Gratis Mängelfreimeldung Vorlage zum Ausdrucken

Sie haben einen Baumangel entdeckt und Ihren Partner darauf aufmerksam gemacht. Dieser macht sich unverzüglich an die Arbeit und meldet den Mangel bei Ihnen frei. Klingt eigentlich ganz einfach, oder? In der Praxis sieht die Welt leider häufig anders aus. Auch wenn es so unkompliziert klingt, geht bei der Mängelfreimeldung immer noch viel schief. Damit Ihnen dies nicht passiert, sehen wir uns heute an, was bei der Freimeldung von Baumängeln schief gehen kann und, wie Sie den Prozess optimieren. Darüber hinaus haben wir ein kostenloses Mängelfreimeldung nach VOB Muster erstellt, das Sie sich kostenlos bei uns herunterladen können.

Die rechtlichen Grundlagen: vom Baumangel zur Mängelfreimeldung

Baumängel und Mängelmanagement sind alltägliche Begleiter auf der Baustelle. Bevor wir uns deshalb ansehen, wie Sie Ihre Mängelfreimeldung mithilfe einer kostenlosen Vorlage optimieren können, machen wir uns zunächst mit den rechtlichen Grundlagen vertraut.

Was ist ein Baumangel?

Inwieweit und ob ein Mangel an einer Sache vorliegt, ist im §633 BGB geregelt: “Das Werk ist frei von Sachmängeln, wenn es die vereinbarte Beschaffenheit hat. Soweit die Beschaffenheit nicht vereinbart ist, ist das Werk frei von Sachmängeln,

1. Wenn es sich für die nach dem Vertrag vorausgesetzte, sonst
2. Für die gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Werken der gleichen Art üblich ist und die der Besteller nach der Art des Werkes erwarten kann.

Einem Sachmangel steht es gleich, wenn der Unternehmer ein anderes als das bestellte Werk oder das Werk in zu geringer Menge herstellt“ – so der Wortlaut der Rechtsnorm.

Die rechtlichen Verordnungen im bürgerlichen Gesetzbuch helfen Mängel festzustellen. Damit Sie Ihre damit einhergehenden Ansprüche geltend machen können, lohnt sich ein Blick in die VOB/B.

Welche Ansprüche bestehen bei Baumängeln?

In §13 VOB/B regelt die Vergabeordnung jegliche Mängelansprüche. So hält die VOB fest, dass dem Besteller das Werk, in diesem Fall das Bauwerk, frei von Sachmängeln übergeben werden muss. In §13 sind außerdem weiteren Details von der Verjährungsfrist bis hin zur Mängelbeseitigung geregelt. Damit verpflichtet die Vergabeordnung Auftragnehmer, die angezeigten Mängel im Rahmen festgelegten Pflicht zu beseitigen. Als beseitigt gilt ein Mangel demnach, wenn die vertraglich bestimmte Beschaffenheit wiederhergestellt wurde.

Was ist eine Mängelfreimeldung?

Mit der Mängelfreimeldung informiert Sie Ihr Partner, dass er einen Mangel beseitigt hat. Die offizielle Anzeige über die erledigte Aufgabe hat sowohl für Sie als auch Ihre Partner immense Vorteile: Sobald Sie diese Information erhalten haben, können Sie die Leistung erneut begutachten und bewerten. Ihr Partner kann sich nach der Mängelfreimeldung – auch Mängelbeseitigungsanzeige genannt – sicher sein, dass er Sie zweifelsfrei über die erledigte Arbeit in Kenntnis gesetzt hat. Damit dieser Prozess auch rechtlich seine Richtigkeit hat, sollten die Absprachen über die Mängel und deren Beseitigung niemals unstrukturiert ablaufen: Mit einem Mängelfreimeldung nach VOB Muster sind Sie auf der sicheren Seite. Und gehen einem der größten Risiken beim Mängelmanagement aus dem Weg.

