Die Schlussrechnung nach VOB und ÖNORM

Mit der Schlussrechnung nach VOB/B § 14 oder ÖNORM B 2110 stellt der Auftragnehmer eines Bauprojektes klar, dass das Projekt abgeschlossen und die endgültige Vergütung für die Bauleistung fällig ist. Die Schlussrechnung listet die Gesamtsumme für alle erbrachten Leistungen auf. Von dieser Summe werden bereits geleistete Zahlungen (zum Beispiel Abschlags- oder Vorauszahlungen) abgezogen, sodass in der Schlussrechnung sowohl die fällige Restzahlung als auch der Gesamtbetrag ersichtlich werden. Bei der VOB Schlussrechnung gilt es, einige Fallstricke zu beachten, um die Rechnung rechtssicher zu gestalten.

Schlussrechnung nach § 14 VOB/B  

Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) ist eine Ergänzung zum BGB speziell für das deutsche Baugewerbe. VOB/B § 14 schreibt vor, welche Bedingungen die Schlussrechnung bei Bauprojekten erfüllen muss.

• Absatz 1 dieser Vorschrift gibt an, dass die Schlussrechnung nachprüfbar sein muss. Der Auftragnehmer soll zum Beispiel seine abzurechnenden Leistungen genauso nennen und in der gleichen Reihenfolge angeben wie im Leistungsverzeichnis, damit der Auftraggeber die vertraglich festgelegten und durchgeführten Leistungen sowie ihre Kosten genau nachhalten kann.
• Auch Nachweise für die einzelnen vereinbaren Leistungen muss der Auftragnehmer hinzufügen, zum Beispiel Stundennachweise oder Lieferscheine anderer Unternehmen für Materialien.
• Änderungen und Ergänzungen des Vertrags, die sich im Laufe des Bauprojekts ergeben haben, muss der Auftragnehmer in der Rechnung besonders kennzeichnen und, sollte es der Auftraggeber verlangen, getrennt abrechnen.

Außerdem sollten das Bauunternehmen und der Auftraggeber nach § 14 VOB/B die für die Schlussrechnung notwendigen Abnahmen möglichst gemeinsam durchführen. Bei größeren Projekten sollten die Abnahmen sukzessive erfolgen, etwa nach Beendigung wichtiger Bauabschnitte. 

Sollte der Auftragnehmer Arbeiten durchführen (lassen), die nach weiteren Bauabschnitten nicht mehr oder nur schwer zu prüfen sind, muss er dem Auftraggeber rechtzeitig Bescheid geben, damit sie die Arbeiten zwischenzeitlich gemeinsam abnehmen. All diese Schritte sollte der Auftragnehmer gründlich dokumentieren, damit bei der Schlussrechnung keine Probleme auftreten.

Die verpflichtenden Bestandteile der Schlussrechnung nach ÖNORM B 2110 

Die in Österreich im Baugewerbe angewandte ÖNORM B 2110 hat nicht von sich aus Rechtsgültigkeit. Im Bauvertrag muss konkret vereinbart werden, dass sie für das jeweilige Bauprojekt gültig sein soll. Ist die ÖNORM B 2110 jedoch Bestandteil des Vertrags, dann muss auch die Schlussrechnung nach ihren Vorschriften gestaltet werden. 

Selbstverständlich muss die Schlussrechnung für den Auftraggeber – wie auch nach VOB/B § 14 vorgesehen – nachvollziehbar sein, doch es gibt auch weitere verpflichtende Bestandteile der Rechnung. Sie muss Folgendes enthalten:

• Titel: Schlussrechnung 
• Die Bezeichnung des Auftrags, wie sie bei Vertragsschluss festgelegt wurde
• Namen und Anschriften von Auftraggeber und Auftragnehmer
• Den Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
• Die Nennung der Einzelleistungen in der Reihenfolge, wie sie auch im Vertrag vorkommen
• Wie in Deutschland muss der Auftragnehmer auch in Österreich Nachweise wie Mengenberechnungen, Stundennachweise, Aufmaße oder Lieferscheine anderer Unternehmen beifügen.
• Regieleistungen müssen bei Verträgen, die Pauschalpreise vorgesehen haben, zusätzlich aufgelistet werden. Regieleistungen sind Arbeiten, die Folge von unvorhergesehenen Entwicklungen sind und nach Zeitaufwand bezahlt werden. Diese Leistungen müssen täglich dokumentiert und wöchentlich dem Auftraggeber vorgelegt werden, damit dieser den Aufwand bestätigen kann. Eine gute Dokumentation in der Bauphase ist daher für die Schlussrechnung von großer Bedeutung.
• Sinnvoll ist es auch, einen Schlussrechnungsvorbehalt in die Schlussrechnung einzufügen. Ohne Schlussrechnungsvorbehalt wird es zum Beispiel schwieriger, Zahlungen, die der Auftraggeber trotz Rechnung noch nicht beglichen hat, geltend zu machen.

Aufstellung einer Schlussrechnung: Was sollte sie enthalten?

Zu Anfang eine Binsenweisheit: Es ist selbstverständlich, dass eine Schlussrechnung schriftlich gestellt wird, da der Auftraggeber sie sonst nicht nachprüfen kann. Ob der Auftragnehmer die Rechnung dem Auftraggeber etwa per Mail oder per Post schickt, ist dabei unerheblich.

• Für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer schafft es Klarheit, wenn eine Schlussrechnung auch als solche benannt wird – und zwar bereits in der Überschrift. Auch die Bezeichnung/Nummer des Bauvertrags sollte bereits in der Rechnungsüberschrift stehen.
• Eine Rechnungsnummer muss die Rechnung ebenfalls haben.
• Selbstverständlich müssen die Namen und Anschriften beider Vertragsparteien ebenfalls in der Schlussrechnung nach VOB und ÖNORM genannt werden.
• Daneben listet der Auftragnehmer die Leistungsnachweise und den Zeitraum auf, in dem die jeweilige Leistung erbracht wurde – analog zum Leistungsverzeichnis, das der Auftraggeber erhalten hat. 
• Die vereinbarte Vertragssumme und ein etwaiger Nachlass, Skonto und/oder Sicherheitseinbehalt – jeweils in Prozent – sollten ebenfalls genannt werden.
• Daneben muss der Auftragnehmer bereits geleistete Abschlagszahlungen einschließlich Umsatzsteuer auflisten und nachvollziehbar machen, welchen Nachlass er auf die Summe gegeben hat. Auch die Höhe des eventuellen jeweiligen Sicherheitseinbehalts durch den Auftraggeber wird bei den Abschlagszahlungen angegeben. Daraus ergibt sich die Zahlungssumme mit und ohne Skonto und die Zahlung, die der Auftraggeber geleistet hat.
• Die Schlussrechnung nach VOB und ÖNORM enthält zudem nachträglich vereinbarte Mehrkosten, die gesondert aufgelistet werden.
• Im Abschluss werden von der Auftragssumme die Abschlagszahlungen abgezogen und die Mehrkosten auf das Ergebnis aufgeschlagen, sodass sich nach einem eventuellen weiteren Skontoabzug die Summe ergibt, die der Auftraggeber jetzt noch zu zahlen hat.
• Selbstverständlich darf auch das Zahlungsziel, also die Frist, innerhalb derer der Auftraggeber die Rechnung begleichen muss, nicht fehlen.

Ein Schlussrechnungsvorbehalt ist nicht zwingend notwendig, doch schützt er den Auftragnehmer. Er kann zwar auch nach Versand der Schlussrechnung noch erhoben werden, doch ist das komplizierter, als ihn bereits in der Schlussrechnung aufzuführen.

