CDE für Ihr Bauprojekt: 5 Funktionen, die Ihr Programm haben muss

Ob Planung, Koordination, Budgetierung oder Dokumentation: In Projekten müssen eine Menge Aufgaben koordiniert werden. Bei den ganzen Informationen und Daten kann man schnell mal den Überblick verlieren. Ein Common Data Environment (CDE) kann Ihnen dabei helfen, alle Dokumente ordnungsgemäß anzulegen und zu verwalten. Bei der Auswahl einer geeigneten CDE Software sollten Sie dabei auf 5 wichtige Funktionen achten. Welche das sind und wie Sie diese zu Ihrem Vorteil nutzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein Common Data Environment?

Das Common Data Environment, kurz CDE oder auch Projektraum genannt, ist ein virtueller Arbeitsbereich zum zentralen Dokumentenmanagement. Das bedeutet, dass Sie alle Dokumente, Pläne und Informationen Ihres Bauprojekts zentral speichern, organisieren und verwalten können. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente nicht verloren gehen oder aus Versehen gelöscht werden. 

Da alle Projektbeteiligten jederzeit auf die Informationen zugreifen können, wird eine einheitliche Informationsquelle geschaffen. Auf diese Weise bleiben alle Teammitglieder über den aktuellen Stand des Projekts informiert. Gleichzeitig behält jeder den Überblick über den Projektfortschritt und die Daten müssen nicht mehrfach manuell übertragen werden. Dadurch sparen sich Ihre Mitarbeitenden unnötige Doppelarbeit, vermeiden Fehler und verbessern ihre Effizienz.

5 Funktionen, auf die Sie achten müssen

Eine effiziente und zeitsparende Projektentwicklung ist heute ohne digitale Prozesse kaum mehr denkbar. Dabei sparen Sie nicht nur Zeit, sondern stellen auch eine nachvollziehbare Dokumentation sicher. Mit einem CDE verwalten Sie Ihre Dokumente an einem zentralen Ablageort und vereinfachen zusätzlich die Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten. Die gemeinsame Datenumgebung sollte dabei über diese 5 grundlegenden Funktionen verfügen, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

1. Intuitive Handhabung
2. Rechtemanagement und Integration aller Projektbeteiligten
3. Strukturiertes und cloudbasiertes Dokumentenmanagement
4. Integration in ein ganzheitliches System
5. Schnelle Importe und Exporte
   

1. Intuitive Handhabung

Nichts ist frustrierender als eine Software, die nicht intuitiv zu bedienen ist. Stundenlanges Herumprobieren mit den neuesten technischen Systemen kostet wertvolle Arbeitszeit und kann die Zielerreichung erschweren. Daher sollten Sie bei der Auswahl eines geeigneten Common Data Environments auf eine einfache Handhabung achten. Dabei sollte beispielsweise das Erstellen einer Ordnerstruktur für den gesamten Projektablauf ganz einfach erledigt werden.

Aber wie können Sie sich sicher sein, dass die von Ihnen gewählte Software einfach zu bedienen ist? Bevor Sie die Software in Ihrem Unternehmen implementieren, sollten Sie sie unverbindlich testen. So haben Sie ausreichend Zeit, verschiedene Anwendungsfälle auszuprobieren und zu sehen, ob die Software Ihren Anforderungen entspricht.

Und wenn Sie einmal nicht weiterkommen, können Sie direkt prüfen, wie gut der Kundenservice des Softwareanbieters funktioniert. So können Sie sicherstellen, dass die gewählte CDE Software nicht nur einfach zu bedienen ist, sondern auch bei Bedarf schnelle Unterstützung bietet.

2. Rechtemanagement und Integration aller Projektbeteiligten

In einem Projekt müssen viele unterschiedliche Aufgaben von verschiedenen Personen erledigt werden. Können diese Personen nun nicht miteinander kommunizieren oder Informationen teilen, kann dies zu Verzögerungen und Fehlern führen. 

Ein Common Data Environment bietet dabei eine zentrale Plattform, auf der mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten und Informationen teilen können. Beispielsweise können Bau- oder Projektleiter Berechtigungen erteilen und so sicherstellen, dass sensible Daten und Dokumente nur von befugten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Sollten später am Bau Probleme auftreten, können Sie die Zuständigkeiten auf diese Weise rasch ermitteln. 