Die größten Risiken beim Mängelmanagement

Haben Sie schon einmal etwas von einer Baustelle ohne jegliche Mängel gehört? Wir leider auch nicht. Mängel gehören auf einer Baustelle zum Alltag. Damit müssen wir uns wohl oder übel abfinden. Solange diese ordnungsgemäß behoben werden, ist diese Tatsache auch nicht weiter schlimm. In der Praxis sieht dies jedoch leider häufig anders aus.

Informationsverlust bei der Mängelaufnahme

Der erste Schritt beim Mängelmanagement ist die Mängelaufnahme. Viele Bauleiter gehen dabei nach wie vor mit Stift und Papier vor. Mit im Gepäck ist außerdem die Digitalkamera und das Diktiergerät. Mit dieser Ausstattung dokumentieren Bauleiter nun die festgestellten Mängel händisch. Zurück im Büro tragen sie alle Informationen aus den verschiedenen Quellen zusammen. Dass dabei Daten verloren gehen, dürfte niemanden überraschen. Was zunächst nicht weiter schlimm klingt, kann Ihnen sowohl im Bauablauf als auch während der Gewährleistung teuer zu stehen kommen!

„Das Mängelmanagement war das größte Drama dieser Baustelle. Wir hatten 170.000 Mängel. Das Abarbeiten dieses gewaltigen Mängelkatalogs ist eine kleinteilige Arbeit, die viel Zeit kostet.“

Engelbert Lütke-Daldrup, Geschäftsführer am Berliner Flughafen

Versäumte Mängelfreimeldung

Wurde ein Baumangel entdeckt, so beauftragt der Bauleiter normalerweise seinen Partner mit der Mängelbeseitigung. Nach §13 VOB müssen Auftragnehmer dieser Aufforderung nachkommen. Andernfalls “kann der Auftraggeber die Mängel auf Kosten des Auftragnehmers beseitigen lassen.” Denken wir jedoch positiv und gehen davon aus, dass Ihr Partner sich umgehend an die Arbeit macht und behebt den Mangel. Und nun? Nun warten alle Parteien darauf, dass es weitergeht. Versäumt das Gewerk die Mängelfreimeldung, so droht der Baufortschritt ins Stocken zu geraten. Denn da viele Bauleistungen wie ein Zahnrad voneinander abhängen, entstehen durch Verzögerungen an der einen Stelle Behinderungen an einer anderen.

Mangelnde Sorgfalt bei der Mängelbeseitigung

Obgleich ein Baumangel ordnungsgemäß freigemeldet wurde, heißt dies nicht, dass dieser auch tatsächlich beseitigt ist. Dies dürfen Sie als Bauleiter nach der Mängelfreimeldung entscheiden. Es liegt nun in Ihrer Verantwortung, die verbesserte Leistung erneut unter die Lupe zu nehmen und zu bewerten. Sind Sie mit der Leistung einverstanden, so müssen Sie das Werk abnehmen. Aus Zeitmangel tendieren viele Bauleiter dazu, die Mängelbeseitigung mit einem kurzen ok durchzuwinken.

Diese mangelhafte Sorgfalt kann Sie später teuer zu stehen kommen. Denn die Abnahme der Mängelbeseitigung löst jede Menge rechtliche Folgen aus. So normiert beispielsweise §12 Abs. 5 S.1: “Nach Abnahme der Mängelbeseitigungsleistung beginnt für diese Leistung eine Verjährungsfrist von 2 Jahren neu, die jedoch nicht vor Ablauf der Regelfristen nach Absatz 4 oder der an ihrer Stelle vereinbarten Frist endet.”

Wenn wir uns diese drei Risiken so ansehen, fällt auf: Nicht nur bei der Bauausführung selbst, sondern auch bei der Verwaltung von Baumängeln kann einiges schief gehen. Damit dies in Zukunft nicht mehr so ist, sollte sowohl die Beseitigung als auch die Freimeldung von Mängeln immer schriftlich festgehalten werden – am besten mit einem VOB konformen Mängelfreimeldung Formular.

