Gratis Muster Zustandsfeststellung Protokoll

Sobald eine Leistung am Bau fertiggestellt wurde, bestätigt die Abnahme, dass sie ordnungsgemäß erfüllt wurde. Manche Bauteile sind zu diesem Zeitpunkt jedoch schon gar nicht mehr erkennbar. Um diese zu überprüfen, können sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer eine Zustandsfeststellung nach §4 VOB/B einfordern. Was Sie dabei beachten sollten und welche Informationen in das Zustandsfeststellung Protokoll gehören, erfahren Sie mit diesem Artikel.

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Die Zustandsfeststellung VOB

Mit der Zustandsfeststellung sieht die VOB/B eine Prüfung von Teilen einer Bauleistung vor. Das Recht zur sogenannten Zwischenabnahme wird von den HOAI Grundleistungen der Bauleistung abgeleitet, die die “Organisation und Herbeiführung der Abnahme der Bauleistungen unter Mitwirkung anderer an der Planung und Objektüberwachung fachlich Beteiligter” fordert. Die Zustandsfeststellung hat den Zweck, wichtige Schritte der Bauleistung technisch zu prüfen um schwerwiegende Baumängel eventuell bereits im Anfangsstadium identifizieren zu können. So dient sie der Leistungsfeststellung und der technischen Prüfung der Leistung. Sie kommt vor allem bei Bauleistungen zum Einsatz, die im späteren Verlauf des Bauprozesses nicht mehr begutachtet werden können. Brandschutzmaßnahmen sind ein typisches Beispiel. Die Zustandsfeststellung nach VOB gilt somit als Vorbereitung der Endabnahme und bildet die Grundlage für die rechtsgeschäftliche Abnahme, ist der jedoch keinesfalls gleichzusetzen.

Technische Abnahme ist nicht gleich Abnahme

Auch wenn die Zustandsfeststellung ebenso wie die Bauabnahme der Prüfung von Bauteilen oder Leistungen des Arbeitnehmers gilt, sind die Vorgänge keinesfalls gleichzusetzen. Während bei der Zustandsfeststellung lediglich einzelne Bauteile inspiziert werden, prüfen die beteiligten Parteien bei der Abnahme nach §12 VOB/B die gesamte Auftragsleistung. Die Unterschrift unter dem Abnahmeprotokoll löst eine ganze Reihe rechtlicher Folgen aus: So geht die Gefahr vom Auftragnehmer auf den Auftraggeber über, die Verjährungsfrist für Mängel beginnt und die Leistung wird als vertragsgemäß ausgeführt gebilligt.

Die Zustandsfeststellung hingegen ist nicht rechtlich bindend und löst keine rechtlichen Folgen aus. Nichtsdestotrotz kann sie im Fall der Fälle ein wichtiges Beweismittel darstellen: Sind sich die Parteien bei der Zustandsfeststellung nicht einig, ob die Leistung oder das Bauteil frei von Mängeln ist, so ist dies unbedingt zu dokumentieren. Darüber hinaus kann das Zustandsfeststellung-Protokoll helfen, die Beweislast umzukehren. Was das bedeutet? Bestätigt der Auftraggeber bei der Zustandsfeststellung die Mangelfreiheit einer Leistung, so muss er im Nachgang beweisen, dass etwaige Mängel doch auf den Auftragnehmer zurückzuführen sind. Darüber hinaus kann die Zustandsfeststellung auch Behinderungen begründen: Wird die Teilprüfung vom Auftraggeber verweigert und der Auftragnehmer so an der Fortführung der Arbeiten verhindert, kann dieser eine Behinderung anmelden und sich bei Verzögerungen auf die Rechte aus §6 VOB/B berufen. Da die Zustandsfeststellung somit nicht der Abnahme entspricht, jedoch einen ähnlichen Zweck verfolgt, wird sie häufig als “technische Abnahme” bezeichnet. Auch von einer Zwischenabnahme (VOB) ist manchmal die Rede.

