Gratis Stundenzettel Excel

Mit der Erfassung der genauen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter haben Sie die geleisteten Stunden Schwarz auf weiß. Für eine vollständige Zeiterfassung wird im Bau der Stundenzettel genutzt. Was der Gesetzgeber davon hält und warum es Sinn macht, mit einer Vorlage zu arbeiten, schauen wir uns in diesem Ratgeber an. Doch statt nur darüber zu reden, haben wir für Sie eine Stundenzettel Vorlage vorbereitet, die Sie abspeichern und für sich nutzen können.

Zeiterfassung im Baugewerbe: Das müssen Sie wissen!

Oft herrscht auf dem Gebiet der Zeiterfassung im Baugewerbe Ungewissheit, was Pflicht ist und wie der Stundennachweis genau auszusehen hat. Wir werfen einen Blick in die Gesetzeslage und bringen auf den Punkt, in welchem Rahmen die Zeiterfassung notwendig ist.

Bedeutung der Zeiterfassung aus Sicht der Gesetzgebung

Was die gesetzlichen Dokumentationspflicht der Arbeitszeit angeht, ist einiges in Bewegung. Der deutsche Gesetzgeber sieht bislang ganz allgemein noch keine komplette Arbeitszeiterfassung vor. So müssen beispielsweise Überstunden oder Arbeitszeiten an Sonntagen und Feiertagen erfasst werden, jedoch keine regulären Arbeitszeiten. Die komplette Arbeitszeit umfasst konkret Beginn, Ende und Dauer der Arbeitsstunden pro Tag und Woche. Für einzelne Wirtschaftsbereiche ist die Erfassung von Anfangs- und Endzeiten bereits jetzt laut Mindestlohngesetz verpflichtend, wie zum Beispiel für Betriebe im Baugewerbe.

Auf europäischer Ebene gab es bereits Urteile zu einer vollständigen Erfassung der Arbeitszeit für alle Unternehmen. Der Europäische Gerichtshof geht mit neuesten Vorschriften voran und nimmt die EU-Mitgliedsstaaten in die Pflicht, diese in geltende Gesetze zu formulieren. Das heißt: Der vollständige Stundennachweis wird kommen. Betriebe, die bislang nur das Mindestmaß erfüllen, müssen sich somit darauf einstellen, ihre Dokumentationen zukünftig auszuweiten.

Die Relevanz bei der Lohnabrechnung

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einzuhalten, ist die eine Sache. Doch es kommt noch ein zweiter Umstand hinzu, weshalb es erforderlich ist, ein Arbeitszeitkonto zu führen. Nämlich für die Abrechnung des Baulohns. Jeder Arbeitstag samt geleisteter Stunden, jeder Urlaubstag und Krankheitstag geht in die Berechnung des monatlichen Baulohns ein. Hinzu kommt, dass diese Daten an die Sozialkasse SOKA-BAU gemeldet werden, um eine kontinuierliche Lohnzahlung gewährleisten zu können.

Interesse von Auftraggeber und Auftragnehmer

Zusätzliche Dokumentationspflichten stoßen im ersten Moment oft auf Ablehnung, da sie zunächst einen Mehraufwand einfordern. Dabei können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von der Zeiterfassung profitieren und das Zusammenarbeiten nachhaltig erleichtern:

Capmo-Tipp: Verkaufen Sie die Stundenerfassung an Ihre Mitarbeiter nicht als notwendiges Übel, sondern als Wertschätzung ihrer Leistung und ihres Bedürfnisses nach Erholung und Freizeit. Mit den Vorteilen im Gepäck ziehen Sie sich die Mitarbeiter auf Ihre Seite und sorgen für eine höhere Motivation bei der Arbeit.

Stundenzettel im Baugewerbe: ein Blick in die Praxis

Im Baugewerbe hat sich das Führen eines Stundenzettels bewährt, um die Zeiten der Mitarbeiter genauestens zu erfassen. In den meisten Fällen füllen die Mitarbeiter die Zettel selbst aus und geben diese an den Arbeitgeber zu Beginn des Folgemonats zurück. Trotz routinierten Einsatz stellt sich Bauunternehmern dennoch manch eine Frage:

Sind Stundenzettel auf der Baustelle Pflicht?

