von Tickets können direkt formuliert und zentral abgespeichert werden. So erzeugen Sie Transparenz in Echtzeit und lenken das Bauprojekt schnell wieder in eine passable Richtung.

Die Steuerung von Projekten digitalisieren

Sollte auf Ihrer Baustelle noch der Notizblock vorherrschen, dann schaffen Sie diesen als Erstes ab. Mit einem durchdachten Plan gelingt es Ihnen, Schritt für Schritt auf eine digitale Dokumentation umzusteigen und die Projektsteuerung Software für Ihre Bauvorhaben einzusetzen. Laden Sie sich dazu unser eBook herunter und beginnen Sie noch heute mit der Digitalisierung Ihrer Bauprojekte, sodass Sie künftig zeit- und kosteneffizient bauen.