Ebenso wie bei der Behinderungsanzeige gilt: Die Auswirkungen der Zustandsfeststellung greifen nur, wenn der Bauvertrag auf Basis der VOB/B geschlossen wurde. Das BGB versteht unter der Zustandsfeststellung etwas anderes.

Die Zustandsfeststellung im Gesetz: § 4 VOB/B Abs. 10 und §650g BGB

In der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen ist die Zustandsfeststellung in VOB/B 4 Abs. 10 geregelt. Der Paragraph definiert sowohl das Recht als auch das Vorgehen. Seit der Aktualisierung im Jahr 2021 liegt der Vergabeordnung außerdem das Formblatt 411 bei. Das Dokument fungiert als Hilfestellung und Protokoll für die Dokumentation der Zustandsfeststellung. Zudem betont es einmal mehr, dass die technische Abnahme so detailliert wie möglich zu beschreiben ist. Ob Produktnachweise, Prüfzeugnisse, Gutachten oder Bautagebuch-Einträge: Je mehr Beweise Sie in Händen halten, desto besser sind Sie für die Endabnahme gerüstet.

Seit der Überarbeitung des Werk- und Bauvertragsrechts im Jahr 2018 finden sich auch im BGB Regelungen zu einer Zustandsfeststellung. Das bürgerliche Gesetzbuch meint damit jedoch etwas anders als die VOB/B. Zweck der Zustandsfeststellung gemäß §650 BGB ist es, den Zustand eines Werks zu einem individuell bestimmten Zeitpunkt nach der Abnahme zu bestimmen. Das Recht wird ausgelöst, wenn der Auftraggeber die Abnahme aufgrund von Mängeln verweigert. In diesem Fall kann der Bauunternehmer verlangen, dass der Auftragnehmer an einer sogenannten “gemeinsamen Feststellung des Zustandes des Werks” mitwirkt. Der Nachunternehmer hat nicht nur die Pflicht, an diesem Termin zu erscheinen: Er sollte dies auch aus eigenem Interesse tun, um etwaigen Streitigkeiten vorzubeugen.

Rechtliche Folgen des §650g BGB

Anders als die VOB Zustandsfeststellung, löst §650g BGB durchaus rechtliche Folgen aus: Werden beispielsweise Mängel nach der Zustandsfeststellung entdeckt, so geht die Rechtsprechung davon aus, dass diese nach der Prüfung entstanden und vom Auftragnehmer zu verantworten sind. Die Zustandsfeststellung erst bei Abnahmereife des Werks erfolgen. Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, vereinbaren die Parteien einen Termin innerhalb einer Frist nach §650g Abs. 2 BGB, in der die Leistung vollendet werden muss. Verpasst der Auftragnehmer auch diese Frist, so kann der Auftraggeber die Zustandsfeststellung laut BGB unter Voraussetzungen einseitig vornehmen. Die VOB/B verlangt bei der Zwischenprüfung ein anderes Vorgehen.

Vorgehen bei der VOB Zustandsfeststellung

Die Zustandsfeststellug oder technische Abnahme kann von beiden Parteien verlangt werden. Um von §4 VOB/B Gebrauch zu machen, muss das Erfordernis dem Partner schriftlich mitgeteilt werden. Sobald beide Parteien ihr OK gegebenen haben, vereinbaren Auftragnehmer und -geber einen Termin. Bei dem Treffen wird die Teilleistung auf Herz und Nieren geprüft. Das Ergebnis wird schriftlich in Form eines Zustandsfeststellung Protokolls festgehalten. Sowohl der Auftraggeber als auch -nehmer erhalten eine unterschriebene Ausfertigung für die eigenen Unterlagen. Werden bei der technischen Abnahme Mängel festgestellt, so hat der Auftragnehmer die Pflicht, diese innerhalb einer angemessenen Frist zu beseitigen. Kommt er dieser nicht nach, so werden Leistungserfüllungsansprüche aus §4 Abs. 6 und Abs. 7 VOB/B ausgelöst. Das bedeutet: Die Bauteile können auf Kosten des Auftragnehmers entfernt oder für seine Rechnung veräußert werden. Auch Schadensersatzforderungen oder Kündigungsrechte können ausgelöst werden.