Auf der Baustelle ist es Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Wie genau diese Daten dokumentiert werden, ist nicht konkret festgelegt. Sie können selbst entscheiden, ob Sie analog oder digital vorgehen. Selbst lose Notizzettel, die auf einem Stapel gesammelt werden, kommen der Beweispflicht nach. Wenn Sie sich dazu entschließen, Stundenzettel zu nutzen, so gibt es hier keine allgemeinen Formvorgaben oder spezifische Vorschriften.

Was sind die Stundenzettel der SOKA-BAU?

Rechnen Sie Baulohn ab, dann ist eine monatliche Übermittlung der geleisteten Stunden sowie die Anzahl der Urlaubs- und Krankheitstage an die SOKA-BAU vorzunehmen. Die Sozialkasse stellt dazu selbst einen Mustervordruck bereit, damit die täglichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer einheitlich erfasst werden können.

Was gehört inhaltlich alles auf einen Stundenzettel im Baugewerbe?

Damit der Stundenzettel als Beweismittel dient und Sie damit der Pflicht der korrekten Zeiterfassung nachkommen, sind folgende Angaben zu machen:

• Name des Arbeitgebers
• Name des Arbeitnehmers, ggf. Personalnummer
• Monat und Jahr
• Auflistung der Kalendertage
• Angabe von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit pro Kalendertag
• Angabe der Pausenzeiten pro Kalendertag
• Feld für zusätzliche Bemerkungen wie Ort der Baustelle der Art der verrichteten Tätigkeit
• Kumulierte Dauer der geleiteten Arbeitszeit

Capmo-Tipp: Vermerken Sie auf dem Stundenzettel auch direkt, bis wann der Mitarbeiter die Dokumentation an Sie zurückgegeben soll, damit Sie Ihre Abrechnungen und Auswertungen rechtzeitig erledigen können.

Stundenzettel Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit

Gesetzlich sind Unternehmen im Bau dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. In welcher Form die Zeiterfassung erfolgt, ist dabei offen. Häufig wird dazu immer noch der klassische Stundenzettel genutzt, der per Hand immer wieder neu geschrieben wird. Dagegen bietet eine Stundenzettel Vorlage, die Sie digital nutzen können, einen nachhaltigen Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Vorteile einer Stundenzettel Bau Vorlage

Bürokratie kann auch einfach und schneller abgewickelt sein als gedacht. Das beweisen vor allem die Vorteile, die sich durch das Verwenden einer Stundenzettel Bau Vorlage ergeben.

Das Rad nicht ständig neu erfinden

Die Stundenerfassung steht jeden Monat von Neuem an. Jedes Mal ein leeres Blatt Papier hervorzuholen oder ein neues Dokument zu öffnen und dieselben Daten immer und immer wieder neu recherchieren und eintippen. Das macht den Arbeitsalltag nicht nur zäh und langweilig, sondern verpulvert auch unnötig wertvolle Arbeitszeit. Einmal erstellte Vorlagen, die sich vervielfältigen und immer wieder neu ausfüllen lassen, vereinfachen Ihre Prozesse und lassen das Gefühl von lästiger Mehrarbeit plötzlich verschwinden.

Schnellerer Überblick dank einheitlicher Formate

Sauber und einheitlich geführte Stundenzettel ermöglichen es Ihnen, schnell den Überblick über die geleistete Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erlangen. Sie müssen sich nicht in individuelle Aufzeichnungen auf Butterbrotpapier oder kreativ gestalteten Listen durcharbeiten, sondern geben selbst das Format vor, mit dem Sie Ihre Arbeiten effektiv bewältigen können – Monat für Monat nach demselben Schema.