Auf sicherer Seite mit der Mängelbeseitigungsanzeige

Sobald Ihr Auftragnehmer einen Mangel behoben hat, hat er Sie darüber in Kenntnis zu setzen. Um dabei rechtlich korrekt vorzugehen, kommt er dieser Pflicht nicht in Form einer WhatsApp-Nachricht nach: Er reicht eine offizielle Mängelfreimeldung ein. In der Anlage der VOB findet sich hierfür als Grundlage das Formblatt 443. Dieses gibt Aufschluss darüber, welche Inhalte in der Mängelbeseitigungsanzeige enthalten sein müssen.

Die Inhalte einer Mängelfreimeldung

Grob zusammengefasst sind in der Mängelfreimeldung alle Informationen zur Beseitigung eines Mangels enthalten. Woraus bestand der Mangel? Wie und wann wurde dieser behoben? Diese und viele weitere Fragen rund um die mangelhafte Sache beantwortet die Mängelfreimeldung auf Basis des Formblatt 443 der VOB/B.

• Angaben zum Bauprojekt (Ort und Zeitraum der Baustelle, beziehungsweise des Projekts und Verantwortliche)
• Angaben zur erbrachten Leistung UND zu der Beseitigung des Mangels (Welche Leistung, beziehungsweise welcher Mangel wurde bearbeitet)
• Ort und Zeit der erbrachten Leistung

Auftragnehmer sollten dieses Formular so genau wie möglich ausfüllen. Denn falls nach einigen Monaten oder Jahren Baumängel festgestellt werden, gilt dieses Schriftstück als Beweis und kann so Ihre rechtliche Absicherung sein. Wichtig dabei ist: Die Mängelfreimeldung muss ab einer Auftragssumme von 10.000 Euro von Auftraggeberseite förmlich abgesegnet werden. Damit bestätigt der Auftraggeber, dass er die Beseitigung der Mängel überprüft hat, und den Auftrag als erledigt ansieht.

Capmo-Tipp: Lassen Sie sich Ihre erbrachten Leistungen immer bestätigen. Sowohl für den Auftraggeber, wie auch für den Auftragnehmer ist so für Rechtssicherheit gesorgt. Konflikte und Missverständnisse in Bezug auf den Auftrag können dadurch vermieden werden. Hier schlägt der Nutzen den Aufwand um Längen!

Die Folgen der Mängelbeseitigungsanzeige – die erneute Abnahme

Nachdem Sie eine Mängelfreimeldung von Ihrem Auftragnehmer erhalten haben, sind Sie verpflichtet die betroffene Stelle erneut zu prüfen. Oder um es im Fachvokabular auszudrücken: Schritt zwei ist die “Erneute Abnahme nach Mängelbeseitigung.” Vereinbaren Sie mit Ihrem Auftragnehmer einen Termin, bei dem Sie das Werk erneut begutachten. Nehmen Sie sich hierfür ausreichend Zeit! Denn sobald Sie erneute Abnahme nach der Mängelbeseitigung für beendet erklären, geht die Gefahr auf Sie über.

Capmo-Tipp: Achten Sie auch bei der Bauabnahme jederzeit auf eine schriftliche Dokumentation. Eine passende Vorlage können Sie sich in diesem Ratgeber gratis herunterladen.

Wenn wir uns all diese Schritte ansehen erscheint das Mängelmanagement als enorm langwieriger Prozess. So viele einzelne Aufgaben, die allesamt viel Zeit und Nerven in Anspruch nehmen. Anstatt einzelne Schritte wie die Mängelfreimeldung zu verbessern, könnten Sie somit auch direkt den ganzen Prozess optimieren. Denn digital gelingt das Mängelmanagement nebenbei

Digitales Mängelmanagement: effizient & erfolgreich

Die Folgen eines unstrukturierten Mängelmanagements sind nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Neben rechtlichen Konsequenzen, drohen auch finanzielle Forderungen im Rahmen der Gewährleistung erbracht werden. Umso wichtiger ist es, Fehler zu vermeiden und von der Dokumentation bis zur Mängelbeseitigung so strukturiert wie möglich vorzugehen.

