Gratis Vergabeprotokoll für Sie!

Die Vergabe von Bauaufträgen ist ein spannender Meilenstein in der Vorbereitung eines Bauvorhabens. Sie legt die Grundlage für die Ausführung der Baumaßnahmen. Damit Ihnen auf diesen letzten Metern nichts entgeht, unterstützt Sie unsere gratis Vergabeprotokoll Vorlage dabei, im Rahmen der Vergabe nichts zu vergessen.

Vergabe nach VOB: häufige Fragen und Antworten zum Vergabeverfahren

Das Vergabeverfahren von Bauleistungen wird in der VOB, Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, geregelt. Die VOB schließt darüber hinaus auch Regelungen für die Auftragsausführung mit ein. Interessieren soll uns hier lediglich das Vergabeverfahren. Zu den wichtigsten Fragen, die in dem Zusammenhang auftreten, haben wir im Folgenden jeweils eine aufschlussreiche Antwort für Sie parat.

Wann werden VOB Vergabeverfahren im Bauablauf relevant?

Im Gegensatz zu Bauverträgen nach BGB sind bei einem VOB Vertrag weitreichendere Regelungen wie zum Beispiel zur Vergabe von Bauleistungen sowie zusätzlichen Leistungen zu beachten. Vergabeverfahren nach den Grundsätzen der VOB gelten in erster Linie für die öffentliche Hand und für Sektorenauftraggeber. Letztere vergeben Aufträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit. Eine strukturierte und transparente Vorgehensweise bei der Vergabe soll Willkür vermeiden und stattdessen eine wirtschaftliche Umsetzung des geplanten Bauvorhabens sicherstellen. Das gesamte Verfahren soll zudem einen fairen Wettbewerb zwischen verschiedenen Bauunternehmen ermöglichen. Die konkreten Grundsätze sind in § 2 VOB/A festgehalten.

Welche Arten der Vergabe gibt es laut VOB/A?

Die Vergabe von Bauaufträgen wird in der VOB/A geregelt, dem ersten der drei Teile, welche die VOB umfasst. Dieser Teil A wiederum ist in weitere drei Abschnitte gegliedert und strukturiert damit das Vergabeverfahren je nach Art und Größe des Bauprojekts:

• Abschnitt 1: Nationale Vergabeverfahren
• Abschnitt 2: EU-Ausschreibungen
• Abschnitt 3: Verfahren bei Sektorenauftraggebern

In allen drei Abschnitten werden die Vergabearten von Bauaufträgen gesondert dargestellt. Für das nationale Vergaberecht im deutschen Baugewerbe gilt zum Beispiel § 3 VOB/A (Arten der Vergabe). Demnach erfolgt eine Vergabe von Bauleistungen nach drei verschiedenen Arten:

• Öffentliche Ausschreibung: Hierbei werden Bauleistungen nach öffentlicher Aufforderung vergeben, in welcher eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten aufgefordert wurde.
• Beschränkter Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb: In diesem Verfahren werden dagegen Bauleistungen nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben.
• Freihändige Vergabe: Die Vergabe erfolgt nach einem vereinfachten Verfahren.

In den §§ 3a und 3b VOB/A werden weitere Einzelheiten zu den Zulässigkeitsvoraussetzungen und zum Ablauf der Verfahren vorgeschrieben. Hier finden Sie beispielsweise Schwellenwerte, das heißt wertmäßige Grenzen, nach welchen auf einen Teilnahmewettbewerb verzichtet werden kann.

Welche Herausforderung gibt es bei Vergabeverfahren?

Folgt das Vergabeverfahren nach den Grundsätzen der VOB/A, treten einige Besonderheiten auf. Als Architekt oder Ingenieur müssen Sie zum Beispiel mit längeren Bearbeitungszeiten rechnen, als Sie es bei privaten oder gewerblichen Ausschreibungen gewohnt sind. Der Auftraggeber soll nach § 2 Abs. 6 VOB/A erst dann ausschreiben, wenn “alle Vergabeunterlagen fertiggestellt sind und wenn innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann”. Mitunter erfordert auch der Vergleich der verschiedenen Angebote schlichtweg Zeit bevor der Auftrag vergeben wird.

