Projektraum: 4 Gründe, warum Sie eine Software für Ihr Bauprojekt brauchen

Jederzeit zu wissen, wo welche Information abgelegt wurde, ist für den Erfolg Ihrer Bauprojekte das A und O. Dennoch sehen wir in der Praxis immer wieder Projekte, in denen hunderte Dokumente in einer Bauakte aus Papier oder online in einer Ordnerstruktur  gesammelt werden. Und weil die Dokumente an verschiedenen Orten verstreut sind, kommt es auch mit der besten Planung zu Verzögerungen, Fehlern und Kostenüberschreitungen. 

Mit einem Projektraum verwalten Sie dagegen alle Projektdaten wie beispielsweise Baupläne, Gutachten, Verträge und Protokolle ganz zentral und firmenübergreifend. Auf diese Weise verbessern Sie nicht nur die Zusammenarbeit Ihres Teams, sondern vermeiden auch Fehler und Missverständnisse, weil Sie endlich den Überblick behalten. 

Was ist ein virtueller Projektraum?

Der virtuelle Projektraum, auch Projekt-Kommunikations-Management-System (PKMS), Projektplattform oder Common Data Environment (CDE) genannt, ist eine webbasierte Lösung, mit der Sie Ihre Projekte effizienter und erfolgreicher verwalten. Der Raum ist ein zentraler Datenspeicher, an dem Sie alle Informationen und Dokumente zu Ihren Bauprojekten sammeln und organisieren können. Auf diese Weise stellen Sie einen strukturierten Informations- und Datenaustausch sicher.

Bei einem virtuellen Projektraum hat Ihr gesamtes Team jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten – ganz gleich, ob sie sich im Büro oder auf der Baustelle befinden. So können Dokumente projektbezogen abgelegt werden und eine lückenlose Dokumentation des gesamten Bauzyklus ist gewährleistet. Die Projektplattformen bieten Unternehmen im Bauwesen somit eine effiziente und zeitsparende Lösung, die eine reibungslose Zusammenarbeit im Team sicherstellt.

Darum brauchen Sie eine Projektraum-Software

1. Zentralisierung aller Projektdaten

Mit einer Projektraum-Software haben Sie alle Daten zentral an einem Ort gespeichert. Das bedeutet, dass Sie alle relevanten Informationen des Bauprojekts an einem Ort abspeichern und diese online von allen relevanten Projektbeteiligten zentral abgerufen werden können. Damit schaffen Sie eine einheitliche Informationsquelle, mit der alle Teammitglieder über den aktuellen Stand des Projekts informiert sind und jederzeit auf die neuesten Informationen zugreifen können.

Zusätzlich werden Ihre Daten in einem virtuellen Projektraum sicher gespeichert und sind geschützt vor unbefugtem Zugriff. Gleichzeitig haben beispielsweise Bauleiter oder Projektleiter die Möglichkeit, Berechtigungen zu erteilen und beeinflussen, wer auf welche Informationen zugreifen kann.

2. Effizientere Zusammenarbeit

Ob Architekt, Subunternehmer oder Handwerker – eine effiziente Zusammenarbeit verschiedener Parteien ist für den Bauerfolg essenziell. Mit einer PKMS Software greifen Sie und Ihr Team in Echtzeit auf Projektdaten zu. Das bedeutet, dass jeder Projektbeteiligte eventuelle Änderungen direkt für die eigene Arbeit berücksichtigen kann und jederzeit den Überblick über den Projektfortschritt behält. Zusätzlich wird dadurch die Transparenz Ihres Projekts gefördert.

Da Sie mit einem Projektraum alle Dokumente und Informationen zentral an einem Ort speichern, müssen die Daten nicht mehrfach manuell übertragen werden. So sparen sich Ihre Mitarbeitenden unnötige Doppelarbeit, vermeiden Fehler und verbessern ihre Effizienz.

Gleichzeitig können Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten direkt in der virtuellen Projektraum-Software verwalten. Somit weiß jeder Projektbeteiligte, was von ihm erwartet wird und wann welche Aufgaben erledigt werden müssen.

