Projektmonitoring & Projektcontrolling in Bauprojekten erfolgreich umsetzen

Aufgrund des steigenden Drucks in der Baubranche sind immer mehr Unternehmen zu Einsparungen gezwungen. Sei es beim Personal, beim Materialeinsatz oder beim Bauzeitenplan. Das Ergebnis: Baumängel werden zur Regel, die Bauqualität nimmt ab und zahlreiche Bauprojekte sprengen den Zeit- oder Kostenrahmen. Mit Projektmonitoring und Projektcontrolling am Bau können Sie diesem Teufelskreis entgegensteuern. Nutzen Sie jetzt die zwei Kontrollinstanzen beim Bauprojektmanagement. Wir geben Ihnen die wichtigsten Fakten und Tipps mit auf den Weg.

Projektmanagement im Bauwesen: das Wichtigste kurz und knapp erklärt

Bevor wir in die konkreten Themen Monitoring und Controlling im Projektmanagement eintauchen, kommen wir an einer Definition nicht vorbei. Zuerst erläutern wir Projektmanagement allgemein und beziehen uns dann auf das Bauwesen.

Was bedeutet Projektmanagement?

Ganz gleich, welche Art von Projekt Sie zugrunde legen: Grundsätzlich kennzeichnet Projektmanagement die Planung, Koordination sowie Kontrolle von Prozessen in einem Projekt. Die allgemeine Definition lässt sich auf verschiedene Sachverhalte übertragen – so auch auf Projektmanagement im Bauwesen. Innerhalb dieser Managementaufgaben gelten die Parameter Kosten, Qualität und Zeit als grobe Richtlinien, um das Projekt optimal zu verwirklichen.

Zur Zielerreichung werden innerhalb des Projektmanagements genaue Aufgaben und Maßnahmen abgeleitet und ihre Umsetzung gesteuert. Im Detail geht es um eine ganze Bandbreite an Aufgaben. Um dabei den Überblick zu wahren, haben sich hierbei Teilbereiche des Projektmanagements etabliert. Darunter fallen etwa die generelle Projektorganisation, aber auch Kommunikationsmanagement sowie das Projektcontrolling. Auf den letzteren Part kommen wir später genauer zu sprechen.

Was ist das Besondere am Bauprojektmanagement?

Jede Branche hat ihre Eigenheiten. So gibt es im Bauprojektmanagement einige typische Herausforderungen, die Verantwortliche kennen sollten. In erster Linie handelt es sich bei Bauprojekten um sehr langwierige und komplexe Vorhaben, die noch dazu sehr individuell sind. Alle drei Punkte zusammen sorgen für einen entscheidenden Unterschied zu typischen Projekten aus der Wirtschaft. Das hat gleich mehrere Konsequenzen: Erkenntnisse aus vorherigen Projekten können weniger gut eins zu eins übernommen werden.

Noch dazu ist das Risiko für Zwischenfälle sehr vielschichtig. Das erfordert ein besonders wachsames Auge im Projektablauf sowie die Fähigkeit, flexibel reagieren zu können. Hierbei zahlt es sich aus, wenn Projektmanager dank jahrelanger Erfahrung mögliche Probleme vorab antizipieren und abwenden können. Andernfalls sehen sie sich bei nicht eingehaltenen Terminen oder einer unzureichenden Qualität im Bauprojekt mit hohen zusätzlichen Kosten konfrontiert.

Projektcontrolling: richtig anwenden im Bau

Ein Teilbereich des Projektmanagements ist das Projektcontrolling, auch als Projektsteuerung bezeichnet. Erfahren Sie hier, was darunter zu verstehen ist, wie Sie vorgehen sollten und welche Vorteile Sie daraus ziehen können.

Was heißt Projektcontrolling?

Unter dem Begriff Projektcontrolling werden Maßnahmen zur finanziellen und operativen Analyse des Bauprozesses zusammengefasst. Zu diesen zählen unter anderem die Kostenermittlung, Risikobetrachtung sowie Soll-Ist-Vergleiche. Eine bekannte Projektcontrolling Definition mit Bezug auf das Bauwesen fasst die einzelnen Bereiche als “umfassendes Konzept zur Steuerung und Koordination des Bauprozesses” zusammen.