Weiterhin sind es die Bewertungskriterien, nach welchen die Aufträge miteinander verglichen werden, die regelmäßig zu einer Herausforderung werden. Häufig besteht bei den Auftraggebern Unsicherheit, wie sie Qualität formulieren und schlussendlich bewerten sollen. Als schnelle Lösung wird hierbei oft einfach nur der Preis als einziges Kriterium angewendet. Das führt zwangsläufig zu einem Preiskampf, bei welchem die Qualität auf der Strecke bleibt. Ein Aspekt, der gemäß den Grundsätzen nicht gewollt ist, doch der sich aus den genannten Gründen in der Praxis allerdings immer wieder einschleicht.

Weshalb benötigen Sie ein Vergabeprotokoll?

Soll die Vergabe ordnungsgemäß durchgeführt werden, gehört dazu in jedem Fall eine Dokumentation. Eindeutig und transparent kommunizieren Sie schlussendlich nur, wenn Sie alle relevanten Informationen und Entscheidungen, die das zukünftige Baugeschehen beeinflussen, schwarz auf weiß stehen haben. Somit wird offensichtlich, dass auch der Zuschlag für ein Bauunternehmen als sehr weitreichende Entscheidung rechtssicher festgehalten werden muss. So können Sie jederzeit belegen, gemäß der VOB/A vorgegangen zu sein.

Wesentliche Inhalte für ein rechtssicheres Dokument

Was in ein Vergabeprotokoll hinein gehört? Das ist im Grunde schnell benannt:

• Benennung des Projekts
• Kurzbeschreibung des Auftrags mit Darstellung des Bedarfs
• Datum der Freigabe für die Auftragsvergabe
• Auflistung der Vergleichsangebote
• Kennzeichnen des Anbieters, für den Sie sich entschieden haben
• Begründung Ihrer Entscheidung
• Ort, Datum und Unterschrift

Die Auflistung der einzelnen Vergleichsangebote enthält zu jedem Angebot folgende Informationen:

• Name des Anbieters
• Datum, an welchem das Angebot eingeholt wurde
• Eingereichte Form wie per Telefon E-Mail etc.
• Auftragssumme als Netto- und Bruttowert

Capmo-Tipp: Üblicherweise finden alle diese Informationen auf einer Seite im Vergabeprotokoll Platz. Sollten Ihre Ausformulierungen länger sein, dann wählen Sie ein Zusatzblatt und hängen dieses als Anlage an das Protokoll. Wichtig ist, dass Sie nichts an relevanten Informationen unter den Tisch fallen lassen.

Vergabeprotokoll Muster: Ihre Vorlage für die Vergabe nach VOB

So verwenden Sie die Vergabeprotokoll Vorlage

Nach dem kostenfreien Download speichern Sie die Datei als Vorlage ab. Für den Fall, dass Sie mehrere Vergabeverfahren betreuen, haben Sie so stets Zugriff auf ein neues leeres Dokument. Für Ihr aktuelles Projekt kopieren Sie die Vorlage und speichern diese unter dem jeweiligen Projektnamen ab. Nun kann es auch schon mit dem Ausfüllen losgehen. Wenn Sie zusätzliche Informationen niederschreiben und beilegen wollen, dann nehmen Sie sich eine leere Datei und notieren Sie alles Wesentliche. Am besten legen Sie sich auf Ihrem Rechner einen Ordner an, in dem dann alle Dokumente rund um das Vergabeprotokoll zusammen abgespeichert sind.

Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag bereichern

Verwenden Sie ab sofort das Vorlage Vergabeprotokoll, können Sie unmittelbar von mehreren Vorteilen profitieren:

Jetzt sind Sie an der Reihe: Sichern Sie sich Ihre Vergabeprotokoll Vorlage

Nun wissen Sie alles, was Sie rund um das Vergabeprotokoll wissen müssen. Von der Theorie bis hin zur Praxis helfen Ihnen unserer Einblicke mit dem Muster, schnell und sicher umzugehen. Laden Sie sich die Vergabeprotokoll Vorlage direkt kostenfrei herunter und nutzen Sie diese für die Entscheidung der Vergleichsangebote. Capmo wünscht viel Erfolg bei der Auswahl und der weiteren Durchführung Ihres Bauvorhabens!