Gewährleistungsmanagement: So gelingt’s im Bauwesen

Sie haben Ihr Bauvorhaben erfolgreich abgeschlossen und das Gebäude kann endlich in Betrieb genommen werden. Der nächste Gedanke, der Sie jetzt schon quält, ist das Gewährleistungsmanagement: Welche Gewährleistungsfristen müssen Sie einhalten? Wie sichern Sie juristisch verwertbare Beweise, wenn es um die Schuldfrage geht? Fragen über Fragen, die Ihnen die Sicht vernebeln.

Mit diesem Ratgeber können Sie sich Klarheit darüber verschaffen, welche Punkte und Fristen Sie beim Gewährleistungsmanagement auf dem Schirm behalten müssen. So wickeln Sie die nächsten Gewährleistungsprozesse effizient und gelassen ab!

Gewährleistungsmanagement Bau: die Fakten im Überblick

Nur die Gewährleistungsfristen zu kennen und im Blick zu behalten, reicht für ein erfolgreiches Gewährleistungsmanagement nicht aus. Damit Sie von Anfang an wissen, was Sie während des gesamten Gewährleistungsprozess beachten müssen, klären wir zunächst die relevanten Fakten.

Gewährleistungsmanagement Definition

Das Gewährleistungsmanagement ist eine Dienstleistung. Sie sichert, nachdem die Ausführungsphase des Bauprojekt abgeschlossen ist, die vertraglichen Ansprüche des Auftraggebers. Zudem bildet sie die Grundlage für die effiziente und vollumfängliche Behebung etwaige Baumängel, bevor die Gewährleistungszeit abgelaufen ist. Beim Gewährleistungsmanagement werden demnach die Mängelbeseitigungen und die entsprechenden Gewährleistungsfristen terminlich nachverfolgt. Nur durch konsequentes Gewährleistungsmanagement kann der Wert eines Gebäudes erhalten werden.

Gewährleistungsmanagement Prozess: Was beinhaltet die Gewährleistung?

Der Gewährleistungsmanagement Prozess umfasst verschiedene Kernaktivitäten. Im ersten Schritt wird überprüft, ob nach der Betriebs- und Gewährleistungszeit Mängel festzustellen sind. Sprich der Ist-Zustand des Bauobjekts wird mit der vereinbarten Beschaffenheit verglichen. Treten bei diesem Vergleich Unstimmigkeiten oder Abweichungen auf, hat der Auftraggeber einen rechtlichen Anspruch auf die Beseitigung der Mängel.

Dazu werden folgende Schritte eingeleitet:

• Saubere Dokumentation der Mängel und Bewertung möglicher Folgeschäden.
• Rechtssichere Übermittlung einer schriftlichen Mängelrüge.
• Kontrolle der Nacherfüllungspflicht des betreffenden Unternehmens.
• Nach Überschreitung der vereinbarten Frist zur Behebung des Mangels, Einleitung einer Ersatzvornahme.

Wieso dieser Gewährleistungsmanagement Prozess für alle Beteiligten und vor allem für Sie als Bauleiter oder Architekt überaus relevant ist? Bei einem Streitfall vereinfacht Ihnen eine ordnungsgemäße Dokumentation der Mängel den Anspruchs auf die vertragliche vereinbarte oder gesetzliche Gewährleistung. So haben Sie mühelos rechtssichere Beweise zur Hand.

Capmo Tipp: Eine Baumanagement Software kann Ihnen die Arbeit bei der Abwicklung des Gewährleistungsmanagement Prozess enorm erleichtern. Dank übersichtlicher Dashboards können Sie den aktuellen Stand aller offenen Anspruchs-Forderungen im Blick behalten und wissen mit einem Klick, ob die betroffenen Unternehmen ihrer Nacherfüllungspflicht schon nachgekommen sind.

Wann ist die Gewährleistungsfrist verstrichen?

Die Gewährleistungsfrist beginnt zum Zeitpunkt der Übergabe, sprich der Abnahme des Bauwerks. Die Dauer der Frist kann entweder 4 oder 5 Jahre betragen, je nachdem auf welcher gesetzlichen Regelung – VOB oder BGB – der Bauvertrag beruht. Bei Verträgen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) tritt die Verjährung nach 5 Jahren in Kraft, während bei Verträgen nach der Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) die Verjährungsfrist von 4 Jahren gilt. In dieser Zeit hat der Auftraggeber einen Anspruch gegenüber dem entsprechenden Gewerk, vorliegende Mängel beheben zu lassen. Der Auftraggeber ist dabei aber verpflichtet den Mangel nachzuweisen.

Schuld oder Freispruch: Wer trägt die Verantwortung für den Mangel?

Nachdem die Mängelrüge ausgesprochen und versandt ist, legen die involvierten Parteien einen Termin vor Ort fest. Bei dieser Begehung überprüfen der Bauherr, der Bauleiter oder Architekt und das betroffene Unternehmen gemeinsam den vorliegenden Sachverhalt. Nun kann es vorkommen, dass das Gewerk entweder den Mangel abstreitet oder behauptet, dass sie den Mangel nicht verursacht haben. In so einem Streitfall sollten Sie unbedingt auf die Unterstützung eines Rechtsanwalts zurückgreifen und einen Baugutachter hinzuziehen, um eine zweite objektive Meinung und Bewertung des Sachverhalt und mögliche Folgeschäden einzuholen.

