Freihändige Vergabe: Alle Infos zur Vergabe nach VOB

Die Freihändige Vergabe nach VOB ist eine der vielen Arten, nach welchen Bauaufträge ausgeschrieben werden. Bei der Vorgehensweise gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Erfahren Sie hier alles Wissenswerte rund um das Vergabeverfahren. Neben den rechtlichen Fakten aus der VOB betrachten wir auch die praktische Ebene, mit der Anwender tagtäglich zu tun haben. Darüber hinaus klären wir unter anderem den Mythos der “formlosen Vergabe” auf. Zusätzlich formulieren wir einige Tipps, wie Sie die Ausschreibung noch leichter umsetzen können.

Freihändige Vergabe für die Ausschreibung von Bauleistungen

Bevor wir uns mitten in die Praxis der Freihändigen Vergabe öffentlicher Auftraggeber stürzen, klären wir die rechtlichen Rahmenbedingungen. Denn was diese Vergabeart kennzeichnet und von anderen Arten unterscheidet, sollten Sie als Basiswissen stets im Hinterkopf behalten.

Was ist eine Freihändige Vergabe nach VOB?

Die Freihändige Vergabe ist eine von verschiedenen Vergabearten, die bei der Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen angewendet werden. Die Grundsätze und Regelungen basieren hierbei auf der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). In § 3 Satz 3 VOB/A wird deutlich, dass diese Vergabeart nur auf nationale Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber angewendet wird. In den weiteren Abschnitten B und C, die sich auf EU-weite Ausschreibung beziehungsweise auf Ausschreibungen von Sektorenauftraggebern bezieht, fehlt ihre konkrete Erwähnung.

§3 VOB: Arten der Vergabe

Die Vergabe von Bauleistungen erfolgt nach Öffentlicher Ausschreibung, Beschränkter Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb oder nach Freihändiger Vergabe.

Öffentliche Ausschreibung: Bauleistungen werden in einem vorgeschriebenen Verfahren nach öffentlicher Aufforderung einer offenen Zahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe vergeben.

Beschränkte Ausschreibungen (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb): Die beschränkte Ausschreibung ist eine Verfahrensart bei nationalen Ausschreibungen. Hier werden Bauleistungen in einem vorgeschriebenen Verfahren nach Aufforderung einer offenen Zahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe vergeben.

Freihändige Vergabe: Bei der freihändigen Vergabe werden Bauleistungen in einem vereinfachten Verfahren vergeben. Bei diesem Vergabeverfahren sind Verhandlungen möglich sind und es gibt weniger strenge Formvorschriften als bei anderen Verfahren. Trotzdem müssen auch hier bestimmte Regeln eingehalten werden, um fairen Wettbewerb und die Gleichbehandlung aller Bieter sicherzustellen.

Wann ist eine Freihändige Vergabe zulässig?

Das Verfahren der Freihändigen Vergabe ist im Vergleich zu anderen Methoden eine vereinfachte Vorgehensweise. Die Inanspruchnahme und Durchführung unterliegt dem § 3a VOB/A und damit den Zulässigkeitsvoraussetzungen. Hier werden die Rahmenbedingungen genau genannt, die eine solche Vergabe erlauben. Schauen wir uns gemeinsam die Punkte im Einzelnen an.

Zwar ist eine Freihändige Vergabe ausführlich in § 3a Abs. 3 VOB/A beschrieben, jedoch kommt ihr Verständnis nicht ohne die Kenntnis der anderen Paragraphen aus. Denn zu Beginn wird festgelegt, dass eine Freihändige Vergabe zulässig ist, “wenn die Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibungen unzweckmäßig sind”. Dieses tritt insbesondere dann ein, wenn:

1. für die Leistung aus besonderen Gründen (z. B. Patentschutz, besondere Erfahrung oder Geräte) nur ein bestimmtes Unternehmen in Betracht kommt,
2. die Leistung besonders dringlich ist,
3. die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,
4. nach Aufhebung einer Öffentlichen Ausschreibung oder Beschränkten Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis verspricht,
5. es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist,
6. sich eine kleine Leistung von einer vergebenen größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt.

Weiterhin orientiert sich ein Vergabe nach diesem Verfahren auch nach dem Auftragswert, wenn dieser bis zu 10.000 Euro ohne Umsatzsteuer bemisst (§ 3a Abs. 3 Satz 2 VOB/A). Bundesländer und Kommunen können darüber hinaus eigene Schwellenwerte ansetzen, die dauerhaft oder zeitlich beschränkt die Grenzen für Auftragswerte erhöhen.