Achten Sie ebenso bei der Auswahl einer CDE Software darauf, dass Sie weitere Projektbeteiligte kostenfrei hinzufügen können. So gewährleisten Sie, dass das gesamte Team jederzeit auf dem aktuellen Stand ist und alle relevanten Informationen schnell finden kann.‍

3. Strukturiertes und cloudbasiertes Dokumentenmanagement

Bei einem Bauprojekt kommen schnell eine Menge Dokumente und Informationen zusammen – da kann man schnell den Überblick verlieren. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und fragen Sie sich: Wissen Sie noch, wo Sie welche Dokumente abgelegt haben? Das Suchen nach Dokumenten und Informationen nimmt schließlich viel Zeit in Anspruch. Eine hierarchische Ordnerstruktur einer gemeinsamen Datenumgebung schafft hier Abhilfe, indem sie die Dokumente und Informationen organisiert und die Suche erleichtert. Durch die Strukturierung von Dokumenten und Dateien in thematisch oder funktional zusammenhängenden Ordnern wird es für alle Projektbeteiligten einfacher, die benötigten Informationen schnell zu finden und aufzurufen. 

Die hierarchische Struktur ermöglicht es auch, Dateien und Ordner entsprechend ihrer Relevanz zu priorisieren und eine klare Trennung zwischen verschiedenen Phasen des Projekts, Teams oder Abteilungen zu schaffen. Dies hilft, die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit zu erhöhen und mögliche Fehlerquellen oder Missverständnisse zu minimieren. Eine klare Ordnerstruktur trägt somit zur Effizienz und Zusammenarbeit im Projekt bei.

Eine moderne CDE Software speichert Ihre Daten im Übrigen in einer sogenannten Cloud. Das bedeutet, dass die Daten nicht auf Ihrem Laptop oder Smartphone gespeichert werden, sondern auf einem Server des Dienstleisters – natürlich datenschutzkonform. Diese Cloud Lösung bietet den Vorteil, dass alle Projektbeteiligten jederzeit auf die aktuelle Version des Baufortschritts zugreifen können. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass die Daten nicht verloren gehen und Ihrer Rechtssicherheit dienen.

4. Integration in ein ganzheitliches System

Ob Mängelmanagement, Bauzeitenplan oder Bautagebuch – mittlerweile können viele Bauprozesse und bürokratische Vorgänge digitalisiert werden. Es gibt viele verschiedene Systeme und Programme, die für einzelne Funktionen eingesetzt werden können. Wenn Sie jedoch für jeden Prozess ein separates System verwenden, werden Sie schnell merken, dass Sie in einer unübersichtlichen Systemlandschaft ertrinken – die schließlich zu Fehlkommunikation und Projektverzögerungen führt. 

Um dies zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass die CDE Software in ein einheitliches System integriert ist und mehrere Problemstellungen löst. Mit solchen Systemen werden Sie nicht nur Ihre Papierberge los, sondern optimieren auch Ihre Prozesse, da Sie sich die manuellen Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen sparen.‍

5. Schnelle Importe und Exporte‍

Langsame Import- und Exportfunktionen erschweren die Zusammenarbeit. Warum? Weil Projektbeteiligte möglicherweise lange warten müssen, bis Dateien hoch- oder heruntergeladen werden, was zu Verzögerungen im Projektverlauf führen kann. Ein langsamer Datenaustausch führt außerdem zu Frustration und Verwirrung, da Teammitglieder möglicherweise mit unterschiedlichen Versionen von Dokumenten und Plänen arbeiten.

Um dies zu vermeiden, sind schnelle Import- und Exportfunktionen in einem CDE von entscheidender Bedeutung. Denn durch sie wird eine reibungslose Zusammenarbeit und ein schneller Datenaustausch zwischen Projektmitarbeitern ermöglicht. Beispielsweise können Dateien wie Pläne, Zeichnungen und Dokumente nahtlos in die gemeinsame Datenumgebung hochgeladen und geteilt werden, sodass alle Teammitglieder schnell darauf zugreifen und Änderungen vornehmen können.

Optimale CDE Softwares bieten dabei eine praktische Exportfunktion, mit der Sie Dokumente automatisch als PDF-Datei generieren und an die beteiligten Parteien senden können. Einige Softwareprogramme ermöglichen es Ihnen sogar, das Layout der Exporte an den professionellen Auftritt Ihrer Firma anzupassen. Dadurch entfällt die manuelle Formatierung und auch der Umweg über den PC, um die Dokumente in andere Formate umzuwandeln und per E-Mail zu versenden. Das spart wertvolle Zeit und erleichtert die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten.‍

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