Nachweise gegenüber Kunden erbringen

Manch ein Kunde wird erst im Laufe der Zusammenarbeit kritisch und kommt dann auf die Idee, eine genaue Stundenaufstellung sehen zu wollen. Auch hier macht es einen guten Eindruck, sauber gepflegte Aufstellungen aus dem Ärmel ziehen zu können. Lassen Sie auf Ihren Stundenzetteln auch stets vermerken, an welchen Tagen welche Leistung erbracht wurde. Dann dürfte es ein Leichtes sein, die notwendigen Informationen dem Kunden bereitzustellen.

Ideale Grundlagen für Kalkulationen und Controlling

Vor allem dann, wenn Sie den Eindruck haben, Ihre Kosten laufen aus dem Ruder und die Marge löst sich immer mehr in Luft auf, ist es Zeit für ein Controlling. Die Arbeitszeit als wesentlicher Kostenfaktor im Bau sollte dabei unbedingt unter die Lupe genommen werden. Stundenzettel schaffen Transparenz und können auch für zukünftige Kostenkalkulationen als Grundlage verwendet werden.

Bessere Karten bei einer Betriebsprüfung

Steht eine Betriebsprüfung an, ist auf Verlangen ein Nachweis über die Arbeitszeiterfassung vorzulegen. Aneinanderklebende Haftnotizen – selbst wenn alle Daten vollständig auf ihnen erfasst sind – rufen eher Zweifel hervor, als dass sie die Vollständigkeit schnell beglaubigen können. Unter Umständen animieren chaotische Aufzeichnungen die Prüfbehörde, Ihre Geschäftstätigkeit noch tiefergehender und kritischer zu hinterfragen.

Tipps für die erfolgreiche Nutzung der kostenlosen Stundenzettel Vorlagen

Nun geht es ans Eingemachte. Damit Sie den maximalen Nutzen aus der Excel Vorlage für sich ziehen können, haben wir noch drei praktische Tipps, wie Sie und Ihre Mitarbeiter diese am besten verwenden:

Systematisch abspeichern

Damit Dateien nicht wie umherfliegende Zettel auf Nimmerwiedersehen verschwinden, speichern Sie die Datei unter einem geläufigen und wieder auffindbaren Namen ab. Wenn Sie die Datei jeden Monat aufs Neue generieren, ergänzen Sie Jahr und Monat direkt mit im Dateinamen. Ohne die Datei in Open Office oder anderen Programmen zu öffnen, wissen Sie den Stundenzettel zeitlich direkt einzuordnen. Wir empfehlen zum Beispiel für den fiktiven Mitarbeiter Uwe Meier: stundenzettel-2021-03-uwe-meier.xlsx

Vorlage digital verwenden

Vorlagen erzeugen oft den geheimnisvollen Reflex, den Drucken-Button zu betätigen. Widerstehen Sie der Versuchung und verwenden Sie die Vorlage digital. Speichern Sie die Datei an einem Ort, wo Sie jederzeit auf sie zugreifen und sie bearbeiten können. So haben Sie die Vorlage genauso wie Ihr Smartphone immer dabei und ersparen sich noch mehr Zettelwirtschaft.

Tagesaktuell ausfüllen

Jetzt lieber schnell Feierabend machen und die heutigen Stunden einfach morgen nachtragen? Das klingt verlockend. Am nächsten Tag sind sie jedoch in Gedanken ganz woanders und sind sich in den meisten Fällen nicht mehr ganz sicher, wie viele Stunden es am Vortag genau waren. Das geht nicht nur Ihnen, sondern vielen Menschen so. Ersparen Sie sich unnötiges Grübeln und halten Sie sich Ihre Gedanken frei für wirklich wichtige Dinge. Das Einzige, was es zu tun gilt, ist, die Stunden einfach am Ende des Tages einzutragen. Schon sind Sie fertig.

Nun sind Sie mit allen wichtigen Informationen versorgt und können sich unsere Stundenzettel Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit auf der Baustelle herunterladen. Nutzen Sie das praktische Excel-Format und vervielfältigen Sie es monatlich für jeden Ihrer Mitarbeiter.

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