Abgesehen von dem monetären Schwellenwert sind die Gründe für die Methode der Freihändigen Vergabe eher als besondere Bestimmungen zu werten. Sie greifen dann, wenn die Vergabe nach den üblichen Methoden unverhältnismäßig wäre. Das erleichterte Verfahren vermeidet daher, dass durch strenge Regeln so manch ein Bauprojekt verhindert würde.

Die Arten der Vergabe nach VOB: Die Verfahren von A bis Z

Um die Freihändige Vergabe im Gesamtkontext der Vergabeverfahren besser einordnen zu können, wagen wir einen Exkurs in das Vergaberecht nach VOB. Grundsätzlich wird die Vergabe in Teil A der VOB geregelt. Teil A wiederum ist in drei Abschnitte untergliedert und fokussiert sich auf unterschiedliche Anwender:

Abschnitt A enthält Basisparagraphen für nationale Auftraggeber.

Abschnitt B bezieht sich auf EU-weite Ausschreibungen.

Abschnitt C kennzeichnet Verfahren von Sektorenauftraggebern.

Alle drei Abschnitten definieren die Vergabearten von Bauaufträgen separat für das jeweilige Anwendungsgebiet.

Für das nationale Vergaberecht gelten nach § 3 VOB/A neben der Freihändige Vergabe auch die Öffentliche Ausschreibung sowie die Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb.

Im Rahmen der EU-weiten Ausschreibung erfolgt die Vergabe von öffentlichen Aufträgen gemäß § 3 EU VOB/A im offenen Verfahren oder im nicht offenen Verfahren sowie im Verhandlungsverfahren. Letzteres entspricht in etwa dem Freihändigen Verfahren. Zwei weitere Verfahren nach dem wettbewerblichen Dialog oder nach der Innovationspartnerschaft sind eher selten angewendete Vergabearten.

Ausschreibungen von Sektorenauftraggeber orientieren sich entweder an einem nicht offenen Verfahren, an einem Verhandlungsverfahren mit oder ohne Teilnahmewettbewerb oder aber an einen wettbewerblichen Dialog (§ 3 VS VOB/A).

Freihändige Vergabe im Fokus: So läuft die Vergabe ab

Statt nur die Theorie zu betrachten, wollen wir mit Ihnen zusammen einen Blick auf die Durchführung der Freihändigen Vergabe nach VOB werfen. Dabei sehen wir uns auch klassische Herausforderungen an.

Die ersten Schritte vor dem eigentlichen Vergabeprozess

Bevor ein Vergabeverfahren für eine Ausschreibung gewählt wird, sind diverse Daten zu beschaffen und zu dokumentieren. Das Bauvorhaben muss genau gekennzeichnet werden, was die Schilderung des Bedarfs und die Schätzung des Auftragswertes mit einbezieht. Erst mit diesen Rahmendaten kann in Anlehnung an die VOB/A eine Vergabeart bestimmt werden. Egal, welches Vergabeverfahren dann gewählt wird: Die Grundsätze in § 2 VOB/A erfordern, dass der Auftraggeber erst dann ausschreiben soll, “wenn alle Vergabeunterlagen fertiggestellt sind und wenn innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann.”

Wie läuft eine Freihändige Vergabe ab?

Bei der Durchführung der Freihändigen Vergabe wenden sich Auftraggeber an mehrere ausgewählte Unternehmen und fordern zu einer Angebotsabgabe auf. Mit diesen verhandelt er dann über die festgesetzten Auftragsbedingungen hinsichtlich Preis und Leistung. Anschließend bewertet der Auftraggeber die Angebote. Schlussendlich erhält ein Unternehmen einen Zuschlag oder aber es kommt zu einer Aufhebung. Die Bauleistung wird daher konkret erst nach Einreichung von Angeboten vergeben.

Um den engeren Kreis der relevanten Unternehmen zu bestimmen, kann dieser Auswahl ein Teilnahmewettbewerb vorausgehen. Dieser Prozess startet in dem Falle zunächst mit einer Bekanntmachung. Nachfolgend gehen die Teilnahmeanträge ein und werden ausgewertet. Grundsätzlich gibt es bei der Freihändigen Vergabe keine Mindestanzahl an Unternehmen, mit welchen Verhandlungen geführt werden. Dennoch ist auch hier der Grundsatz verbreitet, dass sich die Ausschreibung an mindestens drei Unternehmen richten soll. Diese Leitlinie sorgt dafür, dass selbst bei kleineren Aufträgen ein gewisser Wettbewerb gewährleistet ist.