Fristen für die Schlussrechnung

Einreich- und Prüfungsfrist nach VOB/B

Die Schlussrechnung muss dem Auftraggeber gemäß VOB/B § 14 innerhalb von 12 Werktagen nach Erbringung aller Leistungen zu gehen - jedenfalls wenn die Leistungen innerhalb eines Zeitraums von bis zu drei Monaten erbracht worden. Sollte die Ausführung der Leistungen länger gedauert haben, verlängert sich die Einreichfrist für je weitere drei Monate um jeweils sechs Werktage. Die Vertragsparteien können allerdings auch längere Einreichfristen vertraglich vereinbaren.

Wann nun muss die Schlussrechnung nach VOB bezahlt werden? Ganz einfach: Zur Prüfung und Begleichung der Schlussrechnung haben Auftraggeber nach VOB/B § 16 ebenfalls nur begrenzt Zeit. 30 Tage nach Eingang der Rechnung läuft die Fälligkeit der Schlussrechnung nach VOB ab und die Rechnung muss beglichen sein. Sollte der Auftraggeber die Rechnung innerhalb dieser Zeit nicht prüfen können, etwa, weil es sich um ein besonderes Bauprojekt gehandelt hat, können beide Vertragsparteien einvernehmlich diese Frist auf 60 Tage verlängern.

Einreich- und Prüfungsfrist nach ÖNORM B 2110

In Österreich haben Auftragnehmer der ÖNORM B 2110 zufolge zwei Monate nach dem Ende des Bauprojekts Zeit, die Schlussrechnung zu stellen. Diese Frist lässt sich jedoch in beiderseitigem Einvernehmen vertraglich verlängern oder verkürzen. Bei einem Auftragsvolumen unter 100.000 Euro liegt die Prüf- und Zahlungsfrist für den Auftraggeber bei 30 Tagen, bei einer höheren Summe bei 60 Tagen.

Welche Probleme können im Zusammenhang mit der Schlussrechnung auftreten?

Überall dort, wo große Geldsummen im Spiel sind, kommt es zu regelmäßig zu Streitigkeiten. Im Baugewerbe gibt es daher nicht selten Probleme mit der Schlussrechnung.

Rechnungsverzug

Der Auftragnehmer ist nach VOB/B § 14 verpflichtet, die Schlussrechnung dem Auftraggeber innerhalb der oben genannten Fristen nach Erledigung der Leistungen zu übersenden. Lässt er diese verstreichen, kann der Auftraggeber eine Nachfrist setzen. Sollte der Auftragnehmer auch diese Frist für die Schlussrechnung verstreichen lassen, kann der Auftraggeber eine Schlussrechnung aufstellen (lassen) und die Kosten hierfür dem Auftragnehmer in Rechnung stellen. Auch die ÖNORM sieht eine solche Regelung vor.

Mangelhafte, nicht nachprüfbare Schlussrechnung

Der Auftraggeber braucht die Rechnung nicht innerhalb der Prüffrist bezahlen, wenn die Rechnung eindeutig mangelhaft oder unvollständig ist und er das Bauunternehmen, also den Auftragnehmer, darauf hinweist. Die Anzeige von Mängeln in der Schlussrechnung sollte selbstverständlich schriftlich erfolgen, damit der Auftraggeber belegen kann, dass die Rechnung nicht prüfbar ist und er sie aus diesem Grund noch nicht begleicht.

Doch was heißt in diesem Zusammenhang eigentlich mangelhaft oder unvollständig?

‍Kann der Auftraggeber zum Beispiel die in der Schlussrechnung aufgeführten Leistungen nicht nachvollziehen, da sie nicht mit dem Leistungsverzeichnis übereinstimmen, oder fehlen Leistungsnachweise, kann er verlangen, dass Leistungsnachweise nachgereicht werden. Auch kann er eine neue Schlussrechnung einfordern, die für ihn nachvollziehbar ist. Kleinere Mängel in der Schlussrechnung hingegen – etwa eine im Vergleich zum Leistungsverzeichnis leicht geänderte, jedoch unkompliziert zuzuordnende Bezeichnung für eine Leistung – begründen kein Recht auf einen vorläufigen Einbehalt der Zahlung.