Sind sich die Parteien nicht einig, ob ein Baumangel vorliegt, ist der Arbeitnehmer in der Beweispflicht. Er muss glaubhaft darlegen, dass er die Leistung vertragsgerecht erfüllt hat.

Was passiert, wenn die technische Abnahme verweigert wurde?

Ohne einen triftigen Grund darf keine der Parteien die technische Abnahme verweigern. Die einzige Ausnahme: Sie wurde vertraglich ausgeschlossen. Da die Zustandsfeststellung jedoch Mehrkosten und -aufwand für die beide Parteien verursacht, kommt es doch hin und wieder vor, dass sich Auftragnehmer oder -geber quer stellen. Eine Entscheidung, die schwerwiegende Folgen haben kann. Verweigert der Auftraggeber die Zustandsfeststellung, so trägt er die Beweislast für spätere Mängel. Darüber hinaus kann der Auftragnehmer im Zweifel Schadensersatzansprüche stellen. Verweigert der Auftragnehmer die Kooperation bei der Zustandsfeststellung, so kann der Auftragnehmer die Bauteile in Eigenregie prüfen. Der Auftragnehmer wird dann nur über das Ergebnis informiert und hat keine Möglichkeit, seinen Standpunkt zu vertreten. Nicht nur im Sinne der partnerschaftlichen Zusammenarbeit am Bau sollten Sie daher immer versuchen, mit Ihrem Vertragspartner an einem Strang zu ziehen und bei der Zustandsfeststellung kooperieren. Sie haben Angst vor Mehrarbeit? Mit der richtigen Planung im Bauablauf haben Sie nichts zu befürchten.

So hält sich der Aufwand bei der technischen Abnahme in Grenzen

Auch wenn sie für Rechtssicherheit sorgen, sind Zustandsfeststellungen vielen am Bau beteiligten ein Dorn im Auge. Noch eine Aufgaben mehr, die den Feierabend weiter in die Ferne rücken lässt. Ebenso wie bei der Abnahme, der Behinderungsanzeige oder der Mängelanzeige gilt jedoch auch bei der Zustandsfeststellung: Wer schreibt, der bleibt. Machen Sie deshalb nicht den Fehler, kurzfristig zu denken und aus Zeitgründen auf die technische Abnahme zu verzichten. Wählen Sie lieber den praktischen Weg und minimieren Sie den Aufwand.

1. Treffen Sie vertragliche Vereinbarungen

Um zu verhindern, dass Ihr Vertragspartner jedes Detail im Rahmen einer Zustandsfeststellung prüfen möchte, sollten Sie in Ihrem Bauvertrag klar festlegen, wann und bei welchen Bauteilen eine technische Abnahme erfolgen kann. Schließen Sie Abnahmen über den definierten Rahmen hinaus vertraglich aus und holen Sie sich hierfür die Unterschrift Ihrer Nachunternehmer.

2. Bauen Sie digital

Indem Sie Ihren Bauablauf digital steuern, schaffen Sie eine gute Beweislage für spätere Abnahmen – und das bei minimalem Aufwand. Nicht nur haben Sie mehr Zeit für die Baudokumentation, sondern auch mehr Möglichkeiten, um wirklich jedes Detail und jeden Arbeitsschritt festzuhalten. Vollständig und revisionssicher sind Sie mit Ihrer digitalen Baudokumentation rechtlich auf der sicheren Seite.

3. Halten Sie sich an das Zustandsfeststellung Protokoll

Damit Sie bei der Zustandsfeststellung keine Information vergessen, sollten Sie ein Zustandsfeststellung Protokoll führen. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen und Zeit bei der technischen Abnahme sparen. Damit Sie direkt loslegen können, können Sie sich bei uns ein kostenloses Protokoll Muster herunterladen.