Herausforderungen innerhalb der Vergabeverfahren

Noch bevor es überhaupt zu der Entscheidung kommt, eine Freihändige Vergabe nach VOB durchzuführen, treten schon mehrere Hürden auf. In erster Linie geht es um eine umfassende und sachliche Beschreibung des geplanten Bauvorhabens. Eine lückenhafte Darstellung ist möglicherweise nicht immer entscheidend für die Wahl der Vergabeart. Doch fehlende Informationen bieten stets Raum für Missverständnisse und nachträgliche Anpassungen. In dem Falle drehen Sie sich mit Auftraggebern mitunter mehrmals im Kreis, bis Sie gemeinsam den gewünschten Zielzustand vor Augen haben. Ausschreibende sollten allerdings auch immer im Hinterkopf behalten, dass eine interne oder auch externe Überprüfung durchgeführt werden kann. Ihre Vergabeakte sollte daher stets Hand und Fuß haben.

Eine genaue und umfassende Dokumentation schließt noch dazu mehr an Informationen ein, als Sie im ersten Moment vermuten. Es geht nicht einfach nur um eine Konkretisierung von Bedarf und Kosten, sondern um eine genaue Begründung. Diese beinhaltet das Abwägen zwischen mehreren Alternativen. Der Entscheidungsprozess und auch die Kostenschätzung erfordern dabei eine ausführliche Beschreibung, die für verschiedenste Adressaten gleichzeitig nachvollziehbar sein soll.

Inwiefern ist die Freihändige Vergabe ein formloses Verfahren?

Rund um das Freihändige Verfahren ist eine Meinung weit verbreitet. Nämlich, dass dieses Vergabeverfahren ein „formloses Verfahren“ sei. Wie Sie allerdings an den genannten Vorarbeiten erkennen, können Sie auf eine gewisse Form nicht verzichten. Wohl aber ist die Strenge im Vergabeverfahren nicht vergleichbar mit den Öffentlichen Ausschreibungen und den Beschränkten Ausschreibungen. Beispielsweise müssen die Leistungsbeschreibungen nicht so detailliert wie bei den anderen förmlichen Verfahren aufgeführt werden, wenn klar ist, dass die Zulassungsvoraussetzungen die Freihändige Vergabe stützen. Des Weiteren dürfen die Leistungsbeschreibungen angepasst werden, sofern Grundsätze wie das Gleichbehandlungsgebot eingehalten werden.

Vorgehen bei der Vergabe: von analog bis digital

Der Einblick in die typischen Herausforderungen offenbaren noch nicht alles, was die aktuellen Hindernisse bei der Vergabe durch öffentliche Stellen sind. Abgesehen von den inhaltlichen Punkten ist es die Art und Weise der Erstellung der Vergabeakte, welche noch sehr viel Potenzial für Verbesserungen bereit hält. Um dies nachzuvollziehen, stellen wir Ihnen die analoge und digitale Vorgehensweise gegenüber.

Analog mit Stift, Papier und verwaisten Dokumenten

Das lange praktizierte Vorgehen bei der Vergabe ist das Zusammentragen verschiedenster Informationen auf Papier. Ausgedruckte E-Mails, Word-Dokumente oder Excel-Tabellen runden das gesammelte Werk ab. Mehrere Stapel und Aktenordner existieren neben digitalen Dokumenten auf dem Arbeitsrechner. Allein die Aufzählung lässt eine Komplexität erahnen, die nicht selten auch eine mangelnde Transparenz zur Folge hat. An unzähligen Orten abgespeichert oder abgelegt, fehlt logischerweise ein zentraler Ort für Ihre Vergabeakte, wo Sie oder Kollegen alle Informationen schnell wiederfinden können. Dabei erspart Ihnen eine strukturierte Vorgehensweise jede Menge Zeit und Nerven, wie das Beispiel zu rein digitalen Methode beschreibt.

Digitale Dokumentation: Klarheit schaffen durch effektive Prozesse

Digital zu dokumentieren, bedeutet, auf die Zettelwirtschaft und schwere Papierberge zu verzichten. Statt alles manuell aufzuschreiben, dokumentieren Sie alles Wichtige digital. Jede Information verbleibt auch über den gesamten Vergabeprozess auf einem einzigen digitalen Speicherplatz. Schlussendlich wird ein modernes Vergabesystem so aufgebaut, dass eine passende Software Sie dabei unterstützt, die Informationen in der Form abzuspeichern, wie Sie es für Ihre Arbeitsschritte benötigen. Vermeiden Sie es dabei, Insellösungen zu entwickeln und Ausnahmen zuzulassen. Diese bringen Sie nur wieder ab von Ihrem optimierten Prozess.

Auch wenn eine Software eine große Erleichterung ist: Der Schritt vom Papier ist für manche Unternehmen zu groß. Deshalb ist eine Protokollvorlage häufig eine gut Möglichkeit, den analogen Vergabeprozess ein Stück weit zu vereinfachen, ohne die Prozesse intern komplett umstellen zu müssen. Eine solche haben wir für Sie vorbereitet, sodass Sie direkt loslegen und Ihre Arbeit vereinfachen können.