3. Vermeidung von Fehlern und Qualitätssicherung

Mit einer Projektplattform vermeiden Sie zusätzlich Fehler in Bauprojekten, indem Sie die Übersicht über Projektdokumente und -prozesse verbessern. Durch das Schaffen von sogenannten Standards definieren Sie einheitliche Prozesse und Abläufe, die von allen Beteiligten eingehalten werden. Beispielsweise können Sie definieren, wie Dokumente erstellt, freigegeben und abgelegt werden. So stellen Sie sicher, dass jeder im Team mit den richtigen Dokumenten arbeitet, sich an die Prozesse hält und weiß von ihm erwartet wird. Dadurch vermeiden Sie nicht nur Fehler und Missverständnisse, sondern stellen auch ein konstant hohes Qualitätsniveau sicher, durch das Sie sich von Ihrer Konkurrenz abheben.

4. Erleichterte Projektplanung und -verwaltung

Durch die Verwendung eines Projektraums wird die Verwaltung von Dokumenten deutlich vereinfacht und verbessert, da alle Projektbeteiligten schneller auf die benötigten Dokumente zugreifen können und immer die aktuellste Version zur Verfügung haben. Beispielsweise haben Sie mit einem PKMS die Möglichkeit, Dokumente direkt an Aufgaben anzuhängen oder Exporte von noch offenstehenden Aufgaben in der Dokumentenverwaltung abzuspeichern. Indem Sie alle Dokumente zentral ablegen, vermeiden Sie, dass Informationen auf verschiedenen Computern oder in verschiedenen E-Mail-Postfächern verstreut sind und möglicherweise verloren gehen. 

Projektraum erfolgreich im Unternehmen umsetzen: so geht’s

Die Änderung und somit auch die Einführung einer neuen Software in ein Unternehmen will geplant, kommuniziert und durchgeführt werden. Genau darum geht es im Change Management. Change Management ermöglicht es, Veränderungen im Unternehmen systematisch anzugehen, zu bewältigen und eine erfolgreiche Umsetzung zu garantieren. 

Ein Wandel passiert dabei natürlich nicht von heute auf morgen, sondern über eine längere Zeit. Mit diesen 3 Tipps setzen Sie die Projektplattform erfolgreich in Ihrem Unternehmen um.

‍Initialisierung: Probleme sichtbar machen 

Wenn Sie einen virtuellen Projektraum einführen möchten, müssen Sie Ihr Team über die Probleme informieren und sensibilisieren, die in der Ausgangslage bestehen. Sprechen Sie das Problem direkt an und erklären Sie, dass beispielsweise die Dokumentation mit Stift und Papier oder in Excel sehr aufwändig ist. Oder dass die Daten zum Beispiel nur vor Ort im Büro verfügbar sind und bei Bedarf mühsam herausgesucht und allen zugänglich gemacht werden müssen.

‍Kommunikation: So klar wie möglich 

Definieren Sie das Ziel, das Sie erreichen möchten und kommunizieren Sie die Umsetzung an alle Beteiligten. Die Kommunikation ist hier von besonderer Bedeutung, weil Ihr Team den Wandel nur mitmacht, wenn es das “Warum” dahinter versteht. Beschreiben Sie die Vorteile der Nutzung im Alltag – idealerweise mit konkreten Beispielen. Erklären Sie, wie Sie zum Beispiel mit einem Projektraum die Zusammenarbeit im Team verbessern, Doppelarbeit und Fehler vermeiden sowie die Effizienz steigern. 

Umsetzung und Evaluation

‍Setzen Sie die geplanten Maßnahmen um und evaluieren Sie diese. Das bedeutet: Sie launchen die Software und kümmern sich darum, dass Ihre Mitarbeitenden Zugang und Schulungen bekommen. Leben Sie den Wandel langfristig und erklären Sie das Projekt nicht direkt nach der Umsetzung als beendet. Kontrollieren Sie vielmehr über einen längeren Zeitraum, ob die Veränderung auch angekommen ist. Holen Sie sich Feedback Ihres Teams ein und nehmen Sie mögliche Optimierungen vor.

Capmo: So einfach war Baumanagement noch nie

Mit Capmo haben Sie eine Baumanagement-Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen in der Baubranche zugeschnitten ist. Dabei bietet Caomo eine Vielzahl an Funktionen, die Sie bei der Projektsteuerung unterstützen, darunter Mängelmanagement oder Baudokumentation. Mit Capmo können Sie schon jetzt die Inhalte des Bautagebuchs exportieren und sie sich als individuelle Berichte anzeigen lassen. Außerdem können Sie an Ihre Aufgaben Bilder und PDF-Dokumente anhängen, um Ihren Projektbeteiligten mehr Informationen zur Verfügung zu stellen. 

Unser Tipp: Mit dem Capmo Dokumentenmanagement können Sie sowohl die in Capmo erstellten Berichte, als auch externe Berichte speichern, Dokumente und Dateien zentral ablegen und mit Ihren Kollegen teilen.

Neugier geweckt? Dann vereinbaren Sie jetzt Ihr persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie mit Capmo Ihre Projekte noch effizienter verwalten können.

Intuitiv bedienbar

Im Gegensatz zu anderen Software, die anfangs kompliziert sein können, ist Capmo sehr intuitiv. Die Funktionen sind einfach und selbsterklärend, sodass Sie nach nur kurzer Einarbeitung problemlos mit Capmo arbeiten können.

Offline verfügbar

Capmo ist auch ohne Internetverbindung nutzbar. Das bedeutet, dass Sie alle Fotos, Notizen oder Änderungen in den Plänen ganz einfach offline in die Software einbinden. Sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind, werden die Daten automatisch synchronisiert. So können alle Personen mit Zugriffsberechtigung auf die neuesten Versionen zugreifen.

Professionelle Dokumente

Mit Campos flexiblem Ticket-System erstellen Sie Aufgaben und Hinweise die ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dabei ermöglicht das Ticketsystem nicht nur eine schnelle und einfache Dokumentation Ihres Bauablaufs: Dank der vielfältigen Möglichkeiten können Sie außerdem Aufgaben und Mängel koordinieren, Fristen im Blick behalten und sich mit Ihren Partnern abstimmen. 

Außerdem können Sie alle Inhalte exportieren und in übersichtlichen Berichten anzeigen lassen, wie Tagesberichte und Mängellisten . Die Dokumente sind einheitlich aufgebaut, was die Suche nach bestimmten Inhalten für alle Ihre Mitarbeiter vereinfacht.

DSGVO-konform und persönlicher Ansprechpartner

Capmo speichert alle Daten auf ISO 27001 zertifizierten Servern in Deutschland, damit Sie datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind. Und sollten mal Fragen aufkommen, können Sie sich jederzeit an Ihren persönlichen Ansprechpartner wenden. Dieser steht Ihnen von Anfang an zur Seite.‍

Dokumentenmanagement mit Capmo

Eins ist sicher: digital sind Sie auf der sicheren Seite! Möchten Sie Ihre Projekte noch effizienter verwalten? Dann haben wir gute Neuigkeiten für Sie: In Capmo können Sie Ihre Dokumente jetzt ganz einfach verwalten! Das sind Ihre Vorteile:

Einheitliche Struktur sichert Projektqualität 

Indem Sie alle Projektdokumente in Capmo speichern, wissen Kollegen genau, wo diese zu finden sind. So vermeiden Sie Falschinformationem und daraus resultierende Fehler.

Nachvollziehbarkeit minimiert Risiko

Legen Sie aus dem Ticketsystem und Bautagebuch erstellte Exporte automatisch in Capmo ab – im Ernstfall haben Sie so alle Informationen griffbereit.

Transparenz sorgt für reibungslose Zusammenarbeit 

Behalten Sie im Blick, wer wann Änderungen an Dateien vorgenommen hat und verhindern Sie so Missverständnisse. Dabei ist es egal, ob es sich um mehrseitige PDFs oder andere Dateiarten handelt – auch hinsichtlich der Dateigröße und -anzahl gibt es kein Limit.

Sie möchten mehr über die Capmo Dokumentenablage erfahren? Dann vereinbaren Sie jetzt Ihr persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie mit dem Capmo Dokumentenmanagement Ihre Projekte noch effizienter verwalten können.