Für das Projektmanagement allgemein liefert die DIN 69901-5 3.546 folgende Vorstellung zum Projektcontrolling:

DIN 69901-5 3.546

“Sicherung des Erreichens aller Projektziele durch Ist-Datenerfassung, Soll-Ist-Vergleich, Analyse von Abweichungen, Bewertung der Abweichungen gegebenenfalls mit Korrekturvorschlägen, Maßnahmenplanung, Steuerung der Durchführung von Maßnahmen.“

Warum ist Projektcontrolling im Bau wichtig?

Kern des Projektcontrolling ist die Überwachung der Planung, Bauausführung und der Baukosten. Indem der Bauablauf regelmäßig neutral bewertet wird, sollen Fehler frühzeitig erkannt und die Mängelquote gering gehalten werden. Durch die baubegleitende Qualitätskontrolle wird außerdem sichergestellt, dass die entstandene Leistung und ihre Qualität der geschuldeten Leistung entsprechen. Zudem ist es wichtig, dass der Bauzeitenplan eingehalten wird und die kritischen Meilensteine nach Plan ausgeführt werden.

Neben den technischen Kriterien wird beim Projektcontrolling auch der Faktor Mensch betrachtet. Im täglichen Arbeitsalltag eines Projektcontrollers kommen immer wieder folgende Fragen auf den Tisch: Drohen Probleme durch Kommunikationsschwierigkeiten? Könnten fehlende Motivation oder Akzeptanz zu Verzögerungen führen? Indem Antworten auf all diese Fragen gefunden werden, soll nicht zuletzt auch das magische Dreieck der Projektsteuerung – Qualität, Zeit und Kosten – im Blick behalten werden. So gehen Sie den sicheren Weg, Ihre Bauprojekte zeit- und kosteneffizient abzuschließen.

3 Vorteile, die Sie dank Projektcontrolling erhalten

Einen der 3 Vorteile des Projektcontrollings haben wir Ihnen sogar schon ein wenig verraten. Hier ist er gleich als Erstes zusammengestellt mit einigen weiteren Benefits, die Ihr Projekt bereichern.

Klingt gut? Ist es auch! Vereinbaren Sie jetzt Ihr persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie mit Capmo Ihre Bauprojekte zeit- und kosteneffizient abschließen.

Zwei Vorgehensweisen für Ihr Projektcontrolling im Bau

Die wesentlichen Elemente des Projektcontrollings im Bau lassen sich grob in zwei Bereiche einteilen: die Baubegleitende Qualitätskontrolle und das Baukostencontrolling. Wie Sie sich die Prozesse in der Praxis vorstellen können? Sehen wir genauer hin!

Baubegleitende Qualitätskontrolle: den Bauablauf im Blick

Nicht selten lassen sich bei Bauprojekten deutliche Diskrepanzen zwischen dem ursprünglichen Leistungskatalog und der letztendlich erbrachten Leistung feststellen. Gleichzeitig behindern immer mehr Baumängel den Bauablauf und sorgen für Verzögerungen im Bauzeitenplan. Mithilfe der baubegleitenden Qualitätskontrolle kann dies verhindert werden. Indem der Bauablauf regelmäßig geprüft wird, soll sichergestellt werden, dass die Baubeschreibung, Bauplanung und Bauausführung übereinstimmen – und schließlich Baumängel frühzeitig erkannt werden. Damit Baumängel bestenfalls noch vor dem Entstehen behoben werden, starten die folgenden Maßnahmen mit dem Beginn des Bauprojekts – und enden nach dessen Fertigstellung.

• Prüfung der Bau- und Leistungsbeschreibung
• Analyse der Planungen
• Baucontrolling während der Bauausführung
• Soll-Ist-Vergleich nach dem Projektabschluss

Wie die altbekannte 10er-Regel besagt: Je später ein Fehler entdeckt wird, desto höhere Mehrkosten verursacht er. Genau dieses Problem löst die baubegleitende Qualitätskontrolle: eine frühzeitige Identifikation von Mängeln und frühzeitige Korrekturen. Die Qualitätskontrolle ist deshalb kein zusätzlicher Zwischenschritt, sondern wird begleitend in alle Stufen des Bauprozesses integriert. Ziel der baubegleitenden Qualitätskontrolle ist die Risiko- und Problemminderung bei Bauprojekten, sodass diese erfolgreich fertiggestellt werden.

Baukostencontrolling anhand der Pep7

Mit den baubegleitenden Qualitätscontrolling können Sie die Gefahr für Baumängel reduzieren und eine hohe Qualität des Bauvorhabens sicherstellen. Ob dieses sich jedoch auch wirtschaftlich rechnet, wissen Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Diesen Zweck erfüllt das Baukosten Controlling. Anhand einschlägiger Kennzahlen können Sie Ihr Bauprojekt betriebswirtschaftlich bewerten und sowohl intern als auch extern einschätzen. Welche Zahlen Sie hierfür betrachten sollten? Die Initiative PeP liefert mit den Pep7 einen Vorschlag.

Die Pep7 wurden vor wenigen Jahren von der Praxisinitiative Erfolgreiches Planungsbüro e.V. ins Leben gerufen. Sinn und Zweck der Kennzahlen ist es, Planungsbüros ein standardisiertes System fürs Baucontrolling an die Hand zu geben, um Bilanz ziehen zu können. Gleichzeitig machen die Pep7 Bauprojekte vergleichbar – sowohl intern als auch extern. Einerseits sehen Sie, wie das eine Projekt im Vergleich zu anderen abschneidet; andererseits können Sie sich mit den 7 Kennzahlen an anderen Büros messen.

7 Kennzahlen für Ihre Erfolgsmessung

• Umsatzrendite: der Gewinn in Relation zum Umsatz
• Umsatz pro Mitarbeiter: Umsatzziele pro Mitarbeiter
• Arbeitskostenquote: das Verhältnis der Arbeitskosten zu den Gesamtkosten
• Projektstundenanteil: Welchen Anteil der Arbeitsstunden bringen Ihre Mitarbeiter wirklich für die Projekte auf?
• Mittlerer Bürostundensatz: der durchschnittlichen Stundensatz Ihrer Mitarbeiter.
• Gemeinkostenfaktor: Interne Kosten, die Sie auf Ihre Projekte umlegen müssen.
• Aufwandswerte: das Verhältnis des Stundenaufwands pro Einheit

Wie Sie diese Kennzahlen berechnen, erfahren Sie auf der Homepage der Pep7 Initiative. Nachdem Sie diese ermittelt haben, können Sie einschätzen, ob sich Ihre Arbeit wirtschaftlich lohnt – und Verbesserungspotenziale erkennen.

Projektmonitoring: so überwachen Sie den Baufortschritt

Ein weiterer nennenswerter Teilbereich des Projektmanagements ist das Projektmonitoring, auch als Projektüberwachung bekannt. Was diese Disziplin ausmacht, bringen wir anhand der Bedeutung und der Vorteile auf den Punkt. Nicht zuletzt erfahren Sie nützliche Tipps zum Vorgehen.

Was bedeutet Projektmonitoring?

Sind die Projektziele und erforderlichen Maßnahmen, um diese zu erreichen, definiert? Dann dient Projektmonitoring zur Überwachung der Ausführung jedes einzelnen Schrittes. Während des Projektverlaufs stellen Sie dadurch fest, ob sich die Durchführung noch im Soll befindet oder ob Sie gegensteuern müssen. Als Kontrollinstrument ist das Monitoring im Projektmanagement unverzichtbar, wenn alle planerischen Tätigkeiten zuvor schlussendlich in ein erfolgreiches Endresultat münden sollen.

3 Vorteile des Projektmonitorings im Bau

Auch hier haben wir drei Vorteile vom Projektmonitoring für Sie herausgearbeitet. Bei diesen werden Sie schnell feststellen, dass wir uns bei dem ersten Punkt im Vergleich zum Projektcontrolling wiederholen, was die Wichtigkeit dieses Projektmonitorings im Grunde noch einmal mehr unterstreicht.

Neugierig geworden? Dann vereinbaren Sie jetzt Ihr persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie mit Capmo den Projektfortschritt immer im Blick behalten.