In Österreich gilt Folgendes: Bei einer nicht nachprüfbaren Schlussrechnung bekommt der Auftragnehmer die Möglichkeit, die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nachzubessern oder neu auszustellen. Nach Eingang der geänderten Rechnung beginnt die in der ÖNORM vorgesehene Prüffrist erneut.

Streitigkeiten über den Inhalt der Schlussrechnung

Häufig gibt es bei Schlussrechnungen Probleme, weil es während der Bauphase zu Änderungen gekommen ist. Zum Beispiel können zuvor vertraglich festgelegte Leistungen als Folge äußerer Umstände oft nur mit Mehraufwand erbracht werden oder es ändern sich während eines Bauprojekt die Wünsche des Auftraggebers. Auch stellt man manchmal während der Bauphase fest, dass auf manche Leistungen verzichtet werden kann.

Diese strittigen Punkte müssen selbstverständlich geklärt werden, doch heißt das nicht, dass der Auftragnehmer kein Geld bekommt. Der Auftraggeber muss die Zahlungen für die unstrittigen Arbeiten innerhalb der festgelegten Fristen leisten, nur für die Leistungen, über die Uneinigkeit besteht, darf er das Geld zurückhalten. Die endgültige Schlusszahlung erfolgt dann nach einer Einigung.

Um inhaltliche Streitigkeiten bei der Schlussrechnung zu vermeiden, ist es für Bauunternehmen daher besonders wichtig, alle Baufortschritte, alle Änderungen und alle Mängel und ihre Behebung während des Bauprojekts sowie alle Vereinbarungen genau und rechtssicher zu dokumentieren. Weniger Probleme haben Sie zum Beispiel, wenn Sie das gesamte Bauprojekt nachvollziehbar und rechtssicher mit einer Bausoftware dokumentieren. Hier können Sie Baudokumentation mit Capmo direkt selbst testen.

Die Zahlung geht nicht pünktlich ein

Auftraggeber müssen den Auftragnehmer darüber in Kenntnis setzen, wenn sie aus gewichtigen Gründen die gesamte Schlussrechnung oder einen Teil davon in der vorgeschriebenen Frist nicht begleichen. Ein gewichtiger Grund kann zum Beispiel die mangelnde Prüfbarkeit der Schlussrechnung sein. Hat der Auftragnehmer jedoch alle Leistungen im vorgesehenen Umfang und sachgerecht erbracht, kommt der Auftraggeber in Zahlungsverzug, wenn er grundlos die Zahlungsfrist nach VOB/B § 16 verstreichen lässt. 

Der Auftragnehmer muss jetzt die Zahlung anmahnen und eine weitere Frist zur Zahlung setzen. Lässt der Auftraggeber diese verstreichen, kann er zusätzlich zu den ihm ohnehin zustehenden Zahlungen Verzugszinsen verlangen, unter Umständen sogar Schadenersatz.

Weniger Probleme und mehr Rechtssicherheit bei der Schlussrechnung

Mit der Software für alle Bauprozesse von Capmo sind Sie auch bei der Schlussrechnung auf der sicheren Seite. Mit dem automatisierten Bautagebuch sind alle am Bau Beteiligten stets auf dem gleichen Stand. Die Baudokumentation zeigt genau, welche Leistungen erbracht wurden, welche Mängel noch bestehen und welches die nächsten Schritte sind. 

Auch der Auftraggeber wird dabei ins Boot geholt. So ist jederzeit eine rechtssichere Abstimmung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber gewährleistet. Mit Capmo können Sie im Nachhinein jederzeit rechtssicher belegen, welche Leistungen von wem erbracht wurden. Auch die dazugehörigen Dokumente speichert unsere Software, sodass Sie all das, was Sie brauchen, um eine wasserdichte Schlussrechnung zu stellen, rasch wiederfinden.

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