Last Planner System: So planen Sie zuverlässiger und stressfreier

Wie lassen sich Bauprojekte zuverlässiger planen und termingerecht umsetzen? Eine Antwort auf diese Frage gibt das sogenannte Last Planner System, kurz LPS. Die Methode gewinnt für die effektive Prozessplanung und Zusammenarbeit im Baugewerbe immer mehr an Bedeutung. Wie das System funktioniert und warum es sich für alle Projektbeteiligten lohnt, lesen Sie jetzt. 

Egal ob Krankenhaus oder Einfamilienhaus: Bauprojekte sind am erfolgreichsten, wenn Abläufe nicht stumpf "von oben" diktiert werden, sondern sich gemeinsam planen und abstimmen lassen. Genau hier kommt das Last Planner System ins Spiel: Es verbindet Menschen, Wissen und Arbeitsschritte, um einen größtmöglichen Mehrwert zu generieren – sowohl für jeden Einzelnen als auch für das gesamte Projekt.  

Last Planner System – Definition

Das Last Planner System, kurz LPS, beschreibt eine spezielle Methode für das kollaborative Produktions- und Projektmanagement. Es visualisiert und strukturiert die Prozessplanung entsprechend der fünf Prinzipien für das LEAN Construction Management in einem zentralen System.

Eine wesentliche Besonderheit dabei ist, dass Abläufe gemeinsam erarbeitet werden und Beteiligte aller Disziplinen zusammenarbeiten. Das Last Planner System stellt somit eine Art Bindeglied zwischen logistischen und ausführenden Gewerken dar. Durch die Verknüpfung von Informationen sowie die gemeinsame Koordinierung aller Aktivitäten können Sie Abläufe effektiver aufeinander abstimmen, das gesamte Projekte besser planen und termingerechter abwickeln. 

Last Planner System – Lean Construction Prinzipien effektiv umgesetzt 

Ursprünglich wurde das Last Planner System in den 1980er Jahren von Glenn Ballard und Greg Howell aufbauend auf einer Forschungsarbeit entwickelt, die sich mit der Verbesserung der Produktivität in der Bauabwicklung befasste. Mittlerweile wird die Methode auch in Planungsphasen anderer Branchen angewendet – zum Beispiel beim Prototyping und in der Entwicklung von Einzelfertigungen im Ingenieurwesen. Das primäre Ziel ist in jedem Fall, die Berechenbarkeit und Zuverlässigkeit in der Produktion zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu steigern. 

Kurz gesagt: Das Last Planner System hilft Ihnen dabei, jede Baustelle nach den Lean Construction Prinzipien zu managen und die Produktionszeit zu reduzieren.

Welche Aufgaben übernimmt der Last Planner? 

Die Bezeichnung "Last Planner" (auf Deutsch "der letzte Planer") bezieht sich in der Regel auf Entscheidungsträger innerhalb des Projekts, die das System anwenden. Vor Ort sind das nicht nur Architekten und Projektkoordinatoren, sondern zum Beispiel auch Poliere, Kolonnenführer, Montagemeister und Fachbauleiter. 

Die Last Planner halten regelmäßig Rücksprache und nehmen gemeinsam Änderungen auf einer visuellen Plantafel vor. So werden sowohl Abläufe und Aufgaben als auch Abhängigkeiten zwischen den Gewerken verständlicher. Das Wissen und die Erfahrungen jedes Einzelnen werden genutzt, um das Projekt auch kurzfristig zielgerichteter zu steuern. Es entstehen beispielsweise Gespräche zwischen Polieren und der Bauleitung auf einer Detailebene, die mögliche Komplikationen aufzeigt, bevor sie kritisch werden und den Bauablauf behindern. 

Bei der Projekt- und Bauplanung mit dem Last Planner System geht es also nicht nur darum, einen Rahmenterminplan einzuhalten. Eine konsequente und systematische Anwendung der Methode bedeutet, dass sich Änderungen in der Ressourcen- und Terminplanung automatisch ergeben. 

Wie funktioniert das Last Planner System?  

Das Last Planner System schließt alle Prozesse der Projektentwicklung ein, damit diese visuell dargestellt und gemeinsam koordiniert werden können. Im Kern besteht die Methode aus fünf Stufen beziehungsweise Phasen, die wir im Folgenden erläutern.

Stufe 1: Gesamtprozessanalyse

In der ersten Stufe gibt eine Gesamtprozessanalyse (GPA) einen Überblick über das Projekt und dessen Wertströme. Details wie Termine oder Bearbeitungszeiten sind dabei noch nicht relevant. Stattdessen werden Umrisse der Leistungen skizziert, grobe Abhängigkeiten der Gewerke verdeutlicht und interne sowie externe Kundenanforderungen definiert. So entsteht ein gemeinsames Projektverständnis. Außerdem trägt die GPA dazu bei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und mögliche Fehler vermeiden zu können.

Stufe 2: Meilenstein- und Phasenplanung 

In der zweiten Stufe des Last Planner Systems wird ein Meilenstein- und Phasenplan (MPP) erarbeitet, der sich mit Teilabschnitten der GPA beschäftigt und innerhalb eines bestimmten Zeitfensters wöchentliche Arbeitspakete (Phasen) festlegt. Mögliche Meilensteine sind zum Beispiel die Abgabe des Bauantrags sowie Start-, Fertigstellungs- und Übergabetermine. Der Meilenstein- und Phasenplan bezieht sich in der Regel auf einen Zeitraum von vier bis sechs Monaten und wird wöchentlich aktualisiert. 