Eine Methode für ein erfolgreiches Projektmonitoring

Für das Projektmonitoring wurden viele Instrumente entwickelt. Als praktikabel halten wir ein System, welches sich auf die drei wesentlichen Komponenten Kosten, Zeit und Qualität stützt. Um alle drei Dimensionen kontrollieren zu können, sollten diese in verschiedene Kennzahlen gesplittet werden. Aber auch Beschreibungen der Ziele dienen neben den reinen Zahlen als Leitfaden für eine erfolgreiche Durchführung. Aus den ausführlichen Plänen sollten Sie als Projektmanager die wichtigsten Punkte stets im Blick behalten – und das so effizient wie möglich. Zur praktischen Umsetzung empfehlen wir ein digitales System, welches die Einhaltung von Kennzahlen und Fristen selbstständig im Blick behält und bei Abweichungen vom Soll Alarm schlägt. Hiermit sind wir auf der Ebene des Projektcontrollings angelangt, welches Sie dank Projektmonitoring in eine effiziente Tätigkeit begleitend zu Ihrem gesamten Projektmanagement im Bau umwandeln.

Wie digitale Tools Sie beim Bau Projektmonitoring und Projektcontrolling unterstützen

Ziel des begleitenden Projektcontrollings auf dem Bau ist es, Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und das Bauprojekt zielgerichtet zu steuern. Dies kann nur gelingen, wenn Sie zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Bauablauf behalten und wissen, was am Bau vor sich geht. Einer entsprechende Bausoftware unterstützt Sie dabei.

Transparente Zusammenarbeit mit allen Beteiligten

Wie oft haben Sie am Bau schon die Situation erlebt, dass Mängel unter den Tisch gefallen und dadurch unentdeckt blieben? Wenn alle Beteiligten transparent zusammenarbeiten, kann dies nicht passieren. Und da alle projektrelevanten Daten in einer zentralen Plattform gespeichert sind, haben Sie als Geschäftsführer oder Bauherr den vollen Überblick. So erkennen Sie Gefahrenquellen frühzeitig, können rechtzeitig handeln und Verzögerungen vorbeugen.

Strukturiertes Mängelmanagement

Für ein erfolgreiches Projektcontrolling am Bau ist ein strukturiertes Mängelmanagement unerlässlich. Mit händischen Notizen und chaotischen Fotoordnern können Sie dies nicht sicherstellen – mit einer entsprechenden Mängelmanagement Software schon. Digital speichern Sie nicht nur alle relevanten Informationen an einem Ort: Sie sorgen gleichzeitig dafür, dass Sie Ihre Fristen jederzeit im Blick behalten.

Effiziente Prozesse statt Doppelarbeit

Wie bereits angedeutet, ist es häufig nicht die schlechte Planungen, die Ihre Baukostenbilanz schlecht aussehen lassen. Es ist die Vielzahl an ineffizienten Prozessen. Indem Sie Ihre Baustellen mit einer Bausoftware abwickeln, packen Sie dieses Problem beim Schopf: Da sie die wichtigsten Prozesse bereits auf der Baustelle abschließen, sparen sich Ihre Mitarbeiter jegliche Nacharbeit im Büro. So bleibt ausreichend Zeit fürs Wesentliche, eine gründliche baubegleitende Qualitätskontrolle und schließlich ein sorgfältiges Bauprojekt Controlling.

Digital behalten Sie den Überblick: jetzt Software fürs Projektmonitoring ausprobieren

Ob beim Projektcontrolling und beim Projektmonitoring: Digital sind Sie auf der besseren Seite. Sie verschaffen sich damit einen schnellen Überblick über das gesamte Vorhaben. Gleichzeitig sorgen Sie für effiziente Prozesse am Bau. Anstatt Fehler im Nachgang teuer zu beheben, beugen Sie diese erfolgreich vor. So sparen Sie sich viel Geld für Restleistungen und Nachträge. Überzeugen Sie sich selbst! Vereinbaren Sie jetzt Ihr persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeitsweise im Projektmonitoring und Projektcontrolling mittels Software abbilden können – damit Sie zukünftig noch effizienter und erfolgreicher Ihre Ziele erreichen.