Doch das ist leichter gesagt als getan. In vielen Unternehmen  Mängelmanagement vor allem Eines: Nach der Baustelle ins Büro und in mühseliger Kleinstarbeit alle Notizen und Bilder sortieren und auf den PC übertragen. Das is nicht nur extrem zeitraubend, sondern auch eine häufige Fehlerquelle. Es kann schnell passieren, dass ein Notizzettel verloren geht. Häufig werden außerdem wichtige Details vergessen, die auf der Baustelle nicht ausreichend beschrieben wurden. Schlussendlich ist klar: Mit der Zettelwirtschaft ist niemanden geholfen. Glücklicherweise gibt es dafür im 21. Jahrhundert bessere Möglichkeiten Lösung!

Mängeldokumentation in Sekundenschnelle

Mit einer Bausoftware wie Capmo können Sie unter anderem Ihr Mängelmanagement einfach und intuitiv gestalten. Dank der mobilen Anwendung können Sie jegliche Bauprozesse bereits auf der Baustelle digital ausführen. Dazu benötigen Sie lediglich ein Tablet oder Smartphone. So nehmen Sie Ihre Mängel in Sekundenschnelle auf:

Ticket erstellen

Wenn Sie einen Mangel entdeckt haben, erstellen Sie ein neues Ticket. In einem Aufwasch speichern Sie alle wichtigen Daten wie Beschreibung, Kategorie und Stichwort. Gleichzeitig ist das Ticket exakt im digitalen Bauplan platziert, sodass Sie den Mangel wiederfinden. Darüber hinaus können Sie direkt in der App Fotos aufnehmen. Diese werden ebenso direkt im jeweiligen Ticket gespeichert. Selbstverständlich können Sie in den Bildern Stellen markieren oder Notizen hinzufügen. So können Sie sicher gehen, dass Ihre Partner alle nötigen Daten zu dem Mangel zur Hand haben und diesen sicher wiederfinden.

Ticket zuweisen

Ein immenser Vorteil des digitalen Mängelmanagements ist die Möglichkeit der digitalen Kollaboration. So können Sie Ihr Ticket nicht nur mit den nötigen Informationen versehen, sondern dieses gleichzeitig an den zuständigen Partner zuweisen. So erhält dieser automatisch eine Benachrichtigung, die Ihn über die geforderte Mängelbeseitigung informiert. Sie können in der Capmo-App außerdem direkt Kommentare hinterlassen, um den Auftrag nochmal zu verdeutlichen.

Mängelfreimeldung per Knopfdruck

Nachdem Sie Ihrem Partner eine Aufgabe zugewiesen haben, macht dieser sich umgehend an die Mängelbeseitigung. Sobald er die Arbeiten abgeschlossen hat, müsste er nun eigentlich eine Mängelfreimeldung nach der VOB Vorlage erstellen. Indem Sie digital bauen, können Sie sich das Prozedere jedoch sparen. Ihre Subunternehmer können gratis mit Ihnen in einem Projekt zusammenarbeiten. So haben diese die Möglichkeit, die ihnen zugeteilten Mängel per Klick freizumelden. Sie werden über die Statusänderung automatisch benachrichtigt und können mit der erneuten Abnahme nach der Mängelbeseitigung beginnen.

Der gesamte Prozess des Mängelmanagements, von der Dokumentation bis hin zur Mängelfreimeldung, ist ein heikles Thema, bei dem nichts schief gehen darf. Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten Sie sich den vielen Möglichkeiten bedienen, machen, mit denen Sie Ihr Mängelmanagement sicherer und organisierter, wie auch schneller abwickeln. Langfristig empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich mit der digitalen Vorgehensweise auseinandersetzen. Doch bis Sie soweit sind, können Sie sich gerne mit unserem Mängelfreimeldung VOB Muster behelfen.