Capmo Info

Liegt dem Bauvertrag die VOB zugrunde, wird die Verjährungsfrist beim Aussprechen einer Mängelrüge unterbrochen. Dies ist vor allem relevant, wenn ein Mangel kurz vor Ablauf der Gewährleistungsfrist auftritt. Die Uhr für die Verjährung stoppt, bis die Schuldfrage mit dem Vertragspartner gelöst ist. Auf diese Weise verlängert sich die ursprüngliche Gewährleistungszeit. Bei Verträgen, die nach dem BGB geregelt sind, ist das anders. In diesem Fall muss das betroffene Unternehmen den Mangel anerkennen oder ein selbstständiges Verfahren zur Sicherung der Beweise eingeleitet werden, damit die Verjährungsfrist außer Kraft tritt.

Gewährleistungsmanagement steuern: So erledigen Sie die Dokumentation

Das Gewährleistungsmanagement bereitet Ihnen schon wieder schlaflose Nächte? Besonders bei der Menge an Bauwerken, die Sie betreuen, ist das kein Wunder. Die wohl größte Herausforderung: Den Überblick behalten. Welche Gewährleistungsfrist gilt für welches Gebäude und welche Anlage? Wo müssen Sie noch Ansprüche wegen aufgetretener Mängel durchsetzen? Das Kopfzerbrechen gehört bald der Vergangenheit an. Hier erfahren Sie, wie Sie die Herausforderungen beim Gewährleistungsmanagement in den Griff bekommen.

Die Herausforderung: Chaos im Gewährleistungsprozess

Noch immer werden in den meisten Fällen für die Dokumentation von Gewährleistungsmängeln Stift und Papier auf der Baustelle gezückt. Zum Glück werden vor Ort zumindest mit dem Smartphone Fotos von den Mängel geschossen, um einen bildlichen Nachweis zu haben. Zurück im Büro beginnt dann die zeitfressende Doppelarbeit: Die Notizen, die Sie auf der Baustelle gemacht haben, müssen Sie jetzt noch in Ihre Gewährleistungsmängel-Tabelle übertragen und die richtigen Fotos zuordnen. Welche Auffälligkeiten haben Sie doch gleich wieder zu jenem Foto niedergeschrieben? Schlimmer noch: Sie haben vergessen sich zu notieren, in welchem Stockwerk der Mangel aufgetreten ist.

Da stellt sich die Frage: Wie wollen Sie die vertraglichen Ansprüche des Auftraggebers durchsetzen, wenn Sie keine ordentliche und nachvollziehbare Dokumentation über den Verlauf des Bauprojekts haben? Abgesehen davon, dass Ihr Kalender vor Erinnerungen an Gewährleistungsfristen und Terminen platzt und Sie das unbehagliche Gefühl verfolgt, etwas übersehen zu haben. Wir möchten keine Horrorszenarien aufzeichnen, aber die Geschichte ist von der Realität im Bauwesen nicht weit entfernt. Es muss doch eine bessere Lösung geben, mit der sich das Gewährleistungsmanagement, einfach, übersichtlich und am Besten an einem Ort abwickeln lässt.

Die Lösung: digitales Gewährleistungsmanagement

Nach Jahren noch nachvollziehen können, ob in der Ausführungsphase schlechte Witterungsverhältnisse oder Materialprobleme für Mängel gesorgt haben? Bei einer Anspruchs-Forderung in Ihrer Datenablage schnell den jeweiligen Vorgang wiederfinden? Mit einer Baumanagement Software wie Capmo ist das kein Problem. Digital profitieren Sie beim Gewährleistungsmanagement auf ganzer Ebene.

7 Zeichen, dass Ihr Gewährleistungsmanagement Optimierungspotenzial hat

Sie haben nun die Vorteile des digitalen Baumanagements während der Abwicklung aller Gewährleistungsprozesse kennengelernt. Doch wenn Sie in Ihrer Alltagsroutine gefangen sind, fehlt häufig die Zeit für Veränderung. Das Problem: Spätestens wenn Sie eine Gewährleistungsfrist übersehen oder im schlimmsten Fall das Verschulden eines Mangels oder eine Verzögerung auf Sie zurückgeführt wird, fallen rechtliche Konsequenzen auf Sie zurück. Lassen Sie es nicht soweit kommen!

Mit diesen 7 Anzeichen können Sie prüfen, ob Sie Ihr Gewährleistungsmanagement verbessern müssen:

#1: Sie hatten bereits rechtliche Probleme aufgrund fehlender Daten in der Gewährleistung.

#2: Ihre Mitarbeiter verbringen mehr als 30 Minuten täglich damit, Gewährleistungsmängel in Excel-Tabellen zu übertragen.

#3: Sie koordinieren die erforderlichen Beteiligten zur Mängelbeseitigung über mehr als einen Kommunikationskanal.

#4: Müssten Sie einen Gewährleistungsanspruch für Ihren Bauherren durchsetzen, wüssten Sie nicht sofort, wo Sie den Vorgang finden.

#5: Nach der Begehung des Bauobjekts müssen Sie die Fotos zur Dokumentation der Mängel erst noch Ihren Notizen zuordnen.

#6: Würde Sie der Bauherr fragen, welche Mängel noch behoben werden müssen, hätten Sie nicht sofort eine Antwort parat.

#7: Es fällt Ihnen schwer, den Überblick über alle Gewährleistungsfristen zu behalten.

Falls mehr als die Hälfte der Aussagen zutrifft, ist es höchste Zeit, dass Sie Ihr Gewährleistungsmanagement über eine Software wie Capmo abwickeln. Machen Sie sich das Leben leichter und digitalisieren Sie Ihre Gewährleistungsprozesse.