Stufe 3: Aufsetzen der 6-Wochen-Vorschau

Deutlich detailreicher ist die 6-Wochen-Vorschau (6WV), bei der die Hauptflüsse überprüft werden, um potenzielle Probleme zu identifizieren und Lösungen zu erarbeiten. In dieser Stufe planen alle Fachdisziplinen tagesgenau bevorstehende Aktivitäten sowie Ziele der kommenden sechs Wochen. Dabei werden auf Grundlage der MPP auch Abhängigkeiten zu anderen Beteiligten geklärt und einzelne Leistungspakete eingeplant. Sie kennen diese Phase vielleicht bereits in analoger Form, bei der jede Tätigkeit auf Post-It's erfasst und an einer Plantafel mit je einer Spalte pro Tag visualisiert wird. Digital würde sich dieser Schritt mit einem digitalen Bauzeitenplan in einer Software visualisieren lassen.

Stufe 4: Wochenvorschau

Die Wochenvorschau wird als Teil der 6WV regelmäßiger fortgeschrieben und hält konkrete Details für jeden Tag der kommenden Woche fest. Wöchentlichen Rücksprachen zum Beispiel im Jour fixe und Anpassungen an neue Gegebenheiten ermöglichen eine effektive, situations- und bedarfsorientierte Steuerung der Planungs- und Bauabläufe. Alle bevorstehenden Tätigkeiten werden im Team abgestimmt. Durch die offene Fehlerkultur und das Miteinander können potenzielle Planabweichungen sowie Komplikationen aufgedeckt werden.

Stufe 5: Evaluation der vergangenen Woche 

Im letzten Schritt des Last Planner Systems geht es um den Lerneffekt, der aus der Evaluation der vergangenen Woche hervorgeht. Dabei wird überprüft, welche der festgelegten Ziele und Zusagen eingehalten werden konnten und warum es gegebenenfalls Abweichungen gab. Das Reflektieren und Zusammenfassen vereinfacht es, Abläufe der kommenden Wochen zu verbessern und grundlegende Optimierungen vorzunehmen, die bei künftigen Prozessen berücksichtigt werden. Gestützt werden die Erkenntnisse der Evaluation, indem verschiedene Kennzahlen einer sogenannte Verzögerungs- und Störungsanalyse erhoben und ausgewertet werden. 

Warum lohnt es sich, das Last Planner System anzuwenden?

Der Nutzen des Last Planner Systems wurde bereits in mehreren Studien untersucht, unter anderem bei einer Meta-Analyse mit 26 Fallstudien von Fernandez-Solis im Jahr 2012. Die befragten Anwender bestätigten eine Reihe von Vorteilen, die sich aus der effektiven Kommunikation und Visualisierung der Prozessplanung ergeben. Diese lassen sich in folgenden zehn Punkten zusammenfassen:

Ein Last Planner System ermöglicht...

1. die termingerechte Planung und zuverlässige Fertigstellung von Projekten 
2. eine bessere Vorhersehbarkeit in der Bauabwicklung 
3. kürzere Warte- und Projektlaufzeiten
4. mehr Übersicht und Kontrolle über die Kosten
5. weniger Stress auf der Baustelle und im Projektmanagement
6. das frühzeitige Erkennen von Problemen und Möglichkeiten, Prozessschwankungen zu stabilisieren
7. mehr Sicherheit in der Arbeitsumgebung 
8. das Management von widersprüchlichen Zielen 
9. eine bessere Integration der Lieferkette und Vorbereitung von Just-In-Time Lieferungen
10. die sinnvolle Verknüpfung aller Bereiche für den Wissensaustausch und nachhaltige Lerneffekte 

Was sollten Sie bei der Anwendung des Last Planner Systems berücksichtigen?

Dem großen Nutzen des Last Planner Systems stehen auch einige Herausforderungen gegenüber. Die erfolgreiche Implementierung erfordert unter anderem Führungsqualitäten, eine agile Organisationsstruktur und eine gewisse Offenheit für Veränderungen, aber auch entsprechende Vertragskonditionen.

Um einen echten Mehrwert zu generieren, ist es entscheidend, dass Sie das System ganzheitlich anwenden. Dementsprechend muss die Methode von allen Beteiligten befürwortet und genutzt werden. Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern ist es meist notwendig, zu Beginn des Projekts sowohl Grundlagen der Lean-Philosophie zu vermitteln als auch die Methode selbst zu erläutern. Das setzt in der Regel etwas Einarbeitungszeit voraus. 

Eine benutzerfreundliche Software kann Sie dabei unterstützen, das Last Planner System schneller und effektiver anzuwenden. Passende Projektmanagement-Tools integrieren nicht nur standardisierte Vorlagen für die Terminplanung, sondern auch Funktionen für die Zusammenarbeit. So kann ein Programm für das Produktionsmanagement auch bei der Anwendung des Last Planner Systems unterstützen.

‍Übrigens: Weitere Tipps, wie die effektive Zusammenarbeit mit Subunternehmen im Baugewerbe besser gelingt, haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst.